Muut Kelan tietosuojaselosteet

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11 www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteydenotot sähköistä työnhakijarekisteriä koskevissa asioissa voit toimittaa rekrytointipalveluille osoitteeseen rekrytointi@kela.fi

3 Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Sähköinen työnhakijarekisteri.

Sähköisen työnhakijarekisterin rekisteröityjä ovat Kelan sisäiset ja ulkoiset työnhakijat. Kelan avoimet tehtävät täytetään hakumenettelyllä, joka voi olla julkinen, sisäinen tai suunnattu. Kaikki avoimet tehtävät laitetaan haettavaksi Kelan rekrytointisovellukseen, joka mahdollistaa rekrytointiprosessin hallinnoinnin. Rekrytointisovellus on pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle.

Hakija luo oman työnhakijaprofiilinsa sovellukseen. Hakija voi milloin tahansa poistaa työhakijaprofiilinsa liitteineen rekrytointisovelluksesta. Hakija voi myös peruuttaa sovelluksessa hakemuksensa sen käsittelyn aikana.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekrytointiprosessin yhteydessä Kela huolehtii työnhakijoiden yksityisyyden suojasta ja käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä työnhakijasta tarpeelliset tiedot kunkin rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja valintapäätöksen tekemiseksi sekä siitä tiedottamiseksi. Hakijan tietoja käytetään myös palautekyselyn toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, jälj. tietosuoja-asetus) 6 artiklan 1 kohdan b-alakohta eli mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen. Siltä osin, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle laissa asetetun velvoitteen täyttämiseksi, käsittelyperusteena toimii lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Edellä todetun ohella työnhakijan henkilötietoja voidaan tietyissä tilanteissa käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohdan nojalla eli rekisteröidyn suostumuksella.

Siltä osin, kun henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekrytointiprosessin yhteydessä Kela voi pyytää hakijalta suostumusta soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi. Tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan hänen suostumuksellaan tehdä turvallisuusselvitys. Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista löytyy tarkempia tietoja suojelupoliisin verkkosivuilta.

5 Rekisterin tietosisältö

Työnhakijasta kerätään kyseessä olevan rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja ja vain siinä laajuudessa, kun niitä rekrytoinnin toteuttamiseksi tarvitaan.

Kela voi käsitellä rekrytointiprosessissa mm. seuraavia työnhakijoita koskevia henkilötietoja:

• hakijan yksilöinti- ja yhteystiedot (etu- ja sukunimi, kutsumanimi, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero ja mahdollinen valokuva)
• hakijan itsensä toimittamat tiedot esim. osaamisesta, koulutuksesta ja työkokemuksesta, kielitaidosta sekä muut hakijan hakemuksen yhteydessä toimittamat tiedot, kuten ansioluettelo ja hakukirje
• videohaastattelumateriaali ja suosittelijat yhteystietoineen
• soveltuvuusarviointilausunto ja turvallisuusselvityksen vastaus

Tiedot voivat vaihdella hakijan itse toimittamista tiedoista ja haettavasta tehtävästä riippuen.

Palkattavan henkilön etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka sekä puhelinnumero siirtyvät rekrytointisovelluksesta Kelan HR-järjestelmään.

Kelan ura.kela.fi-verkkosivun käytön yhteydessä kerätään palvelun teknisen toiminnan ja palvelun tarjoamisen kannalta välttämättömiä evästeitä. Evästeet ovat pääosin istuntokohtaisia ja ne poistuvat istunnon päätyttyä pois lukien eväste, jonka avulla hallinnoidaan kyseisen verkkosivun evästebanneria.

Sisäisen hakijan käyttäessä rekrytointisovellusta käytetään palveluun kirjautumisen mahdollistavia, välttämättömiä evästeitä. Evästeet ovat pääosin istuntokohtaisia pois lukien evästeet, joiden avulla hallinnoidaan kertakirjautumista.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään, kun hän rekisteröityy ja luo oman profiilinsa rekrytointisovellukseen sekä jättää sovelluksessa hakemuksensa avoinna olevaan tehtävään. Rekisteröitynyt työnhakija voi myös myöhemmin täydentää työpaikkahakuihin liittyviä tietojaan. Jos hakijalle tehdään hänen suostumuksellaan soveltuvuusarviointi ja/tai turvallisuusselvitys, saadaan tietoja myös soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntuottajalta ja suojelupoliisilta. Jos rekrytoinnissa käytetään suorahaun palveluntuottajaa, tietoja saadaan myös suorahaun palveluntuottajalta. Lisäksi tietoja saadaan mahdollisilta hakijan nimeämiltä suosittelijoilta.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Sähköisen työnhakijarekisterin tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Sähköisen työnhakijarekisterin tietoja voidaan tarpeellisilta osin luovuttaa sellaiselle soveltuvuusarvioinnin tai suorahaun palveluntuottajalle, joka käsittelee joko sopimuksen nojalla tai toimeksiannosta henkilötietoja Kelan lukuun. Jos hakija kutsutaan videohaastatteluun, siirretään hänen nimensä ja sähköpostiosoitteensa Kelan käyttämään videohaastattelusovellukseen kutsun toimittamiseksi.

8 Henkilötietojen käsittely palveluntuottajien toimesta

Kela hyödyntää rekrytointiprosessissa ulkopuolisia palveluntuottajia esimerkiksi suorahaun, soveltuvuusarvioinnin tai sovelluksen kautta tapahtuvan videohaastattelun yhteydessä. Palveluntuottaja käsittelee tietoja sopimuksen tai toimeksiannon nojalla.

9 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. Jos tietoja palveluntuottajan suorittaman käsittelyn yhteydessä käsitellään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen käsittely toteutetaan sovellettavan tietosuojasääntelyn mukaisesti.

10 Henkilötietojen säilytysaika

Rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät Kelan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Hakemusasiakirjoja säilytetään rekrytointisovelluksessa kaksi vuotta. Lisäksi kun edellisestä kirjautumisesta rekrytointisovellukseen on kulunut kaksi vuotta, hakijan henkilötiedot anonymisoidaan, jonka jälkeen henkilöä ei voida enää rekrytointisovelluksessa tunnistaa. Tehtyä anonymisointia ei voida peruuttaa eli tietoja ei voida palauttaa enää tunnisteelliseen muotoon. Sisäisen hakijan perustiedot säilyvät rekrytointisovelluksessa.

Soveltuvuusarvioinnin toteuttanut palveluntuottaja säilyttää arviointilausuntoja kaksi vuotta. Kela hävittää lausunnot rekrytoinnin päätyttyä.

11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoja ei käytetä profilointiin eikä henkilötietojen käsittelytoimiin liity automaattista päätöksentekoa.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kelassa tietoturva ja henkilötietojen suoja huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. Kela käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikkia Kelan henkilötietoja käsitteleviä sitoo vaitiolovelvollisuus. Sähköisen työnhakijarekisterin tietoja käsittelevät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Voit itse tarkastella oman profiilisi ja sen liitteiden tietoja kirjautumalla rekrytointisovellukseen. Vaihtoehtoisesti voit pyytää tietoja myös Kelasta.

Oikeus oikaista tietoja

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheelliset ja epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistuiksi tai täydennetyiksi. Voit itse oikaista tai täydentää oman profiilisi tietoja rekrytointisovelluksessa. Vaihtoehtoisesti voit pyytää tietojen oikaisua ja täydentämistä myös Kelasta.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä. Voit itse poistaa profiilisi rekrytointisovelluksessa. Profiilin poistaminen anonymisoi henkilö- ja hakemustiedot sovelluksessa. Huomioithan, että profiilin poistaminen kesken rekrytointiprosessin tulkitaan hakemuksen peruuttamiseksi. Vaihtoehtoisesti voit pyytää tietojen poistamista myös Kelasta.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä esimerkiksi, jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä tai niitä käsitellään lainvastaisesti. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi taikka oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

Jos oikaisemme, poistamme tai rajoitamme tietojasi tekemäsi pyynnön perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoittamisesta kaikille niille, joille tietojasi on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä itseäsi koskevat ja itse toimittamasi henkilötiedot jossakin yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit toimittaa ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä

Voit käyttää yllä todettuja rekisteröidyn oikeuksia toimittamalla sitä koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@kela.fi

Kelan tietosuojavastaavaan saat yhteyden osoitteessa tietosuoja@kela.fi

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on ristiriidassa tietosuoja-asetuksen kanssa, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Käytäthän oikeusministeriön turvaviestiä arkaluonteisten tai salassa pidettävien tietojen lähettämiseen. Ohjeen turvaviestin lähettämiseen löydät tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta www.tietosuoja.fi

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jarmo Partanen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Hallinnollisten asiakirjojen hallintajärjestelmä (entinen hallinnollisten asiakirjojen kirjaamis- ja arkistointijärjestelmä)

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään hallinnollisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiin, käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä hallinnollisten asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on tietoja vireillä olevista ja päätetyistä asioista, niihin liittyvät asiakirjat sekä vireille panijoiden ja asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden ja organisaatioiden yhteystiedot. Rekisteröitäviä asioita ovat esimerkiksi lausuntopyynnöt, nimitykset työryhmiin, hallintokantelut, kantelut, selvityspyynnöt, hankinta-asiat, lokitietopyynnöt, rekisteritietojen tarkastuspyynnöt.

Asian käsittelyyn liittyvistä henkilöistä ja organisaatioista säilytetään seuraavia yksilöintitietoja:

• nimi
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yhteyshenkilö
• organisaatio
• toiminimike

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin saadaan tietoja yksityishenkilöiden, yhteisöjen tai viranomaisten lähettämistä asiakirjoista sekä Kelassa laadituista hallinnollisista asiakirjoista sekä rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja saadaan hallinnollisten asioiden käsittelyn yhteydessä esimerkiksi Eduskunnan oikeusasiamieheltä, poliisilaitoksilta ja ministeriöiltä sekä Kelan sopimuskumppaneilta ja palveluntuottajilta. Tietoja saadaan myös yksityishenkilöiltä esimerkiksi hallinnollisen asian vireillepanon yhteydessä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterissä olevia henkilötietojen voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille toimijoille tietopyyntötilanteissa, jos pyytäjällä on lakiin perustuva oikeus saada tietoja.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Säilytysajat on määritelty Kelan tiedonohjaussuunnitelmassa lainsäädännön ja Kansallisarkiston ohjeiden mukaisesti.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteriä käytetään hankintalain mukaisen julkisen hankinnan kilpailutusprosessin läpiviemiseen. Tietoja käytetään kussakin kilpailutusprosessissa kuvattuun käyttötarkoitukseen, esim. tarjouksessa esitettyjen tietojen varmistamiseen.

Hankintarekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020 634 11
www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hannamaija Haiminen

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Hankinta-asioiden rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään Lain julkisista hankinnoista 1397/2016 tai Lain julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista 1531/2011 mukaisten julkisen hankinnan kilpailutusprosessin läpiviemiseen. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään kussakin kilpailutusprosessissa kuvattuun käyttötarkoitukseen, esim. tarjouksessa esitettyjen tietojen varmistamiseen.

Muut käsittelytilanteet voivat perustua hankintapäätöksiin liittyviin muutoksenhakumenettelyihin tai hankinta-asiakirjoja koskeviin tietopyyntöihin. Käsittelyperuste on siten rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Kelalla on soveltuvin osin tarve hyödyntää tämän rekisterin tietosisältöä myös hankintalain soveltamisalan ulkopuolisiin kilpailutusprosesseihin (pienhankintoihin). Kelalla on tällöin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi peruste käsitellä henkilötieto- ja hankinnassa Kelan lakiin perustuvien tehtävien suorittamiseksi.

5 Rekisterin tietosisältö

Kelan hankintamenettelyissä käsiteltävät henkilötiedot käsittävät pääsääntöisesti tarjoajien yhteyshenkilöiden nimiä, edustettua organisaatiota, asematietoja edustamassaan organisaatiossa, puhelinnumeroita, osoitetietoja sekä sähköpostiosoitteita.

Tarjoajayritysten vastuuhenkilöiden osalta käsiteltäviin tietoihin saattaa kuulua edellä mainittujen tietojen lisäksi myös Verohallinnon Harmaan talouden selvitysyksikön velvoitteiden hoitoselvitykseltä tai tilaajavastuuraportilta ilmenevä syntymäaika sekä hankintalain mukaisin edellytyksin vastuuhenkilöiden rikosrekisteriotetietoja.

Tapauskohtaisesti saatetaan käsitellä myös tarjoajien henkilöstön koulutus- ja työkokemustietoja (esimerkiksi kilpailutuksissa, joissa tarjoaja nimeää jo tarjousvaiheessa esim. konsultin ja esittää tämän koulutuksen ja työkokemuksen).

Tarjouspyynnöillä tapauskohtaisesti pyydettyjen referenssien osalta saatetaan käsitellä referenssikohteen yhteyshenkilön nimeä, edustettua organisaatiota, asematietoja edustamassaan organisaatiossa, puhelinnumeroita, osoitetietoja, sähköpostiosoitteita sekä referenssikohteen tietoja.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan hankintalain mukaisen kilpailutuksen yhteydessä Kelan julkisiin hankintoihin osallistuneilta tai tarjonneilta tarjoajilta tai ehdokkailta. Tarjoaja tai ehdokas itse toimittaa Kelalle nämä tiedot. Rikosrekisteriotteet Kela saa tarjoajalta itseltään pyydettäessä.

Velvoitteidenhoitoselvityksen tiedot saadaan Verohallinnon Harmaan talouden selvitysyksiköltä perustuen Lakiin Harmaan talouden selvitysyksiköstä 1207/2010.

Kela saa tietoja myös yleisistä lähteistä, mukaan lukien Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä, Vastuu Group Oy:n ylläpitämästä luotettava kumppani –palvelusta (tilaajavastuuraportti) sekä Suomen Asiakastieto Oy:n ja Bisnode Finland Oy:n yritysluottotietorekistereistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia. Tietoja voidaan kuitenkin tapauskohtaisesti luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin lainsäädäntö velvoittaa.

Säilytysajat perustuvat arkisto- ja erityislakeihin, sekä toiminnan tarpeeseen dokumentoida ja taata sekä viranomaisen että yksityisen henkilön ja yhteisön oikeusturva.

Hankinta-asiakirjoja (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään lähtökohtaisesti 10 (kymmenen) vuoden ajan, ellei lainsäädännössä tai viranomaisohjeissa toisin määritetä.

Lainsäädäntöön perustuen asiakirjoja voidaan säilyttää myös pidempään, kuten esimerkiksi:

• Valittu tarjous liitteineen säilytetään aina vähintään hankintasopimuksen ja siihen perustuvien velvoitteiden voimassaolon ajan.
• Muutoksenhakuprosesseihin liittyvät hankinta-asiakirjat (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään aina vähintään muutoksenhakuprosessin keston muutoksenhakuprosessin lopputuloksen edellyttämien toimenpiteiden vaatiman ajan.

Rikosrekisteriotteita koskevia tietoja ei tallenneta tai säilytetä, vaan ne palautetaan tai hävitetään välittömästi otteiden tarkastuksen päätteeksi.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteri sisältää toimittaja- ja asiakastietoja Kelan myynti- ja ostolaskujen käsittelyä ja arkistointia varten. Tietojen avulla maksetaan ostolaskuja yhteisöille ja yksityishenkilöille, henkilöstöhallinnon laskuja toimihenkilöille sekä laskutetaan yhteisöjä ja yksi-tyishenkilöitä. Rekisterin tietoja käytetään laskutusraportoinnissa.

Ostoreskontran toimittajarekisterin ja myyntilaskujen asiakas-tietorekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450
00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020 634 11
https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jarkko Malinen

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Ostoreskontran toimittajarekisteri ja myyntilaskujen asiakastietorekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteri sisältää toimittaja- ja asiakastietoja Kelan myynti- ja ostolaskujen käsittelyä ja arkistointia varten. Tietojen avulla maksetaan ostolaskuja yhteisöille ja yksityishenkilöille, henkilöstöhallinnon laskuja toimihenkilöille sekä laskutetaan yhteisöjä ja yksityishenkilöitä. Rekisterin tietoja käytetään laskutusraportoinnissa.

Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen sekä sopimusten täytäntöönpanoon.

5 Rekisterin tietosisältö

Saajan tiedot (yhteisö tai yksityishenkilö):

•  nimi
•  pankkitili
•  verkkolaskuosoite
•  Y-tunnus
•  yhteystiedot
•  maatunnus
•  asiakastiliryhmä, toimittajatiliryhmä
•  EPR-voimassaolo
•  maksutiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Ostoreskontran toimittajat tallennetaan rekisteriin toimittajan itsensä antamien tieto-jen (esim. laskulla) ja viranomaisrekistereistä (esim. www.ytj.fi) saatavien tai tarkistettujen tietojen yhdistelmänä.

Kelan henkilökunta tallennetaan toimittajiksi ja tarvittaessa asiakkaiksi henkilöstöhallinnon tietojen perusteella.

Myyntilaskutuksen asiakkaat tallennetaan rekisteriin asiakkaan itsensä antamien tieto-jen perusteella.

Osa myyntilaskutuksen asiakas- ja ostoreskontran toimittajatiedoista tallennetaan muista Kelan järjestelmistä saatavilla tiedoilla.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Ostoreskontran toimittaja- ja myyntilaskutuksen asiakastieto säilytetään kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

•  mikä tieto on virheellinen
•  millä perusteella se on virheellinen
•  miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

 

Käsittelyn tarkoituksena on uutiskirjeiden lähettäminen Kelasta uutiskirjeiden tilaajalle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

Kelan uutiskirjeiden osoiterekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela), PL 450, 00056 HELSINKI
tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11
https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Siiri Kärkkäinen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan uutiskirjeiden osoiterekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittelyn tarkoituksena on uutiskirjeiden lähettäminen Kelasta uutiskirjeiden tilaajalle.  Rekisteri koostuu mm. uutiskirjeen tilauslomakkeen kautta tulleista tilauksista (ks. kohta 6). Uutiskirjeen tilatessaan tilaaja antaa suostumuksen tietojensa käsittelylle.

Uutiskirjeväline seuraa pikseleiden avulla uutiskirjeen ja linkkien avaamista uutiskirjeiden kehittämiseksi:

• mitä aiheita uutiskirjeistä on luettu  
• minä päivinä ja ajankohtina uutiskirjettä on luettu. 

Tietoja voi seurata henkilötasolla. Vain uutiskirjeiden tekijöillä on vastuutehtäviensä mukaisesti oikeus seurata tilastoja.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot asiakkaista: sähköpostiosoite ja taustaorganisaatio. Lisäksi linkkien avausseuranta hyödyntää IP-osoitteita.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan Kelan viestinnän yhteistyökumppaneiden osoitetiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä ja uutiskirjeen tilauslomakkeen kautta tulleista tilauksista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tiettyä uutiskirjettä julkaistaan. Henkilötiedot poistuvat, jos tilaaja peruuttaa kaikki uutiskirjetilauksensa. Henkilötiedot poistuvat myös, jos sähköpostiosoite ei ole enää toiminnassa.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Tilaaja voi korjata virheelliset tiedot uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tilaaja voi peruuttaa uutiskirjetilauksen, jolloin tiedot poistuvat rekisteristä. Tiedot voidaan poistaa rekisteristä myös uutiskirjeen tilaajan pyynnöstä, samalla tilaus loppuu. Lähetä pyyntö tietojen poistosta osoitteeseen viestinta(at)kela.fi.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Käsittelyn tarkoituksena on uutiskirjeiden lähettäminen Kelasta henkilöasiakkaiden uutiskirjeiden tilaajalle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

Kelan henkilöasiakkaiden uutiskirjeiden osoiterekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela), PL 450, 00056 HELSINKI

tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI

020 634 11

www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Siiri Kärkkäinen

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan henkilöasiakkaiden uutiskirjeiden osoiterekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittelyn tarkoituksena on uutiskirjeiden lähettäminen Kelasta uutiskirjeiden tilaajalle. Rekisteri koostuu uutiskirjeen Kela.fi-tilaussivun kautta tulleista tilauksista. Uutiskirjeen tilatessaan tilaaja antaa suostumuksen tietojensa käsittelylle.

Uutiskirjeväline seuraa pikseleiden avulla uutiskirjeen ja linkkien avaamista uutiskirjeiden kehittämiseksi:

• mitä aiheita uutiskirjeistä on luettu  
• minä päivinä ja ajankohtina uutiskirjettä on luettu.

Tietoja voi seurata henkilötasolla. Vain uutiskirjeiden tekijöillä on vastuutehtäviensä mukaisesti oikeus seurata tilastoja.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot tilaajista: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, postinumero ja syntymävuosi. Lisäksi linkkien avausseuranta hyödyntää IP-osoitteita.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan uutiskirjeen Kela.fi-tilaussivun kautta tulleista tilauksista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjettä julkaistaan ja tilaajalla on voimassa oleva tilaus. Henkilötiedot poistetaan, mikäli tilaaja peruuttaa uutiskirjetilauksensa tai jos sähköpostiosoite ei ole enää toiminnassa.

Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli tilaaja ei ole avannut uutiskirjettä tietyn ajan kuluessa (6 kuukautta). Ennen tietojen poistamista tilaajalle lähetetään erillinen kysely uutiskirjeen tilauksen jatkamisesta.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Tilaaja voi korjata virheelliset tiedot uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Uutiskirjeen voi peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeessä olevan peruutuslinkin kautta, jolloin tilaajan tiedot poistetaan rekisteristä. Tiedot voidaan poistaa rekisteristä myös uutiskirjeen tilaajan pyynnöstä, samalla tilaus loppuu. Lähetä pyyntö tietojen poistosta osoitteeseen viestinta(at)kela.fi.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Käsittelyn tarkoituksena on lehdistötiedotteiden lähettäminen STT-palvelun kautta. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

Kelan tiedotejakelun tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Minna J. Rantala
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan tiedotteiden vastaanottajat

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittelyn tarkoituksena on tiedotteiden lähettäminen STT-palvelun kautta. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.

Käsittelyn perusteena on yleistä etua ajavan tehtävän suorittaminen (tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan e-alakohta; tietosuojalain 4. §). Lisäksi käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus. Oppilaitosten tietojen osalta käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää sähköpostiosoitteita.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan Kelan viestintäyksikön yhteistyökumppaneiden osoitetiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä ja Kelan viestintäyksikköön tulleista tilauksista.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tiedotejakelulistaa käytetään.

Henkilötieto poistetaan, jos tilaaja peruuttaa tiedotejakelun tilauksen. Henkilötieto poistetaan myös, jos sähköpostiosoite ei ole enää voimassa.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Elämässä.fin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee vain Elämässä.fi-sivustoa. Elämässä.fi on Kelan verkkomedia asiakkaille. Elämässä.fi tuottaa Kelan asiakkaille ihmisläheisiä asiakastarinoita, jotka täydentävät kela.fin asiasisältöä.

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450
00101 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020 634 11
https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Satu M. Kontiainen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Elämässä.fin tietosuojaseloste

4 Mitä tietoja kerätään ja miten tietoja kerätään?

Elämässä.fi-sivustolla ei käytetä evästeitä. Elämässä.fin kävijädataa kerätään verkkoanalytiikkatyökalu Matomon evästeettömillä menetelmillä. Tiedot ovat vain Kelan käytössä eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.

Elämässä.fi-sivuston käytöstä kerätään muun muassa seuraavia tietoja:

• Mistä kanavasta kävijä tulee Elämässä.fihin
• Mitä laitetta ja selainta kävijä käyttää
• Mitä hakusanoja kävijä käyttää

5. Mihin käyttötarkoitukseen tietoja kerätään?

Kela käyttää keräämiään tietoja Elämässä.fi-sivuston teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistamiseen. 

6 Tietojen siirto EU:n tai Etan ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

7. Miten tiedot suojataan?

Kelassa tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. Henkilötietojen tietoturvallisuus ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Kela käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki Kelassa henkilötietoja käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterin tietoja käyttävät vain kyseisiä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tietoja käsittelevät myös Kelan ulkopuoliset kumppanit erillisten sopimusten mukaisesti. Tällöin ulkopuoliset kumppanit toimivat tietojenkäsittelijän roolissa.

8. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Kun Kela ei enää tarvitse keräämiään henkilötietoja, tiedot tuhotaan turvallisesti.

9. Mitä oikeuksia verkkopalvelun käyttäjällä on?

Kävijällä on oikeus tarkistaa hänestä kerätyt tiedot ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Kävijä voi tarkastaa tai oikaista henkilötietonsa lähettämällä sitä koskevan pyynnön Kelalle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Pyynnön voi esittää puhelimitse, verkkoasioinnin Viestit-toiminnolla, toimittamalla kirjallisen pyynnön Kelan kirjaamoon tai asioimalla henkilökohtaisesti Kelan palvelupisteessä. Yhteystiedot ovat kohdassa 1.

10. Muutokset

Kela voi tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ilman erillistä ilmoitusta.

Rekisteriä käytetään niiden lausuntopyyntöjen kirjaamiseen ja käsittelyyn, jotka on lähetetty Kelan tutkimuseettiselle toimikunnalle eettistä ennakkoarviota varten. Rekisteriä käytetään myös asiakirjojen tallentamiseen.

Kelan tutkimuseettisen toimikunnan tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Seita Laaksoviita
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan tutkimuseettisen toimikunnan lausuntopyyntöjen rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään niiden lausuntopyyntöjen kirjaamiseen ja käsittelyyn, jotka on lähetetty Kelan tutkimuseettiselle toimikunnalle eettistä ennakkoarviota varten. Rekisteriä käytetään myös asiakirjojen tallentamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen (ks. laki Kansaneläkelaitoksesta 2 §).

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• hankkeen vastuututkijan nimen, tehtävänimikkeen, koulutuksen, keskeiset työtehtävät, organisaation, osoitetiedot, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron
• muiden hankkeeseen osallistuvien tutkijoiden nimet, koulutukset, tehtävänimikkeet, organisaatiot sekä keskeiset työtehtävät.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta muille kuin Kelan tutkimuseettisen toimikunnan jäsenille.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Lausuntopyyntöasiakirjat arkistoidaan pysyvästi.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Kelassa käytetään kameravalvontajärjestelmää Kelan asiakkaiden ja työntekijöiden hengen ja terveyden, omaisuuden ja tiedon suojaamiseksi.

Kameravalvonnan tallenteiden tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anssi Suominen
anssi.am.suominen@kela.fi
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kameravalvonnan tallenteet

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Kelassa käytetään kameravalvontajärjestelmää Kelan asiakkaiden ja työntekijöiden hengen ja terveyden, omaisuuden ja tiedon suojaamiseksi.

Kameravalvonnasta saatavia henkilötietoja käsitellään, jotta Kelan työntekijöiden ja asiakkaiden elintärkeitä etuja voidaan suojata ja jotta yleistä etua ja julkista valtaa voidaan toteuttaa. Kameravalvonnan käyttäminen perustuu lakiin yksityisyyden suojasta työpaikalla (13.8.2004/759), 5. luvun 16. §:ään.

5 Rekisterin tietosisältö

Kameravalvontajärjestelmällä kerätään ja säilytetään videomateriaalia kaikista Kelan kameravalvonnalla valvottuun toimitilaan tulevista ihmisistä. Nämä ihmiset ovat tunnistettavissa suoraan tai välillisesti ulkonäkönsä perusteella. Kameravalvonnassa käsitellään myös tietoa henkilön läsnäolosta ja käyttäytymisestä valvotussa tilassa.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tieto kerätään automaattisesti valvontajärjestelmään liitetyillä valvontakameroilla. Tietojen tallennus perustuu liiketunnistukseen.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille Suomen lainsäädännön mukaisesti. Kelan organisaation sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikosten ja turvallisuuspoikkeamien selvittämiseksi.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle eikä suoramarkkinointiin.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään 30 vuorokautta. Säilytysajan pituudella pyritään varmistamaan, että mahdolliset kameravalvontajärjestelmän taltioimat turvallisuuspoikkeamat ehditään havaita ja selvittää. Kameravalvontajärjestelmä tuhoaa tallenteet automaattisesti säilytysajan päätyttyä.

Tallenteita, joita käytetään turvallisuuspoikkeamien selvittämiseen tai esitutkintalain mukaiseen esitutkintaan, säilytetään selvitysprosessin, esitutkinnan ja siitä seuraavan oikeusprosessin keston ajan. Oikeusprosessin kestoon sisältyvät myös valitusajat.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Työyksiköissä on nimetyt henkilöt, joilla on oikeus katsoa tallenteita.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä. Sen voi myös lähettää viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tiedoissa on virheitä. Tietosisältö on kameratallenne, jossa ei yleensä ole virheitä tai oikaistavaa.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

• Pyynnössä pitää yksilöidä
• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä. Sen voi myös lähettää viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

Pyynnön voi lähettää myös viestinä OmaKelassa osoitteessa www.kela.fi/omakela. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä.

14 Oikeus rajoittaa käsittelyä 

Tietosuoja-asetuksen 18. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon käsittelyn rajoittamista. Tietoja saa edelleen säilyttää, muttei muutoin käsitellä ilman rekisteröidyn suostumusta, paitsi lainsäädännössä erikseen määriteltyihin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi oikeusvaateen laatimiseen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa rajoittaa tietojen käsittelyä, hänen pitää pyytää sitä vapaamuotoisesti Kelasta. Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

15 Oikeus vastustaa käsittelyä

Tietosuoja-asetuksen 21. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa itseään koskevan henkilötiedon käsittelyä, kuten silloin kun käsittelyn perusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö ja kun käsittelyn kieltämiseen on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä peruste.

Käsittely on lopetettava, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos rekisteröity henkilö haluaa vastustaa tietojen käsittelyä, hänen pitää pyytää sitä vapaamuotoisesti Kelasta. Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

16 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Tutkimusrahoitushakemusten käsittely. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.

KKRL12§-tutkimusrahoitushakemusrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Miettinen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

KKRL12§-tutkimusrahoitushakemusrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Tutkimusrahoitushakemusten käsittely. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Tutkimusrahoitusrekisteri sisältää

• tutkimussopimuksen allekirjoittajan nimen;
• hankkeen vastuututkijan nimen, tehtävänimikkeen, koulutuksen, organisaation, osoitetiedot, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron;
• muiden hakemuksessa ilmoitettujen tutkijoiden nimet, tehtävänimikkeet, ja organisaatiot sekä
• vastuututkijan ja mahdollisesti muiden tutkimusryhmän jäsenten ansioluettelon ja julkaisuluettelon.   

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan hakijoilta itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Asiakirjat säilytetään joko pysyvästi tai määräajan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Myös henkilötietojen säilytysajat on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteriä käytetään painettujen Kelan tutkimusjulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka ovat tilanneet painetun julkaisun ja ilmoittaneet osoitteensa sen lähettämistä varten yhteyshenkilölle, joka pitää listaa Kelan tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteista.

Kelan tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteiden tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tarja Hyvärinen
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteet

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään painettujen Kelan tutkimusjulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka ovat tilanneet painetun julkaisun ja ilmoittaneet osoitteensa sen lähettämistä varten yhteyshenkilölle, joka pitää listaa Kelan tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteista.

Julkaisut lähettää kirjapaino Punamusta. Kelalla on kirjapaino Punamustan kanssa sopimus tutkimusjulkaisujen jakeluosoitteiden asianmukaisesta käsittelystä. Punamusta tai Kela ei luovuta osoitteita markkinointitarkoituksiin. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröityjen suostumukseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi ja postiosoite

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät osoitteet on saatu asiakkailta itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaista luovutusta.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin julkaisutilaus on voimassa. Tiedot poistetaan, kun asiakas peruuttaa julkaisutilauksen.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteriä käytetään Kelan painettujen tutkimus- ja tilastojulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka tilaavat julkaisuja joko sähköpostitse tai Helsingin yliopiston kirjaston digitaalisen arkiston Heldan kautta.

Kelan tutkimus- ja tilastojulkaisujen tilausten tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Kansaneläkelaitos (Kela)
PL 450, 00056 KELA
020 634 11, https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tutkimus- ja tilastojulkaisupalvelut, julkaisut@kela.fi
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan tutkimus- ja tilastojulkaisujen tilausosoitteet

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Rekisteriä käytetään Kelan painettujen tutkimus- ja tilastojulkaisujen lähettämiseen niille tahoille tai henkilöille, jotka tilaavat julkaisuja joko sähköpostitse tai Helsingin yliopiston kirjaston digitaalisen arkiston Heldan kautta. Osoitetietoja käytetään myös maksullisten julkaisujen laskuttamiseen. Osoitetietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä markkinointitarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät osoitteet on saatu asiakkailta itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaista luovutusta.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot hävitetään tilauksen toimittamisen tai päättymisen jälkeen.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on valvoa lainsäädännöllä asetetun edullisimman biologisen lääkkeen tai biosimilaarin määräämistä koskevan velvoitteen noudattamista.

Biologisten lääkkeiden ja biosimilaarien määräämisen valvonnan rekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Monika Fuss
laakevalvonta@kela.fi

3 Rekisterin nimi

Biologisten lääkkeiden ja biosimilaarien määräämisen valvonnan rekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on valvoa lainsäädännöllä asetetun edullisimman biologisen lääkkeen tai biosimilaarin määräämistä koskevan velvoitteen noudattamista. Tätä tehtävää Kela toteuttaa valvomalla Reseptikeskuksen kautta annettuja biologisten lääkkeiden ja biosimilaarien määräyksiä. Kelalla on oikeus saada ja käsitellä Reseptikeskukseen tallennettuja tietoja, jotka ovat välttämättömiä valvonnan suorittamiseksi. Kelalla on oikeus tallentaa tietoja erilliseen rekisteriin, jonka rekisterinpitäjänä se toimii.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Velvoite perustuu seuraavaksi lueteltuihin lainkohtiin.

Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007:

• 5 a § Biologisten lääkkeiden määrääminen
• 24 b § Biologisten lääkkeiden määräämisen ohjaus ja valvonta
• 26 a § Seuraamukset 5 a §:n laiminlyönnistä
• 15 § Tietojen luovuttaminen viranomaisille ja tieteelliseen tutkimukseen

5 Rekisterin tietosisältö

Valvontatehtävässä käytettävät tiedot:

• Reseptikeskuksesta saadut sähköisten lääkemääräysten tiedot
• lääkkeen määrääjältä saadut tiedot, kuten selvitykset, viestit ja yhteystiedot, mukaan lukien biologisen lääkkeen tai biosimilaarin käyttäjän potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot potilaan terveydentilasta tai sairaudesta
• Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastosta (Valvira) saatu lääkkeen määrääjän nimi, yksilöintitunnus ja kotiosoite
• sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 26 a §:n mukaisiin valvontatoimenpiteisiin liittyvät tiedot, kuten kuulemiskirjeet, huomautukset, määräykset ja oikeudenkäyntiasiakirjat
• uhkasakon täytäntöönpanoon liittyvät asiakirjat
• tiedot itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivista lääkkeen määrääjistä, jotka käyttävät tietojärjestelmää, joka ei täytä sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 5 b §:n edellytyksiä.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä olevia tietoja saadaan Reseptikeskuksesta, lääkkeen määrääjiltä, Valvirasta ja Oikeusrekisterikeskuksesta.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kela luovuttaa rekisterissä olevia tietoja valvonta-asiassa asianosaisena olevalle lääkkeen määrääjälle sekä Oikeusrekisterikeskukselle uhkasakon täytäntöönpanoa varten.

Jos Kelan valvonnassa käy ilmi, että itsenäisenä ammatinharjoittajana toimiva lääkkeen määrääjä käyttää tietojärjestelmää, joka ei täytä sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 5 b §:n edellytyksiä, Kela voi ilmoittaa asiasta toimivaltaiselle aluehallintovirastolle (Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 24 b §).

8 Tietojen siirto EU- tai Eta-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai Eta-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Lääkkeen määrääjille lähetetyt ja heiltä saadut asiakirjat, muutoksenhakuasiakirjat sekä uhkasakon täytäntöönpanoon liittyvät asiakirjat säilytetään 70 vuotta asiakirjan laatimisesta tai saapumisesta Kelaan.

Tiedot itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivista lääkkeen määrääjistä, jotka käyttävät tietojärjestelmää, joka ei täytä sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 5 b §:n edellytyksiä, säilytetään yhden vuoden ajan tiedon ilmoittamisesta aluehallintovirastolle.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai sen voi lähettää viestinä OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai sen voi lähettää viestinä OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.  
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.
Pyynnön voi lähettää myös viestinä OmaKelassa. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

Teamsin käyttö yhteistyökumppaneiden kanssa

Microsoft Teams on viestintäsovellus tiimityöskentelyyn: kokoustamiseen, pikaviestintään ja tiedostojen jakamiseen. Teams on osa Microsoftin pilvipalvelukokonaisuutta. Kela käyttää Teamsia videokokouksissa sekä yhteistyöhön kumppaniorganisaatioiden kanssa.

Rekisterinpitäjiä ovat Kela ja Microsoft. Käsittelemme henkilötietoja palveluiden käytön mahdollistamiseksi sekä mahdollisten häiriö- ja virhetilanteiden selvittämiseksi. Lisäksi käytämme anonymisoituja Teamsin käyttötietoja palveluiden analysointiin ja kehittämiseen. Kun käytät Teamsia yhteistyöhön ja viestintään Kelan kanssa, suostut henkilötietojesi käsittelyyn palvelussa.

Lisätietoja Microsoftin suorittamasta henkilötietojen käsittelystä saat seuraavan linkin takaa: Microsoftin tietosuojalauseke – Microsoftin tietosuoja

Henkilötiedot

Palveluun tallentuvat seuraavat käyttäjätiedot: nimitiedot, sähköpostiosoite, profiilikuva, osallistumistiedot, organisaatiotiedot sekä IP-osoite ja laitetyyppi. Lisäksi Teamsiin tallennetut tiedostot tai Teamsissa kirjoitetut keskustelut voivat sisältää henkilötietoja.

Kokouksessa tallentuvia henkilötietoja ovat videokuva, jos pidät kameraa päällä sekä ääni, jos käytät mikrofonia. Lisäksi kokouksessa käyty suullinen tai kirjoitettu keskustelu voivat sisältää henkilötietoja. Emme tallenna kaikkia kokouksia, mutta kokouksen järjestäjä voi tallentaa kokouksen, jos siihen on erityinen syy. Kokouksen järjestäjä ilmoittaa kokouksen alussa, jos kokous tallennetaan sekä tallentamisen syyn ja tallenteen käyttötarkoituksen.

Säilytämme Teamsissa henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja enintään kuusi vuotta.  Säilytämme kokoustallenteita oletusarvoisesti 60 päivän ajan. Myös kokoustranskription säilytysaika on oletusarvoisesti 60 päivää.

Teams-tiimeissämme työskentelevien Kelan ulkopuolisten henkilöiden tulee uusia käyttöoikeutensa aina kun 120 päivän määräaika umpeutuu.

Tietojen luovutus

Tietoja ei normaalitilanteessa luovuteta EU tai ETA –alueen ulkopuolelle. Teamsin käyttöä koskevia henkilötietoja voi kuitenkin joissakin tilanteissa siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Salassa pidettävien tietojen käsittely Teamsissa

Käsittele salassa pidettäviä tietoja Teamsissa harkiten. Salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi Kelan asiakkaan tiedot tai turvallisuusjärjestelyihin liittyvät tiedot. Varmista, että kokouksessa ovat osallistujina vain ne henkilöt, joilla on oikeus nähdä kokouksessa käsiteltävät arkaluontoiset tiedot. Käsittele vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen asian hoitamiseksi.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen

Voit lähettää pyynnön Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi

Microsoftin henkilötietojen käsittelystä saat tietoa seuraavan linkin takaa Microsoftin tietosuojalauseke – Microsoftin tietosuoja

Kela tilaa esitteitä ja lomakkeita yhteistyökumppaneilleen Kelan sopimustoimittajan verkkokaupan kautta. Osoitetiedot siirtyvät toimittajalle tilauksen yhteydessä, jolloin toimittajalle muodostuu osoiterekisteri. Lisäksi jotkin yhteistyökumppaneiden lomaketilaukset edellyttävät lääkäriluvan tarkistamista. Luvan tarkistaa Kela, eikä siitä jää merkintää lomakkeiden sopimustoimittajan rekisteriin.

1 Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)

PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI

020 634 11,  https://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Maarit Heikkinen

Puh. 020 634 11 (vaihde)

3 Rekisterin nimi

Kelan esite- ja lomaketoimittajan osoiterekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käytetään vain esitteiden ja lomakkeiden toimittamiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisen tehtävän hoitamiseen (laki Kansaneläkelaitoksesta 2. §).

Kelan yhteistyökumppaneilla (jatkossa Tilaaja) on oikeus tilata paperisia Kelan lomakkeita sekä Kelan esitteitä. Kela välittää Tilaajien tilaukset Kelan painotuotteiden toimittajalle (jatkossa Toimittaja), joka toimittaa tilatut esitteet ja lomakkeet Tilaajille.

4.1 Lomaketilausten käsittely

Lomaketilaukset vastaanotetaan Kelan sähköpostiin lomakevarasto@kela.fi. Kela kirjaa Tilaajan nimi-, osoite-, yhteys- ja tilaustiedot Toimittajan verkkokauppaan. Jos lomaketilaus sisältää terveydenhuollon lomakkeita, osan lomakkeiden toimittaminen edellyttää, että Tilaajalla on lääkärilupa. Kela tarkistaa lääkäriluvan tarvittaessa Kelan terveydenhuollon ammattihenkilöt -kyselyllä.

4.2 Esitetilausten käsittely

Tilaaja tekee Kelan yhteistyökumppaneille tarkoitettujen esitteiden tilaukset kela.fi-sivuston verkkotilauslomakkeella. Tilaaja kirjaa esitteiden verkkotilauslomakkeelle nimi-, osoite-, yhteys- ja tilaustiedot, jotka siirtyvät sähköisesti Toimittajalle.​​​​​

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on seuraavat yksilöintitiedot:

• yrityksen nimi/tilaajan nimi
• osoite
• puhelinnumero (toimituksia varten)

Rekisterissä on lisäksi muut tilausta koskevat tiedot:

• lomakekoodi tai lomakkeen nimi
• lomakemäärä
• esitteen nimi
• esitemäärä.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kela luovuttaa Tilaajan nimi-, osoite-, yhteys- ja tilaustiedot Tilaajan antaman suostumuksen perusteella Toimittajalle. Kela on saanut luovuttamansa tiedot Tilaajan kela.fi-sivustolla täyttämästä verkkotilauslomakkeesta tai sähköpostista, jonka Tilaaja on lähettänyt osoitteeseen lomakevarasto@kela.fi.

8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Tilaustietoja säilytetään Kelassa kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11 Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi.

Vaihtoehtoisesti pyynnön voi esittää  puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettämällä viestin OmaKelassa.

12 Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä,

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi.

Vaihtoehtoisesti pyynnön voi esittää puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettämällä viestin OmaKelassa.

13 Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi.

Vaihtoehtoisesti pyynnön voi esittää puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettämällä viestin OmaKelassa.

14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

1. Rekisterinpitäjä

Kansaneläkelaitos (jäljempänä "Kela")
Osoite: Nordenskiöldinkatu 12, 00250 Helsinki
Y-tunnus: 0246246-0

Yhteystiedot: 
Postiosoite: PL 450, 00056 Kela
Puhelinvaihde: 020 634 11

Kelan tietosuojavastaava: tietosuoja@kela.fi

2. Rekisterin nimi

Kelan asiakasyhteisörekisteri.

3. Henkilötietojen käyttö

Rekisteriin kerättyjä tietoja käytetään Kelan palvelujen kehittämiseen tarkoitetun tutkimustoiminnan toteuttamiseen. Kela käyttää tutkimuksista saatua tietoa ainoastaan palveluidensa ja viestintänsä kehittämiseen. Henkilötietojen käsittelyperusteena on yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen.

Rekisterin tietoja ei yhdistetä Kelan asiakkuuteen eikä asiakasyhteisöön osallistuminen tai osallistumatta jättäminen vaikuta millään tavalla osallistujan mahdolliseen Kela-asiakkuuteen ja hänen saamiinsa etuuksiin tai palveluihin.

Yhteisön jäsenten vastaukset/kommentit käsitellään luottamuksellisesti, eikä jäsenten yhteystietoja luovuteta kolmansille osapuolille.

4. Henkilötietoryhmät

Jokaisen jäsenen osalta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

a) Asiakkaan perustiedot
Sähköpostiosoite (ainoa kaikilta ilmoittauduttaessa kysyttävä henkilötieto)
Tieto siitä, että yhteisöön ilmoittautuja on yli 16-vuotias.

b) Tutkimuksista kertyvät tiedot
Jäsenten vastaukset ja kommentit Yhteisön jäsenille kohdennetuissa tutkimuksissa

Tutkimuksen tavoitteista ja aihepiiristä riippuen voidaan tarvittaessa tutkimuskohtaisesti kysyä myös joitakin muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja, jotka anonymisoidaan välittömästi tutkimusaineistoa analysoitaessa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi ikä ja sukupuoli. Nämä tiedot ei varsinaisesti muodosta henkilörekisteriä, vaan ne ovat osa tutkimusdataa eikä niitä tallenneta erillisenä mihinkään.

5. Tavanomaiset henkilötietojen lähteet ja luovuttaminen

Henkilötietoja kerätään jäseniltä itseltään Yhteisöön liittymisen ja osallistumisen aikana. Henkilötietoja voidaan luovuttaa henkilötietojen käsittelijöille, jotka toimivat Kelan lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti. Näitä käsittelijöitä ovat:

• Pentagon Insight Oy
• Bilendi Oy
• LeanLab

6. Tietoturva

Henkilötietoja sisältävään järjestelmään pääsevät ainoastaan työntekijät, joilla on lupa käsitellä henkilötietoja. Hyväksytyillä työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jäsenten henkilötietoja säilytetään pilvipalvelimilla ja/tai tietokannoissa, jotka kaikki ovat salasanalla ja palomuurilla suojattuja.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella jäsenellä on oikeus saada tutustua itseään koskeviin henkilötietoihin. Jäsen voi pyytää henkilötietojensa oikaisemista, mikäli henkilötiedoissa on virheitä.

Jokaisella jäsenellä on oikeus milloin tahansa pyytää jäsenen henkilötietojen poistamista, ja Kela on velvollinen poistamaan tiedot, jos tietojen käsittelylle ei ole enää oikeudellista perustetta. Jäsenen tiedot poistuvat myös aina Yhteisöstä eroamisen yhteydessä.

Jokaisella Yhteisön jäsenellä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojavalvontaviranomaiselle (esim. Suomessa tietosuojavaltuutettu) yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt voidaan tehdä lähettämällä kirjallinen ja allekirjoitettu pyyntö kohdassa 1 annettuja yhteystietoja käyttäen.

1. Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tarja Hyvärinen
tutkimusjulkaisut@kela.fi
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3. Rekisterin nimi

Kelan tutkimusjulkaisujen toimituskunnan vertaisarviointikäytäntö

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään tieteelliseen julkaisutoimintaan liittyvän vertaisarviointikäytännön hoitamisessa ja siihen liittyvässä refereepalkkion maksamisessa.

Henkilötietojen käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen (ks. laki Kansaneläkelaitoksesta 731/2001 2 §), Tieteellisten seurain valtuuskunnan vertaisarviointiprosessin säännöllistä dokumentointia koskeviin vaatimuksiin sekä Tutkimuseettisen neuvottelukunnan hyvään tieteelliseen käytäntöön.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Sekä hyväksytyistä että hylätyistä vertaisarvioiduista käsikirjoituksista tallennetaan vastaanottopäivämäärä ja päätöksen lähetyspäivämäärä, tekijöiden julkaisuehdotus, tekijöiden nimet ja käsikirjoituksen otsikko, arvioijien nimet ja lausunnot sekä toimituskunnan tekijöille lähettämät julkaisemista koskevat päätökset.

Refereepalkkion maksun mahdollistamiseksi käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus, pankkiyhteystieto ja postiosoite.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaista luovutusta.

Vertaisarvioinnin hyvän tieteellisen käytännön noudattamiseen liittyvässä selvitystilanteessa rekisterinpitäjä luovuttaa tarvittavat tiedot asiaa selvittävän organisaation htk-prosessista (hyvä tieteellinen käytäntö) vastaaville henkilöille.

8. Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Palkkionmaksuun liittyviä asiakirjoja säilytetään 11 vuotta. Säilytysaika perustuu kirjanpitolakiin (1336/1997).

Muut henkilötietojen säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston ohjeiden, lakien ja asetusten mukaisesti. Tiedot säilytetään Kansallisarkiston hyväksymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisen ajan, joko 2 vuotta, 10 vuotta tai pysyvästi.

Aktiivikäytön jälkeen arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset tiedot arkistoidaan yleisen edun mukaista arkistointia tai tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten. Hyvän tieteellisen käytännön varmistamiseksi vertaisarviointiprosessia koskevia tietoja ei lähtökohtaisesti voida poistaa.

Tallennetut tiedot eivät ole julkisia ja niitä käsittelevät vain Kelan tutkimusjulkaisujen toimituskunnan työvaliokunnan jäsenet, jotka ovat Kelan työntekijöitä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11. Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

12. Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

13. Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

1. Yhteisrekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu toimintansa.lopettaneet@kela.fi.
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3. Rekisterin nimi

Toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelu.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) (myöhemmin asiakastietolaki) 16. §:n mukaan Kela on palveluntuottajan toiminnan päätyttyä yhteisrekisterinpitäjä palveluntuottajan asiakasasiakirjoille sen hyvinvointialueen kanssa, jonka alueella palveluntuottajan kotipaikka on sijainnut. Helsingin kaupunki rinnastuu tässä tietosuojaselosteessa hyvinvointialueisiin. Kela vastaa asiakastietolain mukaisesti yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä. Kela toimii lisäksi tietosuoja-asetuksen 26. artiklan mukaisena yhteyspisteenä, jonne kansalaiset voivat lähettää tietopyyntönsä. Kukin hyvinvointialue vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista.

Tietoja käytetään myös sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä annetun lain mukaisiin käyttötarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä on tietoja toimintansa lopettaneista palveluntuottajista, jotka ovat toimittaneet asiakasasiakirjansa asiakastietolain mukaisesti säilytettäväksi Kelalle, sekä heidän asiakkaistaan. Rekisteri sisältää toimintansa lopettaneesta palveluntuottajasta seuraavia tietoja:

• nimi
• henkilötunnus
• y-tunnus
• yrityksen nimi
• sopimuksen asianumero
• aineiston siirtäjän yhdyshenkilö
• toimintamuoto ja palveluala
• aineistomuoto ja vastaanottopäivä
• ammattioikeus ja erikoisala
• aineiston alku- ja loppuvuosi
• kotipaikka.

Lisäksi toimintansa lopettaneen palveluntuottajan asiakkaasta säilytetään seuraavia tietoja:

• nimi
• henkilötunnus
• syntymäaika
• kuolinaika
• sosiaali- ja terveystietoja
• palveluntuottajan aikaiset lokitiedot
• Kelan arkistointipalvelun lokitiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan toimintansa lopettaneilta palveluntuottajilta, kun he ovat toimintansa päätyttyä toimittaneet asiakirjat Kelan säilytettäväksi asiakastietolain mukaisesti. Lisäksi tietoja saadaan seuraavista rekistereistä palvelun käytön edellytyksien tarkistamiseen sekä henkilötietojen päivittämiseen:

• Digi- ja väestötietovirasto (väestötietojärjestelmä)
• Lupa- ja valvontavirasto (palveluntuottajarekisteri Soteri, Valeri)
• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (SOTE-organisaatiorekisteri, Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat, Rekisterinpitovastuun siirrot)
• Patentti- ja rekisterihallitus ja Verohallinto (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä Virre).

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kela vastaa asiakastietolain 16. §:n mukaisesti yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä. Kela luovuttaa asiakastietolain 16. §:n mukaisena rekisteröidyn yhteyspisteenä rekisterin tietoja ainoastaan hyvinvointialueelle, joka vastaa yhteisrekisterinpitäjänä muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän velvoitteista, kuten tietojen luovuttamisesta.

Kela luovuttaa tietoja suoraan rekisteröidylle vain, jos kyse on lokitiedoista, jotka ovat syntyneet Kelan toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelun omassa toiminnassa.

8. Tietojen siirto EU- tai Eta-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai Eta-maiden ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Tallennettuja sosiaali- ja terveystietoja säilytetään asiakastietolain liitteessä määritellyn ajan. Lisäksi sovelletaan, mitä valtionarkisto, arkistolaitos ja Kansallisarkisto ovat erikseen määränneet asiakirjojen arkistoinnista.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11. Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.

Kela vastaa asiakastietolain mukaisesti palveluntuottajan toiminnassa syntyneiden tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä. Kukin hyvinvointialue vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista, kuten rekisteröidyn oikeudesta tutustua henkilötietoihin. Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hän voi ottaa yhteyttä Kelaan. Kela toimii yhteisrekisterinpitäjän roolissa rekisteröidyn yhteyspisteenä. Kela vastaanottaa tarkistuspyynnön ja välittää sen palveluntuottajan kotipaikan mukaiselle hyvinvointialueelle.

Jos kyse on lokitiedoista, jotka ovat syntyneet Kelan toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelun toiminnassa, luovuttaa Kela tiedot suoraan rekisteröidylle. Lokitietoihin voi tehdä tietopyynnön lokitietolomakkeella.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteistyokumppanit-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu.
Pyynnöt voi lähettää Kelan toimintansa lopettaneiden potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalveluun osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

12. Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Kela vastaa asiakastietolain mukaisesti palveluntuottajan toiminnassa syntyneiden tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä. Kukin hyvinvointialue vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista, kuten tietojen korjaamisesta. Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata itseään koskevia tietoja, hän voi ottaa yhteyttä Kelaan. Kela toimii yhteisrekisterinpitäjän roolissa rekisteröidyn yhteyspisteenä. Kela vastaanottaa tietojen korjauspyynnön ja välittää sen palveluntuottajan kotipaikan mukaiselle hyvinvointialueelle.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan toimintansa lopettaneiden potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalveluun osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

13. Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. Rekisterissä olevia potilas- ja asiakastietoja tai lokitietoja ei voida poistaa, koska potilas- ja asiakastietojen säilytysvelvollisuus ja säilytysaika on säännelty asiakastietolaissa. Silloin, kun säilytysajat perustuvat pakottavaan lainsäädäntöön, ei rekisteröidyllä ole oikeutta saada itseään koskevia asiakirjoja, niiden sisältämiä tietoja tai näitä koskevia lokitietojaan poistetuksi ennen kuin laissa säädetty säilytysaika päättyy.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän on sitä mieltä, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.

1. Rekisterinpitäjä

KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 Kela tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,  www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

laakevaihto@kela.fi
Puh. 020 634 11 (vaihde)

3. Rekisterin nimi

Lääkeyritysten asiointipalvelun yhteystieto- ja hintailmoitusrekisteri  

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Lääkeyrityksen valtuuttama henkilö voi tehdä asiointipalvelussa lääkevalmisteiden hintailmoituksia.

Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen (sosiaali- ja terveysministeriön asetus lääkevaihdosta 1 §).

Niitä ei käytetä kaupallisiin markkinointitarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat lääkeyrityksen valtuuttaman henkilön tiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Lääkeyrityksen osoite, puhelinnumero ja faksinumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Lääkeyrityksen valtuuttama henkilö ilmoittaa tiedot Kelalle tai Kela saa tiedot sopimuksen perusteella taholta, jolle lääkeyrityksen valtuuttama henkilö on tehnyt hintailmoitukset.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kela luovuttaa tiedot hintailmoituksista (ml. yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite) lääkkeiden hintalautakunnalle (sairausvakuutuslaki 6 luvun 20 §). Henkilötietoja luovutetaan vain tahoille, joilla on oikeus saada tiedot. 

8. Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Hintailmoitusten sisältämät henkilötiedot säilytetään 1 vuoden ajan ilmoituksen vastaanottamisesta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.

Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

11. Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai sen voi lähettää viestinä asiointipalvelussa (www.kela.fi/asiointi).

12. Oikeus korjata virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjaamista, jos tieto on virheellinen.

Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä tulisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai sen voi lähettää viestinä asiointipalvelussa (www.kela.fi/asiointi).

13. Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 

Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.

Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.

Pyynnön voi lähettää myös viestinä asiointipalvelussa (www.kela.fi/asiointi). Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.