Suomi.fi-valtuudet Kela-asiointiin
Kun asioit työnantajien asiointipalveluissa, tarvitset asiointipalvelukohtaiset Suomi.fi-valtuudet. Saat tarvittavat Suomi.fi-valtuudet aina omasta organisaatiostasi. Kela ei anna asiointivaltuuksia muille kuin Kelassa työskenteleville henkilöille. Tietyt yritysten ja yhteisöjen vastuuhenkilöt, kuten toimitusjohtaja tai elinkeinonharjoittaja, voivat asioida ilman valtuutta
Katso, mitä valtuuksia tarvitset missäkin tilanteessa.
Lue lisää valtuuksien antamisesta organisaationa (suomi.fi).
Valtuustyypit
Kun kirjaudut työnantajien asiointipalveluihin, pääset kunkin Y-tunnuksen kohdalla tekemään niitä tehtäviä, joihin sinulla on asiointivaltuus tai edustamisvaltuus. Valtuustyyppinä (suomi.fi) pitää olla
- asiointivaltuus, kun hoidat oman organisaation asioita
- edustamisvaltuus, kun hoidat toisen organisaation asioita. Edustamisvaltuutta voi rajata kohdentamistarkenteilla.
Valtuuksien rajaaminen
Edustamisvaltuuksia on mahdollista kohdentaa vain tietyille henkilöille käyttämällä kohdentamistarkenteita. Tämä on suositeltavaa tietosuojan varmistamiseksi.
- Edustamisvaltuus ilman kohdentamistarkennetta: edustamisvaltuuden saajalla on oikeus hoitaa kaikkien niiden asiakasyritysten asioita, jotka ovat antaneet tai tulevat antamaan nimetyn valtuusasian tilitoimistolle asiointivaltuutena.
- Edustamisvaltuus kohdentamistarkenteella: edustamisvaltuuden saajalla on oikeus hoitaa vain niiden nimettyjen asiakasyritysten asioita, joiden Y-tunnus on lisätty kuhunkin edustamisvaltuutena annettavaan valtuusasiaan.
Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa edustamisvaltuuden rajauksen voi tehdä Y-tunnuksen avulla.
Työterveyshuollon korvausten asiointipalvelussa edustamisvaltuuden rajauksen voi tehdä Y-tunnuksen ja tarvittaessa myös työnantajan itse valitseman toimivaltaa rajoittavan tarkenteen avulla. Toimivaltaa rajoittavan tarkenteen voi liittää myös asiointivaltuuteen tai valtuutusoikeuteen.
Jos edustamisvaltuus on jo ehditty antaa ilman kohdentamistarkennetta, tarkenteen voi lisätä vain poistamalla annetut valtuusasiat ja antamalla ne uudelleen kohdentamistarkenteen kanssa. Y-tunnus on liitettävä jokaiseen valtuusasiaan, jota työntekijä tarvitsee asiakasyrityksen asioita hoitaessaan.
Lue lisää siitä, miten organisaatio valtuuttaa työntekijänsä hoitamaan asiakkaan asioita (suomi.fi).
Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa tarvittavat Suomi.fi-valtuudet
Tarvitset tämän valtuuden, jos hoidat organisaation työntekijöiden palkka-asioita ja
- lähetät organisaation nimissä henkilöä koskevia
- päiväraha- ja korvaushakemuksia tai niihin liittyviä ilmoituksia ja liitteitä
- ulkomaan työkomennuksiin liittyviä ilmoituksia
- ilmoitat Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelussa, että organisaatio ottaa Kelan päätökset vastaan sähköisinä
- tarkistat organisaation nimissä aiemmin lähetetyt hakemukset ja ilmoitukset henkilötunnuksen perusteella.
Et tarvitse tätä valtuutta, jos muodostat hakemustiedot tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle eikä tehtäviisi kuulu päätösten tai maksujen tarkistaminen.
Tarvitset tämän valtuuden, jos
- tarkastelet kaikkia maksettuja etuusmaksuja
- jaat Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelusta noutamasi maksutapahtumien Excel-tiedoston tarpeen mukaisina kokonaisuuksina maksutietojen tarkistajille.
Tarvitset tämän valtuuden, jos
- tarkastelet kaikkia annettuja päätöksiä
- jaat Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelusta noutamasi päätöstiedot Excel-tiedostona tarpeen mukaisina kokonaisuuksina päätöstietojen tarkistajille.
Kela suosittelee, että päätöstietoja koskevan koosteen noutaminen Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelusta keskitetään yksittäisille henkilöille. Valtuuden saanut voi noutaa päätöstiedot sisältävän Excel-tiedoston palvelusta ja tallentaa sen organisaation omaan järjestelmään. Tämän jälkeen Excel-tiedostot voi pilkkoa osiin useiden henkilöiden tarkistettaviksi esimerkiksi Maksun tarkenne -tiedon perusteella.
Tarvitset tämän valtuuden, jos ilmoitat työnantajan tilinumeron etuusmaksujen maksamista varten.
Tarvitset tämän valtuuden, jos tehtäviisi kuuluu valvoa organisaation tietosuojan noudattamista. Käyttölokitietojen tarkastelu -toiminto näkyy palvelussa vain henkilöille, joilla on tämä valtuus.
Valtuudella voit tarkastella työnantajan etuuksien hakemiseen, päätöksiin ja maksuihin liittyviä käyttölokitietoja. Käyttölokitiedoista voi tarkistaa, kuka on käyttänyt organisaation nimissä Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelun eri toimintoja.
Työterveyshuollon korvaushakemusten asiointipalvelun Suomi.fi-valtuudet
Tarvitset tämän valtuuden, jos olet tilitoimiston tai organisaation omaa henkilöstöä ja
- täytät työterveyshuollon korvaushakemusta
- tarkastelet aiemmin lähetettyjä hakemuksia ja niistä saatuja korvauspäätöksiä.
Tällä valtuudella et voi lähettää hakemusta.
Tarvitset tämän valtuuden, jos olet tilitoimiston tai organisaation omaa henkilöstöä ja
- täytät työterveyshuollon korvaushakemuksen ja lähetät sen Kelaan
- tarkastelet aiemmin lähetettyjä hakemuksia ja niistä saatuja korvauspäätöksiä.
Kiila-kuntoutuskurssien asiointipalvelun Suomi.fi-valtuus
Tarvitset tämän valtuuden
- jos olet työnantajan, työterveyshuollon palveluntuottajan tai ammattiliiton toimihenkilö ja
- haet Kiila-kuntoutuskurssia edustamallesi henkilöstölle.
Milloin asiointivaltuutta ei tarvita?
Yritysten ja yhdistysten vastuuhenkilöt ja prokuristi voivat käyttää Kelan Työnantajan päiväraha- ja korvauspalvelua ja työterveyshuollon korvausten asiointipalvelua ilman valtuutusta asemansa perusteella. Ilman valtuutta voivat asioida julkiseen rekisteriin, kuten kaupparekisteriin, yhdistysrekisteriin tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ), rekisteröidyt henkilöt, joilla on seuraava asema:
- elinkeinonharjoittaja
- selvitysmies
- toimitusjohtaja
- toimitusjohtajan sijainen
- varatoimitusjohtaja
- osakeyhtiön tai asunto-osakeyhtiön hallituksen puheenjohtaja.
- yhtiömies.