Etuuskäsittelyn tietosuojaselosteet
Sivulle on koottu asiakaspalveluun ja etuuksien käsittelyyn liittyvien rekisterien tietosuojaselosteet.
Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttää Kelan asiakaspalveluun, palvelupisteeseen tai tietosuojaselosteessa mainittuun henkilöön. Kelan tietosuojavastaavalle voit lähettää tiedusteluja sähköpostitse tietosuoja(a)kela.fi.
Rekisteriä käytetään Kelan ajanvarausasiakkaiden henkilö-ja palvelutietojen tallentamiseen ja säilyttämiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.
Kelan ajanvarausjärjestelmän tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
020634 11
http://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilörekisteriä koskevissa asioissa
Sanna Manninen
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Ajanvarausjärjestelmä
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisteriä käytetään Kelan asiakkaiden ajanvarausten tekemiseen ja hallinointiin sekä asiakkaiden henkilö- ja palvelutietojen tallentamiseen ja säilyttämiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten, etuuksien toimeenpanoon liittyvien tehtävien hoitamiseen.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterin sisältämät tietotyypit:
- ajanvarauksen syy
- ajanvarauksen syytä koskeva tarkenne/tarkenteet (elämäntilanne, etuus)
- asiointitapa (esim. puhelinpalvelu)
- asiointikieli
- tarve kielitulkkaukselle (kyllä/ei)
- tulkkauskieli
- alue tai kunta
- palvelu- tai asiointipiste
- palveluaika (päivämäärä, kellonaika)
- asiakkaan nimi
- asiakkaan henkilötunnus
- asiakkaan puhelinnumero
- asiakkaan sähköpostiosoite
- ajanvarausta koskevien ilmoitusten tyyppi (esim. vahvistus varatusta ajasta)
- ajanvarausta koskevien ilmoitusten toimitustapa (esim. tekstiviesti)
- tieto edunvalvonnasta (kyllä/ei, Kelan rekisteritieto)
- tieto turvakiellosta (kyllä/ei, Kelan rekisteritieto)
- lisätiedot (vapaamuotoinen kuvaus)
- varauksen tilatieto (esim. toteutunut, peruttu)
- varauksen tekijä tai muuttaja
- muutoshistoria (mitä muutettu, milloin ja kenen toimesta)
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkailta henkilökohtaisesti, Kelan etuusrekisteristä (henkilötiedot, yhteystiedot) sekä Digi- ja väestötietovirastolta (henkilötunnus, nimi). Kelan toimihenkilö tai Kelan yhteistyökumppani (esim. sosiaaliviranomainen) voi viedä tietoja rekisteriin ajanvarauspalvelun käyttöliittymän kautta. Ajanvarauspalvelun käyttö edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista (suomi.fi). Toisen puolesta asiointi-tilanteissa palvelun käytön edellytyksenä on sähköinen valtuutus (suomi.fi) tai lakisääteinen oikeus asioida edustettavan henkilön puolesta.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään ajanvarausjärjestelmän tietokannassa 6 kuukautta siitä päivästä, jolle ajanvaraus oli tehty. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. Tietojen säilyttäminen perustuu Kelan lakisääteisten, etuuksien toimeenpanoon liittyvien tehtävien hoitamiseen. Henkilötietoja säilytetään sen ajan, kuin henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamisen ja etuuksien toimeenpanon kannalta.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkko-sivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä, tai sen voi lähettää viestinä OmaKelassa (www.kela.fi/asiointi).
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä tulisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä, tai sen voi lähettää viestinä OmaKelassa (www.kela.fi/asiointi).
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon. Kirjaamon yhteystiedot löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot.
Pyynnön voi lähettää myös viestinä OmaKelassa (www.kela.fi/asiointi). Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsitte-lyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Etuustietoja käytetään lakisääteisen sosiaalivakuutuksen toteuttamiseen eri etuuksien asiakaspalvelussa ja etuushakemusten käsittelyssä.
Etuusrekisterin tietosuojaseloste
Tietoja käytetään myös korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksujen keräämiseen ja perintään sekä opiskeluterveydenhuollon järjestämiseen liittyvien Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamisessa ja näihin liittyvässä asiakaspalvelussa.
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Etuusrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Etuustietoja käytetään lakisääteisen sosiaalivakuutuksen toteuttamiseen eri etuuksien asiakaspalvelussa ja etuushakemusten käsittelyssä. Lisäksi tietoja käytetään korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon järjestämisessä sekä korkeakouluopiskelijoiden terveydenhoitomaksun keräämisessä ja perimisessä.
Tietoja käytetään myös Kelan tilastollisten suunnittelu- ja tutkimustehtävien hoitamiseen sekä tiedonvaihtoon liittyvien tehtävien hoitamiseen.
Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Säädösluettelo on liitteessä 2.
5 Rekisterin tietosisältö
Etuusrekisteri sisältää etuuden saajaa koskevia yleistietoja, etuustietoja, asiakaspalvelu- ja etuuden käsittelytietoja sekä tilastotietoja.
Etuusrekisteri sisältää myös opiskeluterveydenhuoltoa käyttävien ja maksuvelvollisten opiskelijoiden yleistietoja, asiakaspalvelu- sekä tilastotietoja.
Rekisterin tietotyypit on kuvattu liitteessä 1.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkailta henkilökohtaisesti sekä viranomaisilta ja muilta toimijoilta, joita ovat esim. Digi- ja väestötietovirasto, Maahanmuuttovirasto, Verohallinto, Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö, työeläkelaitokset, vakuutuslaitokset, työpaikkakassat, sosiaali- ja terveysviranomaiset ja työvoimaviranomaiset.
Tietoja saadaan myös apteekeilta ja suorakorvaussopimusosapuolilta (terveydenhuollon palveluntuottajat ja sairausvakuutuslain mukaisia kuljetuspalveluja tarjoavat palveluntuottajat). Lisäksi tietoja saadaan Opetushallituksen Opintopolku.fi- ja KOSKI- tietovarannosta sekä korkeakouluopiskelijoiden opiskelutietoja opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoimasta VIRTA-tietovarannosta.
Kela voi pyytää hyvinvointialueen sosiaalipalveluilta lausunnon perustoimeentulotukiasian käsittelyä varten.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Laissa määritellyissä tapauksissa Kela luovuttaa asiakkaiden tietoja esimerkiksi Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, tapaturmavakuutuslaitoksille, työttömyyskassoille, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisille ja apteekeille teknisen yhteyden avulla.
8 Henkilötietojen käsittelijät
Kela käyttää pilvipalveluihin perustuvien tietojärjestelmiensä tuottamisessa alihankkijoita, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Kelan lukuun. Keskeiset käsittelijämme ovat:
- PricewaterhouseCoopers Business Services SRL – tietojärjestelmän kehitys ja ylläpito
- Salesforce.com Italy SRL – tietojärjestelmän teknologiatoimittaja
9 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Yksittäistapauksissa tietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle solmittujen sosiaaliturvasopimusten mukaisesti. Matkojen ja majoitusten varaamista varten luovutettuja henkilötietoja käsitellään myös EU/ETA-alueella sekä sen ulkopuolella.
Kelan tietojärjestelmissä henkilötietosi ovat tallennettuna EU/ETA-alueella. Rajatuissa yksittäistilanteissa Kela voi sallia tilapäisen pääsyoikeuden henkilötietoihisi EU/ETA-alueen ulkopuolelta, jos se on välttämätöntä tietojärjestelmien teknisten ongelmien selvittämiseksi. Tilapäinen pääsyoikeus perustuu EU komission antamaan kolmannen maan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen, EU komission hyväksymiin vakioehtosopimuslausekkeisiin tai yritysryhmän sisäisiin tietosuojaviranomaisen vahvistamiin käytännesääntöihin ja koskee vain niitä henkilötietoja, jotka ovat teknisen ongelman selvittämiseksi välttämättömiä.
10 Henkilötietojen säilytysaika
Etuustietojen säilytysajat perustuvat etuuslakeihin. Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Etuusasioiden ratkaisemisen ohella henkilötietojen säilytysajoissa on huomioitu mahdollisen muutoksenhakun ja takaisinperinnän vaatima käsittelyaika. Säilytysajat vaihtelevat etuuksittain.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
12 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Liite 1: Rekisterin sisältämät tietotyypit
YLEISTIEDOT
Yleistietoja voidaan käyttää eri etuuslajien käsittelyn yhteydessä. Tietoja käytetään myös korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksujen keräämiseen ja perintään sekä opiskeluterveydenhuollon järjestämiseen liittyvien Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamisessa ja näihin liittyvässä asiakaspalvelussa. Näitä ovat
- henkilötiedot
- osoite- ja asumistiedot
- muut yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- maksuosoite- ja maksunsaajasuhdetiedot
- henkilösuhdetiedot
- holhousrekisteritiedot
- oleskelulupatiedot
- verotustiedot
- työtulo- ja omaisuustiedot
- ennakonpidätystiedot
- etuuksien viitetiedot
- oppilaitostiedot
- tutkintotiedot
- läsnäolo- tai poissaolotiedot
- lukukausi-ilmoittautumisen päivämäärätiedot
ETUUSTIEDOT
Etuudet ja niissä käytettävät tiedot on lueteltu asiakkaiden elämäntilanteiden mukaisessa järjestyksessä.
1. RASKAUS, SYNNYTYS, LAPSENHOITO
- vanhempainpäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- äitiysavustuksen valmistelu-, ratkaisu-, maksu-, toimitus- ja käsittelytiedot
- lapsilisän hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös- ja maksutiedot
- lapsilisän liikamaksu- ja takaisinperintätiedot
- lapsilisän seurantatiedot
- lastenhoidon tuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- elatustuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- elatusapusaatavan maksaminen
- lapsikorotustiedot (työttömyysetuudet, työvoimapoliittinen koulutustuki, kansaneläke)
- vanhemmuudesta aiheutuvista perhevapaakustannuksista maksettavaan korvaukseen liittyvät hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
2. LAPSEN/OMAISEN SAIRAUS, VAMMA, toimintakyvyn alenema
- alle 16 -vuotiaan vammaistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- erityishoitorahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- puolisolisätiedot (kansaneläke)
3. OMA SAIRAUS, VAMMA, TYÖKYVYTTÖMYYS
- sairaanhoitokorvausten hakemus-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kansainvälisten sairaanhoitoetuuksien ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- lääkkeiden korvausoikeuksia koskevat hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot
- lääkekorvausten seuranta- ja kertymätiedot
- sairauspäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kuntoutuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot sekä toteutustiedot
- kuntoutuksen seurantatiedot
- kuntoutusrahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- työkyvyttömyyseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien ja maahanmuuttajan erityistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- yksilöllisen varhaiseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- vuotta täyttäneen vammaistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- eläkettä saavan hoitotuen tiedot (työkyvyttömyyseläke, yksilöllinen varhaiseläke, vanhuuseläke, varhennettu vanhuuseläke)
- perustoimeentulotuen maksusitoumuksella myönnettyjen lääkkeiden ostotiedot
4. OPISKELU
- opintotuen hakemus-, käsittely-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja päätöstiedot
- opintotuen takaisinperintä- ja seurantatiedot
- koulumatkatuen hakemus-, käsittely-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja päätös-tiedot
- koulumatkatuen takaisinperintä- ja seurantatiedot
- opintolaina- ja korkoavustustiedot
- opintotuen opiskelijavalintatiedot
- opintotuen takaussaatavatiedot
- työvoimapoliittisen aikuiskoulutustuen hakemus-, valmistelu- ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- aikuiskoulutustuen lainatakaustiedot
- ammatillisen kuntoutuksen tiedot (kuntoutustiedot kohdassa 3)
- asumista koskevat tiedot (kohdassa 8) koululaiseläketiedot (perhe-eläketiedot kohdassa 9)
- oppilaitostiedot
- tutkintotiedot
- läsnäolo- tai poissaolotiedot
- lukukausi-ilmoittautumisen päivämäärätiedot
- korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksun maksutiedot
5. TYÖTTÖMYYS
- työttömyysturvan peruspäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- työttömyysturvan peruspäivärahan seurantatiedot
- työmarkkinatuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- työmarkkinatuen seurantatiedot
- yleistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- yleistuen seurantatiedot
- vuorottelukorvauksen maksutiedot
- vuorottelukorvauksen seurantatiedot
- työttömyyseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- pitkäaikaistyöttömien eläketuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kotoutumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- kotoutumistuen seurantatiedot
- vuorottelukorvauksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- matka-avustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- matka-avustuksen seurantatiedot liikkuvuusavustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu-ja käsittelytiedot
- liikkuvuusavustuksen seurantatiedot
- eläketuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
6. VETERAANIT, ASEVELVOLLISET
- rintamalisätiedot ja miinanraivaajille maksettavan rintamalisän tiedot (kansaneläke)
- ulkomaille maksettavan rintamalisän hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- sotilasavustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
7. VANHUUS
- eläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- maahanmuuttajan erityistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- takuueläkkeen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
8. ASUMINEN JA MUU TOIMEENTULO
- yleisen asumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot
- yleisen asumistuen taulukko-, kunta- ja suojaustiedot
- opintotuen asumislisätiedot
- sotilasavustuksen asumisavustustiedot
- eläkkeensaajan asumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot
- perustoimeentulotuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot
- perustoimeentulotuen maksusitoumustiedot
9. PERHEENJÄSENEN KUOLEMA
- perhe-eläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
10. MUUT ASIAKKAISIIN LIITTYVÄT TIEDOT
- verotustiedot
- työtulo- ja omaisuustiedot
- eläkehakemistotiedot
- eläkevakuutuksen historiatiedot
- työeläke-, tapaturma-, sotilasvamma- ja liikennevahinkotiedot, vapaaehtoisten eläkkeiden tiedot ja ansioturvan tiedot
- takaisinperintätiedot (sairauspäiväraha, sairaanhoitokorvaukset, vanhempainpäiväraha, lastenhoidon tuki, lasten kotihoidon tuki, työttömyysturvan peruspäiväraha, työvoimapoliittinen aikuiskoulutus, työmarkkinatuki, kuntoutusetuudet, eläke-etuudet, maahanmuuttajan erityistuki, opintotuki, korkoavustus, koulumatkatuki, sotilasavustus ja yleinen asumistuki)
- elatusapusaatavan määrä ja perintä ja maksuvapautuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot
- korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksun perinnän toimeenpanoon liittyvät tiedot sekä maksuunpano- ja oikaisuvaatimuspäätöksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot
- Eurooppalaisen sairaanhoitokortin tilaustiedot
- kuvattoman Kela-kortin/sv-kortin tilaustiedot
- henkilökorttien tilaustiedot
- vuosi-ilmoitustiedot
- lisäselvityspyyntötiedot
- yrittäjien työterveyshuollon hakemus-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot
- vakuuttamiseen ja ulkomailla oleskeluun liittyvät tiedot
- oleskelulupatiedot
- lisätietotiedot
- henkilöaktitiedot
- sähköisen asiakirjahallinnan asiakirjatiedot
- teknisiä rekisteritietojen korjaustietoja
- perustoimeentulotuki
- kotoutumistuki
- matka-avustus
- vuorottelukorvaus
- liikkuvuusavustus
11. TILASTOTIEDOT
- eläkevakuutuksen ja maahanmuuttajan erityistuen tilastotiedot
- sairausvakuutusetuuksien tilastotiedot
- työttömyysturvaetuuksien tilastotiedot
- opintoetuuksien tilastotiedot – perhe-etuuksien tilastotiedot
- korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksun tilastotiedot
- kuntoutusetuuksien tilastotiedot
- muun sosiaaliturvan tilastotiedot
- vakuuttamistiedot
- perustoimeentulotuen tilastotiedot
Näiden tilastotiedostojen tietosisältö on sama kuin edellä kunkin etuuslajin yhteydessä on eritelty.
12. MANUAALINEN AINEISTO
- Henkilöaktit (toimistoittain aakkosjärjestyksessä)
- Etuushakemukset liitteineen
- Eräitä muita etuusasioiden hoitoon liittyviä suppeita asiakirjasarjoja.
Liite 2: etuusrekisterin säädösluettelo
- Laki Kansaneläkelaitoksesta 2 §
- Kansaneläkelaki 3 §
- Laki takuueläkkeestä 6 §
- Laki eläkkeensaajan asumistuesta 3 §
- Laki maahanmuuttajan erityistuesta 3 §
- Laki eräiden pitkäaikaisesti työttöminä olleiden henkilöiden eläketuesta 21 §
- Rintamasotilaseläkelaki 14 §
- Laki ulkomaille maksettavasta rintamalisästä 8 §
- Laki vammaisetuuksista 3 §
- Sairausvakuutuslaki 1 luku 3 § ja 15 luku 1 §
- Työttömyysturvalaki 1 luku 4 §
- Laki julkisesta työvoimapalvelusta 12 luku 3 §
- Vuorotteluvapaalaki 16 §, 21 §
- Laki maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 7 §, 17 §
- Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 4 §, 5 §
- Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 8 §
- Lapsilisälaki 3 §
- Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 1 §
- Asumistukilaki 11 §
- Äitiysavustuslaki 4 §
- Sotilasavustuslaki 5 §
- Opintotukilaki 8 §
- Laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta 6 §, 7 §, 30 §
- Elatustukilaki 3 §
- Laki lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden koulumatkatuesta 7 §, 14 §
- Laki asumiseen perustuvan sosiaaliturvalainsäädännön soveltamisesta 2 §
- Laki aikuiskoulutustuesta 4 §
- Asetus Kansaneläkelaitoksen tehtävistä toimeenpantaessa asetuksen (ETY) N:o 1408/71 eräitä säännöksiä 2 §
- Sosiaaliturvasopimukset
- Laki toimeentulotuesta 4 §
- Eläketukilaki 24 §
- Laki perustulokokeilusta 2 §
- Laki rajat ylittävästä terveydenhuollosta 15 §
- Henkilökorttilaki
Etuusväärinkäytösasioiden hoitamisen seuranta sekä alueellisten ja valtakunnallisten tilastojen tuottaminen Kelastoon.
Kelan etuuksien väärinkäytösrekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11,
www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tiina Niskanen
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Etuuksien väärinkäytösrekisteri (EVAREK)
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään osana etuusväärinkäytösasioiden hoitamisesta tehtävää seurantaa. Tietoja käsitellään myös osana alueellisten ja valtakunnallisten tilastojen tuottamista Kelastoon.
Loppuun käsitellyt tapaukset poistetaan rekisteristä ja tietoja käytetään vain tilastollisiin tarkoituksiin. Tilastoinnin yhteydessä tiedot muutetaan sellaiseen muotoon, että yksittäinen henkilö ei ole tunnistettavissa.
Henkilötietojen käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on seuraavia henkilön yksilöintitietoja:
- nimi
- henkilötunnus
- vakuutuspiiri
- väärinkäytetty etuus
- teko- ja ilmitulotapa
- perusteettomasti maksettu määrä
- Kelan ratkaisu väärinkäytösepäilyn johdosta
- poliisin, syyttäjän tai oikeuden päätös.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkailta itseltään, Kelan etuusjärjestelmistä ja lainsäädäntöön perustuen muilta viranomaisilta, kuten Verohallinnolta, poliisilta, syyttäjälaitokselta ja tuomioistuimilta.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään neljätoista (14) kuukautta sen jälkeen, kun tapaus on merkitty loppuun käsitellyksi.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjausta, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä tulisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisterin avulla tarkistetaan Kelan asiakastiedoista, täyttyykö asiakas kriteerit, joiden perusteella hänelle voidaan myöntää lupa tilata EU:n vammaiskortti. Rekisterin kautta tilauslupa merkitään myös Kehitysvammaisten palvelusäätiön omistamaan tietojärjestelmään.
EU:n Vammaiskortin tilausluvan käsittelyä koskevan rekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Viivi Pelkonen
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
EU:n vammaiskortin tilausluvan käsittelyä koskeva rekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisterin avulla tarkistetaan Kelan asiakastiedoista, täyttyykö asiakas kriteerit, joiden perusteella hänelle voidaan myöntää lupa tilata EU:n vammaiskortti. Rekisterin kautta tilauslupa merkitään myös Kehitysvammaisten palvelusäätiön omistamaan tietojärjestelmään.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn henkilön suostumukseen.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on seuraavat henkilön yksilöintitiedot:
- nimi
- henkilötunnus
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero.
Rekisterissä on lisäksi muita tilauslupaan tarvittavia tietoja, kuten
- tieto siitä, että asiakas haluaa tilata kortin
- A-merkintä
- valtuutus
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan joko asiakkaalta itseltään tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä Kelan asiakaspalvelukanavissa.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan asiakkaan antaman suostumuksen perusteella Vammaiskorttitoimistolle ja Kehitysvammaisten palvelusäätiön omistamaan, selainkäyttöiseen tietojärjestelmään. Tietoja luovutetaan vammaiskortin tilaamista varten.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
EU:n vammaiskortin tilauslupalomaketta liitteineen säilytetään kymmenen (10) vuoden ajan, joka on myös vammaiskortin voimassaoloaika.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan tiedon korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään EU-maiden sosiaaliturvatietojen sähköisen tietojenvaihtojärjestelmän (EESSI) kautta. Tietoja käytetään sellaisten henkilöiden tunnistamiseen, jotka tulevat Suomen sosiaaliturvan piiriin.
Henkilön tunnistaminen EESSI-liikenteessä
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mia Sundblad
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Henkilön tunnistus EESSI-liikenteessä
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään EU-maiden sosiaaliturvatietojen sähköisen tietojenvaihtojärjestelmän (EESSI) kautta. Tietoja käytetään sellaisten henkilöiden tunnistamiseen, jotka tulevat Suomen sosiaaliturvan piiriin. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöä koskevia yksilöintitietoja ja etuusasian tunnistetietoja.
Yksilöintitiedot:
- nimi- ja osoitetiedot
- kansalaisuus
- henkilötunnus
- ulkomaan tunnus
- tieto turvakiellosta.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä, sanoman lähettäneeltä EESSI-laitokselta sekä Digi- ja väestötietovirastolta (DVV).
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan DVV:lle sekä vastaanottavalle EESSI-laitokselle Suomessa.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään 10 vuotta. Säilytysaika on määritelty EU:n tietosuoja-asetuksen 5. artiklan periaatteiden mukaisesti.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Käsittelyn tarkoituksena on lakisääteisen sosiaalivakuutuksen toteuttaminen, johon sisältyy eri etuuslajien hoito ja asiakaspalvelu. Tietoja käytetään ensisijaisesti todentamaan palvelutapahtumaa.
Tietosuojaseloste Kelan asiakaspuheluiden, taustatukipuheluiden ja chattikeskustelujen tallennusjärjestelmästä
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/yhteystiedot-hallinto
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Tietosuojaseloste Kelan asiakaspuheluiden, taustatukipuheluiden ja chattikeskustelujen tallennusjärjestelmästä.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa lakisääteistä sosiaalivakuutusta, ja toteutukseen sisältyy eri etuuslajien hoito ja asiakaspalvelu. Tietoja käytetään ensisijaisesti todentamaan palvelutapahtumaa. Tietoja voidaan käyttää myös Kelan asiakaspalvelijoiden kouluttamiseen ja toiminnan kehittämiseen, kun palvelunlaatua parannetaan.
5 Rekisterin tietosisältö
Kela tallentaa kaikki asiakkaiden kanssa käydyt puhelut. Kela tallentaa myös puhelut, jotka on soitettu ajanvarausjärjestelmässä tehtyjen ajanvarausten vuoksi. Kela tallentaa myös kaikki chattikeskustelut.
Kela tallentaa taustatukeen soitetut puhelut ja taustatuen chattikeskustelut. Kela tallentaa myös Kanta-palvelun puhelut.
Etäpalvelun (videokanava) kontakteja ei tallenneta mukaan lukien etäpalvelun yhteydessä käydyt chattikeskustelut.
Tietosisältönä on asiakkaan itsensä tai taustatukipuheluissa Kelan asiantuntijan ilmoittamat tiedot, joita ovat esimerkiksi henkilön
- yksilöintitiedot
- nimi
- henkilötunnus
- osoitetiedot
- puhelinnumero
- asumistiedot
- perhesuhdetiedot
- vakuuttamistiedot
- verotustiedot
- työtulo- ja omaisuustiedot
- ennakonpidätystiedot
- etuuksien viitetiedot.
Kela tallentaa puheluista henkilötiedot, jotka sisältävät asiakkaan puhelinnumeron, tunnistetun asiakkaan henkilötunnuksen ja asiaa käsitelleen Kelan asiantuntijan nimen. Chateista tallennetaan asiaa käsitelleen Kelan asiantuntijan nimen ja tunnistetuissa chateissa asiakkaan henkilötunnuksen. Tunnistetusta etäpalvelukontaktista tallennetaan asiakkaan henkilötunnus ja asiaa käsitelleen Kelan asiantuntijan nimi. Yhteisissä valtiohallinnon etäpalvelupisteissä valtiohallinnon ajanvaraustilanteissa Suomi-pisteiden etäpalvelun järjestelmään eKonsultaatioon tallennetaan asiakkaan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaalta itseltään tai Kelan asiantuntijalta tai chattikeskustelussa.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Puhelu ja chattitallenteita säilytetään normaalisti yhden (1) vuoden ajan.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisterin tietojen avulla selvitetään, onko tutkimuksen ja hoidon antajalla ja palveluntuottajalla vaadittava ammattipätevyys ja lailliset oikeudet toteuttaa lakiin perustuvaa sosiaalivakuutusetuutta.
Palveluntuottajien rekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11
http://www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
- Merja Larikka (Terveydenhuollon palveluntuottajat, terveydenhuollon ammattihenkilöt ja kuljetuspalveluntuottajat)
- Tomi Mielonen (Kuntoutuksen palveluntuottajat)
- Auri Syrén (Varhaiskasvatuksen palveluntuottajat)
020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Palveluntuottajien rekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.
- Sairausvakuutuslaki 3 ja 4 luku, 15 luku 9 §
- Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 6, 9, 10, 12, 14, 15, 41, 46 ja 53 §
- Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 15, 16, 20 ja 24c §
Osa kuntoutuksen palveluntuottajien rekisterin tiedoista on haettavissa ilman tunnistautumista kuntoutuksen palveluntuottajien haku -palvelussa kela.fi-sivujen kautta.
Palveluntuottajien rekisterin tietojen avulla Kela selvittää, onko
- tutkimuksen ja hoidon antajalla ja palveluntuottajalla vaadittava ammattipätevyys ja lailliset oikeudet toteuttaa lakiin perustuvaa sosiaalivakuutusetuutta
- palveluntuottajalla tai apteekilla korvausten hakemista koskeva sopimus
- varhaiskasvatuksen palveluntuottaja yksityinen päiväkoti, yksityinen ryhmäperhepäivähoitaja, yksityinen perhepäivähoitaja vai työsuhteinen hoitaja ja ovatko tiedot edelleen voimassa.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat tietotyypit:
1. Lääkäreiden tiedot
- nimi, rekisteröintinumero ja yksilöintitunnus
- yhteystiedot
- ammatti- ja toimilupatiedot sekä näihin liittyvät lisätiedot
2. Hammaslääkäreiden tiedot
- nimi, rekisteröintinumero ja yksilöintitunnus
- yhteystiedot
- ammatti-ja toimilupatiedot sekä näihin liittyvät lisätiedot
3. Fysioterapeuttien, sairaanhoitajien, terveydenhoitajien, kätilöiden, suuhygienistien ja
laboratoriohoitajien tiedot
- nimi, rekisteröintinumero ja yksilöintitunnus
- yhteystiedot
- ammattitiedot sekä siihen liittyvät lisätiedot
- kuntoutuksen lisätiedot
4. Erikoishammasteknikoiden tiedot
- nimi, rekisteröintinumero ja yksilöintitunnus
- yhteystiedot
- ammattitiedot sekä siihen liittyvät lisätiedot
5. Psykologien tiedot
- nimi, rekisteröintinumero ja yksilöintitunnus
- yhteystiedot
- ammattitiedot sekä siihen liittyvät lisätiedot
- kuntoutuksen lisätiedot
6. Kuntoutuksen palveluntuottajien tiedot
- nimi, rekisteröintinumero ja yksilöintitunnus
- yhteystiedot
- ammattitiedot sekä siihen liittyvät lisätiedot
- kuntoutuksen lisätiedot
7. Kuljetuspalveluntuottajien tiedot
- nimi ja y-tunnus
- yhteystiedot
- lisätiedot
8. Varhaiskasvatuksen palveluntuottajien tiedot
- nimi ja yksilöintitunnus
- toiminta- ja yhtiömuoto
- yhteystiedot
- maksuosoite- ja viitenumerotiedot
- maksuvaatimustiedot
9. Sopimus- ja vahvistustiedot
- sopimuslaji ja -aika sekä toimialat tai toimenpiteet
- sopimuksiin sisällytetyt lääkärit ja hammaslääkärit
- kuntoutuspalveluntuottajien hintatiedot
- sopimusten lisätiedot
10. Manuaalinen aineisto
- valtakirja-, suorakorvaus- ja kuljetuspalvelusopimukset (säilytetään
- Kelan vakuutuspiireissä)
- Lupa- ja valvontaviraston lääkärinoikeuksia koskevat ilmoitukset (lakiyksikössä)
- kuntoutuspalvelusopimukset (vakuutuspiireissä ja lakiyksikössä)
- kuntoutuspsykoterapian ja harkinnanvaraisen neuropsykologisen kuntoutuksen palveluntuottajien pätevyyshakemukset sekä Kelan hyväksymisilmoitukset niihin (lakiyksikössä)
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Kela saa tiedot palveluntuottajilta itseltään, tuen hakijoilta tai eri viranomaisilta. Näitä viranomaisia ovat esimerkiksi Lupa- ja valvontavirasto (LVV), Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), yliopistojen lääketieteelliset tiedekunnat, Digi- ja väestötietovirasto (DVV) sekä kunnat.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Apteekeille luovutetaan suorakorvausmenettelyn vaatimat tiedot lääkäreistä ja hammaslääkäreistä.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja liitteineen säilytetään sen ajan, kuin henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamisen ja etuuksien toimeenpanon kannalta.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä tulisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisteri on tarkoitettu käytettäväksi Kelan järjestäessä sairausvakuutuslain perusteella vakuutetulle korvattavaksi kuuluvien taksimatkojen sähköistä suorakorvausmenettelyä ja matkojen yhdistely- sekä välityspalvelua.
Tietosuojaseloste henkilörekisteristä, joka koskee sairausvakuutuslain perusteella korvattavien taksimatkojen suorakorvausmenettelyä
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Anne Hauta
Taina Simonen
Merja Larikka
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Tietosuojaseloste henkilörekisteristä, joka koskee sairausvakuutuslain perusteella korvattavien taksimatkojen suorakorvausmenettelyä
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisteriä käytetään, kun Kela korvaa taksimatkoja sähköisessä suorakorvausmenettelyssä, johon kuuluu myös matkojen yhdistely- ja välityspalvelu. Suorakorvausmenettely sekä matkojen yhdistely ja välittäminen perustuvat sairausvakuutuslakiin (1224/2004). Matkakorvaus voidaan lain perusteella maksaa palveluntuottajalle, jos matka on sairausvakuutuksesta korvattava. Palveluntuottajalla pitää olla sopimus Kelan kanssa, ja korvaus maksetaan palveluntuottajalle sopimuksen mukaisesti.
Rekisterinpitäjänä toimii Kela. Palveluntuottaja ja tämän mahdollisesti käyttämät alihankkijat (kuten tilausvälityskeskus, maksuliikenteen hoitaja ja liikenteenharjoittaja) käsittelevät henkilötietoja Kelan toimeksiannosta ja lukuun. Henkilötietojen käsittely perustuu sairausvakuutuslakiin, lukuun ottamatta perustoimeentulotuen maksusitoumusta, jonka käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen. Palveluntuottaja ja mahdolliset alihankkijat käyttävät henkilötietoja ainoastaan suorakorvausmenettelyn ja matkojen yhdistely- ja välityspalvelun tuottamiseen, ja henkilötietojen käyttöä määrittää Kelan ja palveluntuottajan välinen sopimus. Sähköisesti toimitettuja suorakorvausmatkojen tietoja käsittelevät Kelassa vain henkilöt, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on
- asiakkaan etu- ja sukunimitiedot, henkilötunnus ja osoitetiedot
- muita matkojen järjestämisessä ja välityksessä välttämättömiä tietoja, kuten tieto siitä, onko asiakkaalla todistus pitkäaikaisesta oikeudesta taksin käyttöön ja onko hänellä vakiotaksin käyttöoikeus
- matkaa, matkustustapaa ja kuljetuspalvelujen tuottajaa koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä sairausvakuutuslain mukaan korvattavia matkoja varten
- asiakkaan suostumuksella tieto perustoimeentulotuen maksusitoumuksesta
Palveluntuottaja käsittelee Kelan lukuun kaikkia edellä mainittuja tietoja.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkailta henkilökohtaisesti.
Tietoja saadaan myös liikenteenharjoittajilta ja Kelan kanssa matkojen yhdistelystä, välittämisestä ja sähköisen suorakorvausmenettelyn toteuttamisesta sopimuksen tehneiltä palvelutuottajilta. Kelalla on oikeus saada tietoja palveluntuottajilta ilman, että salassapitosäännökset ja muut tietojen saantia koskevat rajoitukset sitä estävät. Oikeus perustuu sairausvakuutuslain 19 luvun 1 §:ään.
Asiakkaiden osoitetietoja saadaan Digi- ja väestötietovirastolta. Kelalla on oikeus saada tietoja Digi- ja väestötietovirastolta ilman, että salassapitosäännökset ja muut tietojen saamista koskevat rajoitukset sitä estävät. Oikeus perustuu sairausvakuutuslain 19 luvun 1 §:ään.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Sairausvakuutuslain 19 luvun 5 §:n mukaan Kelalla on oikeus antaa palveluntuottajalle sairausvakuutuslain 4 luvussa tarkoitetun matkan yhteydessä asiakkaan etu- ja sukunimitiedot sekä muut matkojen välityksessä välttämättömät asiakkaan tiedot. Tällainen muu välttämätön tieto on esimerkiksi tieto siitä, onko asiakkaalla pitkäaikainen oikeus taksin käyttöön tai onko asiakkaan vuotuinen omavastuu täyttynyt (peritäänkö matkasta omavastuu). Lain nojalla Kelalla on oikeus antaa tiedot ilman, että salassapitosäännökset ja muut tiedon saantia koskevat rajoitukset sitä estävät. Kela voi asiakkaan antaman suostumuksen perusteella luovuttaa palveluntuottajille tiedon asiakkaan perustoimeentulotuen maksusitoumuksesta.
Kela voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Osa palveluissa käytettävistä tiedoista sijaitsee fyysisesti Kelan palvelimien ulkopuolella muiden palveluntuottajien palvelimilla. Tämä johtuu palvelun tekniseen toteuttamiseen liittyvistä ratkaisuista. Ulkopuolisilla palvelimilla olevia tietoja käsitellään muun muassa teknisen käyttöyhteyden avulla.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Kela säilyttää matkojen järjestämisen ja välittämisen kannalta välttämättömät tiedot kuusi vuotta tiedon voimassaolon päättymisestä. Tiedon voimassaolo päättyy, kun esim. asiakkaan oikeus taksin käyttöön on päättynyt. Tieto asiakkaan perustoimeentulotuen maksusitoumuksesta säilytetään maksusitoumuksen voimassaolon ajan. Taksimatkojen palveluntuottajat säilyttävät tilitystiedot kuuden kuukauden ajan matkapäivästä alkaen. Taksiliikenteenharjoittajat säilyttävät Kelaan välitetyt matkatiedot kahden vuoden ajan ajotehtävän suorittamisesta. Palveluntuottaja säilyttää tilausten välittämiseen ja yhdistelyyn tarvittavat tiedot tiedon voimassaolon tai sopimuskauden ajan. Tilauspuhelut nauhoitetaan, ja palveluntuottaja säilyttää nauhoitteet 12 kuukauden ajan, jonka jälkeen ne pitää hävittää 3 kuukauden kuluessa.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Palveluntuottaja ja palveluntuottajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat sitoutuvat noudattamaan vaitiolo- ja salassapitosäännöksiä.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
Tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohdan mukaan rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa milloin tahansa antamansa suostumus perustoimeentulotuen maksusitoumusta koskevan tiedon tallentamiselle.
Peruutuspyynnön voi esittää puhelimitse tai asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi, kun Kela järjestää tulkkauspalveluja vammaisille henkilöille lähi- ja etätulkkauksena.
Vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelun järjestämistä koskeva tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Suvi Liuski
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Vammaisten tulkkauspalvelua koskeva rekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi, kun Kela järjestää tulkkauspalveluja vammaisille henkilöille lähi- ja etätulkkauksena.
Jos asiakkaalle on myönnetty Kelan etätulkkauslaite, etätulkkauspalvelua koskevia tietoja tarvitaan etätulkkauspalvelun käytön seurantaa ja tilastointia varten sekä Kelan myöntämän etätulkkauslaitteen ja tietoliikenneyhteyden toimittamista ja käytön seurantaa varten. Rekisteritietoja tarvitaan myös vikatilanteissa ja laitteiden laskutuksessa.
Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelusta (133/2010) sekä suostumukseen, jonka asiakas on antanut hakemisvaiheessa. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
Tulkkauspalvelun tuottajan ja tulkin tietojen käsittely perustuu Kelan ja palveluntuottajan väliseen hankintasopimukseen.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on tiedot henkilöistä, joilla on oikeus Kelan järjestämään tulkkauspalveluun, ja tiedot palveluntuottajista, joiden kanssa Kela on tehnyt sopimuksen tulkkauspalveluiden tuottamisesta. Rekisterissä on myös tiedot palveluntuottajien palveluksessa olevista tulkeista.
Rekisterin sisältämät tietotyypit:
1. Vammaisten tulkkauspalvelun asiakkaat
- nimi
- henkilötunnus
- sukupuoli
- asiakasnumero
- yhteystiedot ja yhteydenottotapa
- kommunikointikeinot
- tulkkaustarpeen perusteena oleva sairaus tai vamma (kuulo-, kuulonäkö- tai puhevamma)
- tulkkilistalla olevat tulkit sekä tulkeille annetut tehtävät, jos asiakkaalla on tulkkilista
- tulkkaustapahtumaan ja palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot
- etätulkkauslaitteen ja tietoliikenneyhteyden toimitustiedot sekä etätulkkauksen käytön seurantatiedot, jos asiakkaalle on myönnetty Kelan etätulkkauslaite
2. Tulkkauspalvelun tuottajat
- Y-tunnus
- nimi
- yhteystiedot
- palveluntuottajanumero
- palvelun tarjoamisen alue
- verkkosivujen osoite
- Kelalle tulkkauspalvelua tuottavat tulkit
- sopimuksen mukaiset yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa
3. Tulkit
- nimi
- henkilötunnus
- palveluntuottaja, jolla tulkki työskentelee
- tulkkinumero
- yhteystiedot
- välitystoimintaan liittyvät tiedot
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Kela saa rekisteriin talletettavia asiakkaita koskevia tietoja asiakkaiden tekemistä tulkkaustilauksista ja tulkkauspalveluhakemuksista sekä asiakastietolomakkeista, kirjeistä, etätulkkauspalvelun käytöstä (jos asiakkaalla on Kelan myöntämä etätulkkauslaite) ja palveluntuottajien toimittamista raporteista.
Kela kilpailuttaa tulkkauspalvelun tuottajat sopimuskaudeksi kerrallaan ja vie tiedot puitejärjestelyyn kuuluvista palveluntuottajista ja heidän palveluksessaan olevista tulkeista rekisteriin sopimusta tehtäessä. Tarvittaessa Kela voi hankkia palveluja sopimuskauden aikana myös lisähankintana ja suorahankintana. Lisä- ja suorahankinnan perusteella tallennettavat tiedot viedään rekisteriin sopimusta tehtäessä.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kela voi luovuttaa asiakastietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tulkkauspalvelun tuottajalle voidaan luovuttaa tulkkauspalvelulain 24. §:n mukaisesti sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä asiakkaan tulkkaustilauksen toteuttamiseksi. Palveluntuottajia sitoo vaitiolovelvollisuus. Palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Kelan lukuun.
Kela voi luovuttaa tietoja myös Kelan kanssa sopimuksen tehneelle ulkopuoliselle palveluntuottajalle, kun palveluntuottajalla on tarve toimittaa asiakkaalle Kelan etätulkkauslaite tai tietoliikenneyhteys tai selvittää etätulkkauslaitteen häiriötapauksia. Näissä tilanteissa luovutus perustuu erilliseen suostumukseen, jonka asiakas on antanut hakemusvaiheessa kirjallisesti ja joka hänellä on oikeus peruuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Asiakkaan suostumuksella Kela voi kuitenkin luovuttaa asiakkaan tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle tilanteessa, jossa asiakas tarvitsee ulkomailla (EU- tai ETA-maiden ulkopuolella) tulkkauspalvelua ja se poikkeuksellisesti hankitaan kohdemaassa toimivalta palveluntuottajalta. Tällöin Kela luovuttaa tulkkauspalvelun tuottavalle yritykselle ne tiedot, jotka se tarvitsee tulkkauksen järjestämiseksi.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Asiakkaita koskevien tietojen yleinen säilytysaika on 10 vuotta etuuden päättymisestä. Aika perustuu kirjanpitolain 6 vuoden säilytysaikaan sekä mahdollisen muutoksenhaun ja takaisinperinnän vaatimaan käsittelyaikaan. Palveluntuottajia ja tulkkeja koskevia tietoja Kela säilyttää sopimuskauden ajan ja sen jälkeen 10 vuotta.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki ne Kelan työntekijät ja Kelan kanssa sopimuksen tehneet palveluntuottajat, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietoja, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä tulisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Henkilötietoja käsitellään osana vieraan kielen tulkkauspalvelun toteuttamista (Kelan palvelukanavissa esim. asiakaspalvelu). Henkilötietoja käsitellään kuntoutukseen ja toimintakyvyn arviointitutkimukseen tarvittavan tulkin tilauksessa.
Vieraan kielen tulkkauspalvelun tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12
00250 HELSINKI
Puh. 020 634 11
www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Luhta Jouni, Pouttu Merja, Sola Tuomas
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Vieraan kielen tulkkauspalvelu
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään osana vieraan kielen tulkkauspalvelun toteuttamista (Kelan palvelukanavissa esim. asiakaspalvelu). Henkilötietoja käsitellään kuntoutukseen ja toimintakyvyn arviointitutkimukseen tarvittavan tulkin tilauksessa. Henkilötietoja käsitellään kuntoutuksen toteutuksessa ja toimintakyvyn arviointitutkimusta tehdessä.
Vieraan kielen tulkkaus perustuu seuraaviin lainkohtiin:
- perustuslaki 19 §
- hallintolaki 26. §
- kansaneläkelaki 61. §
- sairasvakuutuslaki 15. luku, 13. §
- kuntoutuslaki 3. §
5 Rekisterin tietosisältö
Vieraan kielen tulkkauspalvelun rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- asiakkaan nimi
- tulkin nimi
- Oiwa-työn ID-tunnus
- tulkattava kieli
- tulkkauksen ajankohta
- palvelu, johon tulkkausta käytetään (asiakaspalvelu, kuntoutus tai toimintakyvyn arviointitutkimus)
- tulkkauksen toteutusmuoto (läsnäolo- tai etätulkkaus).
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin saadaan asiakkaan tiedot Kelan Oiwa-järjestelmästä ja tulkin tiedot tulkkauspalvelun tuottajalta.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Kelan käyttämille ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotta he voivat toteuttaa tarvittavaa tulkkauspalvelua. Tällöin heille luovutetaan palvelun toteuttamisen kannalta tarvittavat tiedot asiakkaasta.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Asiakkaita koskevien tietojen yleinen säilytysaika on 10 vuotta etuuden päättymisestä. Aika perustuu kirjanpitolain 6 vuoden säilytysaikaan sekä mahdollisen muutoksenhaun ja takaisinperinnän vaatimaan käsittelyaikaan. Tulkkeja koskevia tietoja Kela säilyttää sopimuskauden ajan ja sen jälkeen 10 vuotta. Tiedot ovat salassa pidettäviä.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tie-toturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi. Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän on sitä mieltä, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisteriä käytetään palvelupisteellä olevalla vuoronumerolaitteella ilmoittautuneiden Kelan ajanvarausasiakkaiden henkilötunnuksen hyödyntämiseen Kelan vuoronumerojärjestelmässä.
Vuoronumerojärjestelmä
1 Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
020 634 11, www.kela.fi/hallinto-yhteystiedot
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Marianne Eliander
Puh. 020 634 11 (vaihde)
3 Rekisterin nimi
Vuoronumerojärjestelmä
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Rekisteriä käytetään palvelupisteellä olevalla vuoronumerolaitteella ilmoittautuneiden Kelan ajanvarausasiakkaiden henkilötunnuksen hyödyntämiseen Kelan vuoronumerojärjestelmässä. Henkilötiedon käsittely perustuu Kelan lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterin sisältämät tiedot:
- palvelupiste
- saapumisaika
- asiakkaan henkilötunnus.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin sisältämät tiedot saadaan asiakkailta itseltään. Asiakkaat ilmoittautuvat palvelupisteessä olevalle vuoronumerolaitteelle viivakoodillisella henkilö-, ajo- tai Kela-kortilla. Vuoronumerolaite lukee viivakoodista siinä olevan henkilötunnuksen.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta.
8 Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoa säilytetään vuoronumerojärjestelmän tietokannassa asiakkaan asiointi-päivän ajan. Vuorokauden vaihtuessa henkilötieto poistetaan.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
11 Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
12 Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
13 Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon kirjaamo@kela.fi.
Pyynnön voi esittää myös puhelimitse, asioimalla Kelan palvelupisteessä tai lähettää viestinä OmaKelassa.
14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta.