Kuntoutuksen järjestäminen
Tutustu palveluntuottajien ohjeisiin ennen kuntoutusta, kuntoutuksen aikana ja kuntoutuksen jälkeen.
Ennen kuntoutusta
Ennen kuntoutuksen aloittamista tutustu palvelukuvaukseen ja yleisen osan menettelyohjeisiin.
Tutustu myös asiakkaan asiakirjoihin.
Lue palvelukuvauksen luku ”Palveluntuottajan tehtävät ennen kuntoutuksen aloittamista”. Siinä on kerrottu, miten ja kuinka nopeasti sinun pitää ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja mitä dokumentteja sinun pitää lähettää asiakkaalle.
Lue palvelukuvauksen luku ”Terapeutin tehtävät ennen yksilöterapian alkamista”. Siinä on kerrottu, miten ja kuinka nopeasti sinun pitää ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja sopia terapian aloittamisesta.
Ota asiakkaaseen yhteyttä viimeistään seuraavana arkipäivänä siitä, kun päätös on saapunut sinulle.
Järjestä ensimmäinen tapaamisaika asiakkaan kanssa mahdollisimman pian, viimeistään viikon kuluessa yhteydenotosta.
Jos asiakkaallasi on tulkki, lue lisää tulkkauksesta kuntoutuksessa.
Jos kuntoutuspalvelu on mahdollista toteuttaa etäkuntoutuksena, kannusta asiakasta siihen. Jos kuntoutuspalvelu toteutetaan etäkuntoutuksena, keskustele asiakkaan kanssa, miten kuntoutus käytännössä toteutetaan.
Tutustu myös asiakkaalle maksettavaan matkakorvaukseen (Henkilöasiakkaat-osio) ja kuntoutusrahaan (Henkilöasiakkaat-osio).
Asiakkaalle ei makseta kuntoutusrahaa sunnuntailta tai arkipyhiltä.
Lue lisää arkipyhän vaikutuksesta kurssin aikatauluttamiseen kuntoutuskurssijärjestelmän käsikirjasta. Jos joudut muuttamaan kurssin jakson pituutta arkipyhän takia, ota yhteyttä Kelaan sähköpostilla: kuntoutuspalvelut_muutokset@kela.fi.
Jos kurssille ei tule tarpeeksi asiakkaita, voit siirtää tai perua kurssin.
Jos kyseessä on rekisteröitymismenettelyllä järjestettävä kurssi, noudata rekisteröitymisjärjestelmän kurssiohjetta (pdf).
Kuntoutuksen aikana
Asiakas voi olla tilapäisesti poissa kuntoutuksesta sairauden tai muun syyn vuoksi.
Lue palvelukuvauksen yleisen osan luku ”Kuntoutuskustannusten laskutus ja maksaminen”, jossa on ohjeet asiakkaan poissaolon korvaamisesta.
Muista, että Kela korvaa vain toteutuneet käynnit. Peruuntunutta käyntiä ei voi laskuttaa Kelalta.
Sovi asiakkaan kanssa, miten hänen pitää toimia, jos hän joutuu perumaan käynnin.
Ota yhteyttä Kelaan, jos asiakas peruu terapiakäyntejä toistuvasti.
Asiakkaan pitää ilmoittaa viipymättä Kelaan, jos hän ei voi aloittaa myönnettyä kuntoutusta tai hän joutuu keskeyttämään sen. Kela välittää tiedon palveluntuottajalle.
Jos asiakkaalle on myönnetty sekä fysioterapia- että allasterapiakäyntejä, hän voi joissain tilanteissa vaihtaa fysioterapiaa allasterapiaksi.
Keskustele ensin asiakkaan kanssa hänelle myönnetyn terapian muutostarpeesta ja ohjaa häntä ottamaan yhteyttä kuntoutussuunnitelman laatineeseen julkisen terveydenhuollon yksikköön kuntoutussuunnitelman tarkistamista varten. Jotta Kela voi tarkistaa kuntoutuspäätöksen, tarvitaan julkisen terveydenhuollon kuntoutussuunnitelma, jossa on esitetty perusteet terapiamuodon vaihtamiselle.
Asiakas voi halutessaan ostaa palveluntuottajalta kuntoutusohjelman ulkopuolisia hoitoja tai terapioita. Asiakas maksaa nämä palvelut itse, ja ne eivät saa estää kuntoutusohjelman mukaista kuntoutusta.
Vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen terapioissa voit toteuttaa terapiakäynnin kanssa samana päivänä yhden tai useamman seuraavista käynneistä, jos se on asiakkaan tilanteessa tarkoituksenmukaista:
- verkostokäynti
- yhteistyökäynti
- ohjauskäynti.
Samana päivänä et voi toteuttaa
- kahta terapiakäyntiä
- kahta ohjauskäyntiä
- terapiakäyntiä ja yhteisterapiakäyntiä
- terapiakäyntiä ja liikunta- ja harrastuskokeilua
- yhteisterapiakäyntiä ja liikunta- ja harrastuskokeilua.
Laadi asiakkaalle osallistumistodistus jokaisesta
- jaksosta
- tapaamisesta
- yksittäisestä kuntoutuspäivästä tai etäkuntoutuspäivästä.
Kirjaa osallistumistodistukseen
- asiakkaan nimi ja henkilötunnus
- kuntoutuspalvelun nimi
- kuntoutuksen ajankohta
- jakson alkamis- ja päättymispäivä
- tapaamisen tai käyntikerran päivämäärä, kesto ilman matka-aikaa ja toteuttamistapa (läsnä/etä)
- yksittäisen kuntoutuspäivän tai etäkuntoutuksen päivämäärä
- mahdollinen poissaolopäivä ja asiakkaan ilmoittama poissaolon syy
- tulevat kuntoutusjaksot tai -päivät
- todistuksen laatijan nimi ja puhelinnumero.
Kirjaa osallistumistodistukseen myös tiedot joustopäivistä, jos niitä käytetään
- työkokeilun tai työhönvalmennuksen työpaikalla työskentelyvaiheen aikana
- Taito-kuntoutuksen työharjoittelun aikana
- työllistymistä edistävän ammatillisen kuntoutuksen (TEAK) aikana.
Perustele myös, miksi joustopäiviä käytetään.
Jos kuntoutus keskeytyy muusta syystä kuin viikonlopun takia, erottele jaksot osallistumistodistukseen. Jos annetut tiedot muuttuvat, laadi asiakkaalle uusi todistus ja ohjaa toimittamaan se viipymättä Kelaan.
Terapioiden ja NUOTTI-valmennuksen tapaamisista osallistumistodistusta ei tarvitse laatia, ellei asiakas sitä erikseen pyydä.
Anna osallistumistodistus asiakkaalle ja ohjaa asiakasta lähettämään se OmaKelassa (Henkilöasiakkaat-osio).
Katso esimerkki kuntoutuskurssin osallistumistodistuksesta (pdf).
Kuntoutus majoituksella sisältää aamiaisen, lounaan, päivällisen ja kaksi välipalaa (päivällä ja illalla). Tarvittaessa asiakasta avustetaan ruokailuissa.
Kuntoutus ilman majoitusta sisältää yhden aterian ja 1-2 välipalaa.
Terapiakäynteihin tai etäkuntoutukseen ei kuulu aterioita.
Lisätietoja on palvelukuvauksen yleisen osan luvussa ”Ruokailun toteuttaminen” tai palvelukuvauksen liitteessä Yleiset vaatimukset kuntoutuksen toteuttamiselle luvussa ” Ruokailun toteuttaminen”.
Selvitä asiakkaan erityisruokavalio etukäteen ennakkoyhteydenotossa/aloituskeskustelussa tai viimeistään kuntoutuksen alkaessa.
Palveluntuottajana vastuullasi on järjestää ateriat yleisimpiä ruokavalioita noudattaville asiakkaille, kuten diabeetikoille, allergikoille, keliaakikoille ja vegaanista ruokavaliota noudattaville.
Varmista, että henkilöstöllä on ravitsemuksen erityisosaamista asiakkaan erityisruokavalioiden toteuttamiseen.
Lisätietoja on palvelukuvauksen yleisen osan luvussa ”Ruokailun toteuttaminen” tai palvelukuvauksen liitteessä Yleiset vaatimukset kuntoutuksen toteuttamiselle luvussa ” Ruokailun toteuttaminen”.
Kela on tehnyt tammi-elokuussa valtakunnallisesti 173 kappaletta myönteisiä kuntoutuspäätöksiä uusille asiakkaille.
Moniammatillisen tiimin jäsenet jakavat yhdessä vastuun asiakkaan kuntoutuksen toteutuksesta.
Moniammatillisessa yhteistyössä keskeistä on muun muassa
- asiakaslähtöisyys
- vuorovaikutteinen yhteistyö
- eri ammattihenkilöiden näkökulmien kokoaminen yhteen
- yhteisten tavoitteiden muodostaminen ja niiden jatkuva arviointi eri ammattihenkilöiden kesken
- asiakasta koskevan tiedon jakaminen eri ammattihenkilöiden kesken henkilöstön erillisissä kuntoutuspalavereissa
- erilaisten verkostojen huomioiminen sekä niiden hyödyntäminen.
Kuntoutuksen jälkeen
Toteuta kuntoutuksen seuranta palvelukuvauksen mukaisesti.
Laskuta kuntoutus laskutusohjeiden mukaisesti ja ota huomioon laskutusaika.
Raportoi kuntoutus palvelukuvauksen ohjeen mukaan, jos kuntoutuksessa on käytössä kuntoutuksen hyödyn arviointi.
Laadi asiakkaan kuntoutuspalaute palvelukuvauksen tai kuntoutuspsykoterapian menettelyohjeen mukaan. Toimita se asiakkaalle ja Kelaan. Asiakkaan suostumuksella palautteen voi tarvittaessa toimittaa myös muille tahoille.
Kela suosittelee laatimaan palautteen kuntoutuspalvelujen yhteiselle lomakkeelle KU 148, vaikka sitä ei palvelukuvauksessa tai menettelyohjeessa vielä vaadita.
Terapioissa kuntoutuspalautteen allekirjoittaa terapeutti.
Moniammatillisessa kuntoutuksessa kuntoutuspalautteen allekirjoittaa lääkäri, jos hänellä on ollut merkittävä rooli asiakkaan kuntoutuksen toteutuksessa. Muissa tapauksissa palautteen allekirjoittaa kuntoutuksesta vastaava moniammatillisen tiimin jäsen. Allekirjoituksena voidaan hyväksyä myös sähköinen allekirjoitus.
Laadi asiakkaalle lyhyt kuntoutuspalaute, jos asiakkaan kuntoutus keskeytyy tai kuntoutus toteutuu useassa jaksossa.
Lisätietoja on palvelukuvauksen yleisen osan luvussa ”Lyhyt kuntoutuspalaute” tai palvelukuvauksen liitteessä Yleiset vaatimukset kuntoutuksen toteuttamiselle luvussa ” Lyhyt kuntoutuspalaute”.
Markkinointi
Voit markkinoida tarjoamaasi kuntoutuspalvelua vasta, kun
- olet allekirjoittanut Kelan kanssa sopimuksen kyseisestä palvelusta
- tieto toteutettavista kuntoutuspalveluista on julkaistu Kelan verkkosivuilla.
Palveluntuottajalla täytyy olla omat verkkosivut, joilla annetaan selkeästi ajantasaista tietoa asiakkaille tarjottavista Kelan kuntoutuspalveluista. Verkkosivuilla pitää kertoa asiakkaalle ainakin kuntoutuksen
- sisällöstä
- kohderyhmästä ja valintakriteereistä
- toteutuksesta
- hakemisesta.
Varmista myös, että verkkosivuilla mainitaan seuraavat asiat:
- Kysymyksessä on Kelan järjestämä ja rahoittama kuntoutus.
- Asiakas voi hakea Kelasta kuntoutusrahaa ja matkakorvauksia.
Markkinoinnissa käytettävät tiedot eivät saa olla ristiriidassa sopimuksen, kuntoutuksen palvelukuvausten tai Kelan ohjeiden kanssa.
Palveluntuottajan verkkosivujen, joilla kerrotaan Kelan kuntoutuspalveluista, täytyy noudattaa digitaalisten palvelujen tarjoamisesta säädetyn lain (306/2019) saavutettavuusvaatimuksia.
Ohjaa verkkosivujen käyttäjä tutustumaan Kelan sivuihin, joilla on tarkempia tietoja Kelan etuuksista, kuten kuntoutusrahasta ja matkakorvauksista.
Auditointi
Auditointi on Kelan toteuttama järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu arviointi kuntoutustoiminnan laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Auditoinnin tavoitteena on varmistaa, että palveluntuottaja toteuttaa kuntoutuspalvelun asiakaslähtöisesti ja palvelukuvauksen mukaisesti sekä sopimuksessa sovitulla tavalla.
Auditoinnista laaditaan kertomus, josta ilmenee keskeiset havainnot. Palveluntuottaja korjaa mahdolliset auditoinnissa havaitut poikkeamat.
Auditoinnissa tarkastetaan esimerkiksi seuraavia osa-alueita:
- laadunhallinta
- henkilöstö
- kuntoutustilat ja -laitteet
- asiakasturvallisuus
- asiakkaan oikeudet
- kuntoutusprosessin sisältö ja toteutus
- dokumentaatio
- laskuttaminen.