Asiakkaan henkilötietojen käsittely ja kuntoutuksen dokumentointi
Kun kuntoutuksen palveluntuottaja käsittelee asiakkaansa henkilötietoja, hän toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä.
Henkilötietojen käsittelyssä palveluntuottajan täytyy noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia ja muuta henkilötietojen käsittelyä koskevaa erityislainsäädäntöä.
Lue lisää henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpitäjän velvollisuuksista (tietosuoja.fi).
Henkilötietojen hankinta ja luovutus
Asiakkaan henkilötietoja saa käsitellä vain, jos niiden käsittelemiseen on lainmukainen peruste. Muussa tapauksessa henkilötietojen käsittely edellyttää asiakkaan eli rekisteröidyn henkilön suostumusta. Suostumuksen pitää olla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen eli vapaaehtoinen, yksilöity, tietoisesti annettu ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity henkilö hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn.
Palveluntuottajana vastuullasi on osoittaa, että käsittelet henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Jos hankit tai luovutat asiakasta koskevia tietoja, eikä siihen ole lakiin perustuvaa oikeutta, tietojen käsittelyn pitää perustua asiakkaan antamaan suostumukseen.
Kela suosittelee, että pyydät asiakkaan suostumuksen kirjallisena. Näin pystyt tarvittaessa osoittamaan, että asiakas on antanut lainmukaisen suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn.
Henkilötietojen käyttäminen ja säilyttäminen
Kela luovuttaa asiakasta koskevia asiakirjoja vain asiakkaan kuntoutusta varten. Jos aiot käyttää asiakkaan henkilötietoja johonkin muuhun tarkoitukseen, pyydä häneltä suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
Jos asiakkaan tietoja käytetään tutkimuksessa kuntoutuksen aikana tai sen jälkeen, pyydä asiakkaalta kirjallinen suostumus. Hae lisäksi tutkimuslupa Kelasta. Tutkimusluvan saamiseksi tarvitset mahdollisesti myös lausunnon eettiseltä toimikunnalta. Vastaat yhdessä tutkimuksen toteuttajan kanssa (tutkija tai tutkijataho) siitä, että tarvittava eettisen toimikunnan lausunto on hankittu.
Lue lisää Kelan kuntoutuspalveluihin liittyvästä tutkimusluvasta.
Kela auditoi järjestämiään kuntoutuspalveluja varmistaakseen niiden laadun. Tämän vuoksi asiakkaan tietoja pitää säilyttää vähintään niin kauan kuin Kelan ja palveluntuottajan välinen sopimus on voimassa.
Henkilötietojen säilyttämistä ohjaavat myös tietosuojalainsäädäntö ja henkilötietoja koskeva erityislainsäädäntö. Esimerkiksi potilasasiakirjojen säilytyksestä on säädetty erikseen potilaslaissa ja asiakastietolaissa.
Kuntoutuksen dokumentointi
Kuntoutuksen dokumentointi auttaa sinua kuntoutuksen suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä sen vaikuttavuuden arvioinnissa ja seurannassa. Hyvä dokumentointi tukee asiakkaan laadukasta kuntoutusta.
Dokumentoinnin avulla voit osoittaa, miten olet kuntoutuksen toteuttanut. Dokumentointi on osa hyvää kuntoutuskäytäntöä. Se turvaa asiakkaan ja palveluntuottajan oikeuksien toteutumisen. Dokumentoinnilla varmistetaan tietojen säilyminen myös mahdollista tarkastusta tai auditointia varten.
Eri kuntoutuspalvelujen palvelukuvauksissa on määritelty tarkemmin, millä tavalla kukin kuntoutuspalvelu on dokumentoitava. Lisätietoja on palvelukuvauksen yleisen osan luvussa ”Dokumentaatio” tai palvelukuvauksen liitteessä Yleiset vaatimukset kuntoutuksen toteuttamiselle luvussa ” Dokumentaatio”
Kun kerrot asiakkaalle dokumentoinnista, asiakas
- voi luottaa siihen, että kirjaat ja käsittelet häntä koskevia tietoja lainmukaisesti, huolellisesti ja luotettavasti
- ymmärtää, mitä tietoja kirjaat hänestä ja miksi
- tietää, että hänellä on oikeus perehtyä hänestä laadittuihin asiakirjoihin.