Organisaatiomuutokset ja Kela-asioiden hoito
Organisaatioiden välillä tapahtuvat muutokset voivat vaikuttaa Kela-asioiden hoitamiseen. Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi liikkeenluovutukset, joissa osa henkilöstöstä siirtyy toiselle työnantajalle.
Muutostilanteissa työnantajan on huolehdittava siitä, että sen työntekijöillä on tarvittavat valtuudet hoitaa Kela-asioita.
Myös Kelalta haettaviin etuuksiin on kiinnitettävä erityistä huomiota tilanteissa, joissa henkilöstöä siirtyy työnantajalta toiselle. Jos työntekijöistä haettavien etuuksien maksu jatkuu siirtymävaiheen yli, kumpikin työnantaja hakee pääsääntöisesti etuuksia siltä ajalta, jolta maksaa palkkaa kyseisille työntekijöille. Joissakin tilanteissa työnantajat voivat sopia keskenään, kumpi hakee nämä etuudet Kelasta.
Tältä sivulta löydät ohjeet muutostilanteissa toimimiseen.
Hoida Suomi.fi-valtuudet kuntoon
Organisaation työntekijät tarvitsevat Kelan asiointipalveluihin kirjautumista varten Suomi.fi-valtuudet. Kelan asiointipalveluihin tarvittavia valtuuksia on useita erilaisia. Kaikki työnantajien asiointipalveluihin tarvittavat valtuudet on koottu Kelan verkkosivuille.
Työnantaja antaa tarvittavat valtuudet uusille työntekijöilleen. Yleensä valtuuksia tarvitsevat henkilöstöhallinnon asiantuntijat sekä ulkoistetun palkkahallinnon työntekijät. Valtuudet kannattaa hoitaa kuntoon heti, kun Kela-asioinnista vastaava työntekijä on tiedossa. Työnantaja myös mitätöi valtuudet, kun työntekijän työsuhde päättyy eikä hänen enää tarvitse päästä vanhan työnantajan tietoihin.
Valtuuden antaminen työntekijälle tai toiselle yritykselle
Huolehdi, että Kelalla on oikea tilinumero
Kelaan täytyy hyvissä ajoin ilmoittaa tilinumero, jolle Kela maksaa työnantajaetuudet organisaatiomuutoksen jälkeen. Tilinumeron ilmoittamiseen tarvitaan valtuus nimeltä Tilinumeron ilmoittaminen palvelusuhteeseen liittyvien etuusmaksujen maksamista varten. Uuden työnantajan tai sen puolesta toimivan organisaation täytyy antaa edellä mainittu valtuus henkilölle, joka voi ilmoittaa tilinumeron.
Pidä vanha tilinumero voimassa tarpeeksi kauan
Vanhan työnantajan tai esimerkiksi toimintansa päättävän organisaation täytyy pitää tilinumerot ja Y-tunnus voimassa riittävän kauan vielä siirtymän tai toiminnan päättymisen jälkeen. Näin Kela voi maksaa aiemmalle toiminta-ajalle kohdentuvat maksut.
Tutustu päivärahojen ja korvauksien hakemiseen muutostilanteessa
Kun työnantaja vaihtuu kesken työntekijän palkallisen poissaolon, uusi ja vanha työnantaja hakevat etuutta kukin siltä ajalta, jolta ovat maksaneet poissaoloajalta palkkaa. Työnantajan vaihtuminen ei siis vaikuta vanhan työnantajan mahdollisuuteen hakea etuutta, johon sillä mahdollisesti on oikeus jo päättyneen työsuhteen perusteella.
Tällaisissa tapauksissa vanhan työnantajan pitää kirjoittaa Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelun Anna lisätietoja-kohdassa tieto siitä, että palkanmaksu jatkuu työnantajan vaihtuessa. Näin Kela osaa odottaa myös uuden työnantajan hakemusta eikä maksa etuutta suoraan työntekijälle.
Etuuksien hakuajat säilyvät ennallaan myös silloin, kun kyseessä on organisaatiomuutos. Jos hakemus toimitetaan myöhässä, Kela tutkii ja ratkaisee sen normaalimenettelyn mukaisesti. Jos haet etuutta myöhässä, kerro hakemuksessa, miksi hakemus on myöhässä. Huomioithan, että asia tulee vireille myös työntekijän määräajassa toimittamalla hakemuksella.
Sairauspäiväraha
Jos työntekijän palkallinen poissaolo jatkuu uuden työnantajan aikana, vanhan työnantajan pitää antaa siitä tieto Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelun Anna lisätietoja-kohdassa.
Kela tarvitsee tiedon yhtäjaksoisen työkyvyttömyyden alkamisajankohdasta. Työnantajan pitää ilmoittaa hyväksymänsä työkyvyttömyydestä johtuvat sairauspäivät, jotka työntekijä on ollut poissa omalla ilmoituksellaan. Samoin pitää ilmoittaa, jos työkyvyttömyys on jo alkanut vanhan työnantajan aikana ja jatkuu yhtäjaksoisena työnantajan vaihduttua.
Vanhempainpäivärahat
Vanhan työnantajan pitää ilmoittaa uudelle työnantajalle työntekijän aiemmin käyttämien palkallisten perhevapaapäivien määrä lapsikohtaisesti. Näin uusi työnantaja tietää, onko palkallista perhevapaata vielä jäljellä.
Kuntoutusraha
Jos työntekijän palkallinen poissaolo kuntoutuksen vuoksi jatkuu uuden työnantajan aikana, vanhan työnantajan pitää ilmoittaa tästä Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelun kohdassa Anna lisätietoja.
Perhevapaakorvaus
Jos työntekijän vähintään 1 kuukauden palkallinen raskausrahajakso jakautuu vanhan ja uuden työnantajan kesken, työnantajien pitää sopia keskenään, kumpi hakee perhevapaakorvausta.
Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelun Anna lisätietoja -kohdassa pitää antaa tieto siitä, että osan palkallisesta ajasta on maksanut vanha työnantaja ja osan uusi työnantaja.
Jos perhevapaakorvaukseen oikeuttava palkallinen vapaa kohdistuu ajalle, jonka palkasta on vastannut vanha työnantaja, pääsääntöisesti tämä hakee perhevapaakorvausta.
Vuosilomakustannuskorvaus
Koska lomakustannukset konkretisoituvat vasta organisaatiomuutosta seuraavana lomanmääräytymisvuotena, uusi työnantaja vastaa vuosiloma-ajan palkkakustannuksista ja hakee korvausta vuosilomakustannuksistaan.
Jos vanha työnantaja on jo ehtinyt ennen muutosta hakea vuosilomakustannuskorvaukset jaksoissa pidetyistä raskaus- ja vanhempainvapaista, uusi työnantaja voi hakea korvausta vain hakematta jääneeltä ajalta. Eli 160 raskaus- ja vanhempainvapaapäivää on voinut alkaa kertyä jo aiemman työsuhteen aikana alkaneista vapaista.
Jos työnantajat sopivat keskenään, että uusi työnantaja hakeekin korvaukset kaikista muutosta seuraavana lomanmääräytymisvuotena konkretisoituvista vuosilomista, Kelan pitää oikaista vanhalle työnantajalle annetut päätökset ja periä korvaukset takaisin.
Työnantajan pitää järjestää työntekijöilleen ennaltaehkäisevä työterveyshuolto. Samoin pitää huolehtia, että työterveyshuoltosopimukset on tehty ja työterveyshuollon toimintasuunnitelmat ja työpaikkaselvitykset ovat ajan tasalla.
Työterveyshuollon korvauksia pitää hakea Kelasta viimeistään 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Ilmoita, jos Kelaan ilmoitetut tiedot muuttuvat
Jos Kelaan ilmoitettu tieto muuttuu tai poissaoloajan palkka on virheellinen, tee korvaava ilmoitus Kelaan. Kela käsittelee hakemukset työnantajan ilmoittamien tietojen perusteella.
Jos muutos koskee työntekijän palkallista poissaoloa, tarkista toimialasi virka- tai työehtosopimuksesta, miltä ajalta työnantaja voi hakea itselleen päivärahaa. Ilmoita Kelaan myös palkka, jonka perusteella työnantaja hakee päivärahaa.