Ohjeita rekisteröityneille palveluntuottajille
Tutustu ohjeisiin palveluntuottajille, joilla on voimassa oleva sopimus Kelan kanssa.
Asiakasmäärän ilmoittaminen
Voit ilmoittaa seuraavan kalenterivuoden asiakasmäärän 1.1.-31.10. Jos et ilmoita asiakasmäärää viimeistään 31.10., seuraavan kalenterivuoden asiakasmääräksi merkitään automaattisesti se, joka rekisteröitymisjärjestelmässä on voimassa 30.10. kuluvana vuonna. Tässä tapauksessa sitoudut toteuttamaan kuntoutusta tämän asiakasmäärän mukaisesti. Voit nostaa asiakasmäärää koska tahansa.
Ensisijainen vaihtoehto on, että nostat ilmoittamaasi asiakasmäärää rekisteröitymisjärjestelmässä ja toteutat kursseja eri ikäryhmille.
Jos tämä ei ole mahdollista, voit poikkeuksellisesti kohdentaa viimeisen kurssin kaikille palvelukuvauksessa mainituille ikäryhmille. Tässä tapauksessa asiakkaille tulee kertoa, että samalla kurssilla on eri-ikäisiä asiakkaita ja että asiakkaalla on halutessaan oikeus vaihtaa palveluntuottajaa.
Tämä ohje koskee vain sellaisia kursseja, joiden palvelukuvauksessa kerrotaan, että eri ikäryhmille pitää kohdentaa omat kurssinsa.
Ilmoita rekisteröitymisjärjestelmässä asiakasmäärä, jolle sitoudut toteuttamaan palvelua vuosittain. Seuraa ilmoittamasi asiakasmäärän täyttymistä ja nosta asiakasmäärää tarvittaessa rekisteröitymisjärjestelmässä. Kun palveluun ilmoittamasi asiakasmäärä on täynnä, Kela ei voi myöntää uusille asiakkaille kuntoutusta kyseiseen palveluun.
Huomioi asiakasmäärässä seuraavat asiat:
- Asiakkaan kuntoutuspäätöksen päivämäärä kertoo, minkä vuoden asiakasmäärään kyseinen asiakas lasketaan.
- Asiakas lasketaan asiakasmäärään, vaikka hänen kuntoutuksensa olisi keskeytynyt.
- Jos palveluun ilmoittamasi asiakasmäärä on loppuvuodesta täynnä mutta voit ottaa asiakkaita seuraavan vuoden puolella alkavaan palveluun, nosta kuluvan vuoden asiakasmäärää. Varmista kuitenkin, että palvelu voidaan toteuttaa ja asiakkaat voivat sen aloittaa palvelukuvauksessa ilmoitetuissa aikarajoissa.
Muutoksista ilmoittaminen
Voit muuttaa Sopimukset ja rekisteröitymiset -sivulla seuraavia tietoja:
- palveluntuottajan asiointikieli
- sopimuksesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot
- kuntoutuspalvelun yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
- laskuttajan nimi ja Y-tunnus
- Kela voi huomioida muuttuneet tiedot seuraavan laskun yhteydessä.
- vuosittainen asiakasmäärä (vain asiakasmäärän kasvattaminen on mahdollista)
- asiakkaille näkyvät tiedot (esim. jonotusaika).
Voit muuttaa Toimipisteen tiedot -sivulla seuraavia tietoja:
- toimipisteen yhteystiedot
- puhelinnumero
- postiosoite (toimipisteen käyntiosoitteen muutos vaatii Kelan hyväksynnän)
- sähköpostiosoite
- verkko-osoite.
Muutokset vaativat Kelan tarkistuksen ja hyväksynnän seuraavissa tilanteissa:
- yritysmuoto muuttuu
- tapahtuu yritysjärjestely tai -kauppa
- ryhmittymän kokoonpanossa tapahtuu muutoksia
- tapahtuu muutos alihankinnassa
- kuntoutustiloissa tapahtuu muutoksia
- kuntoutustilat muuttavat toiselle alueelle
- kuntoutustiloja remontoidaan
- henkilöstössä tapahtuu muutoksia.
Lähetä näiden tietojen muutokset Kelaan osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi
Ilmoita yritysmuodon muutoksesta Kelaan vähintään 3 kuukautta ennen muutosta.
Ilmoita seuraavat tiedot:
- palveluntuottajan ja toimipisteen nimi
- mitä sopimusta tai sopimuksia muutos koskee
- yksilöi sopimus tai sopimukset toimipisteittäin
- milloin muutos tulee voimaan
- tuleeko yrityksen toimintaan muita muutoksia kuin Y-tunnuksen muutos, esim. yrityksen nimen muutos.
Sopimuskauden aikaisten muutosten hyväksyminen ja niiden voimaantulo edellyttävät aina Kelan etukäteen tehtyä hyväksyntää.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi. Kela on tämän jälkeen yhteydessä sinuun ja ilmoittaa muutoksen hyväksymisestä kirjallisesti.
Ilmoita Kelaan yrityskaupasta tai yritysjärjestelystä vähintään 3 kuukautta ennen muutosta.
Ilmoita seuraavat tiedot:
- Onko kyseessä yrityskauppa vai yritysjärjestely?
- Mitä sopimusta tai sopimuksia yrityskauppa tai yritysjärjestely koskee?
- Yksilöi sopimus tai sopimukset toimipisteittäin.
- Jatkuuko myydyn yrityksen toiminta yrityskaupan/yritysjärjestelyn jälkeen?
Sopimuskauden aikaisten muutosten voimaantulo edellyttää aina Kelan etukäteen tehtyä hyväksyntää.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi. Kela on tämän jälkeen yhteydessä sinuun ja ilmoittaa muutoksen hyväksymisestä kirjallisesti.
Ilmoita Kelaan, jos ryhmittymään tulee uusi jäsen tai jos jäsen poistuu ryhmittymästä. Tee ilmoitus Kelaan 3 kuukautta ennen muutosta.
Ilmoita seuraavat tiedot:
- mitä sopimusta/sopimuksia ryhmittymän jäsenen muutos koskee
- Yksilöi sopimus/sopimukset toimipisteittäin
- minkä osan sopimuksesta poistunut ryhmittymän jäsen on tuottanut ja miten poistuvan jäsenen tuottama osuus palvelusta toteutetaan jatkossa
- Jos ryhmittymään tulee uusi jäsen, ilmoita jäsenen tiedot (nimi ja Y-tunnus) ja minkä osan palvelusta uusi jäsen toteuttaa.
Sopimuskauden aikaisten muutosten hyväksyminen ja niiden voimaantulo edellyttävät aina Kelan etukäteen tehtyä hyväksyntää.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi. Kela on tämän jälkeen yhteydessä sinuun ja ilmoittaa muutoksen hyväksymisestä kirjallisesti.
Ilmoita Kelaan alihankinnassa tapahtuvista muutoksesta vähintään 3 kuukautta ennen muutosta.
Ilmoita seuraavat tiedot:
- mitä sopimusta/sopimuksia alihankinnan muutos koskee
- Yksilöi sopimus/sopimukset toimipisteittäin
- minkä osan kuntoutuspalvelusta poistunut alihankkija on tuottanut ja miten poistuvan alihankkijan tuottama osuus kuntoutus palvelusta toteutetaan jatkossa
- milloin muutos tulee voimaan
- Jos tulee uusi alihankkija, ilmoita alihankkijan tiedot (nimi ja Y-tunnus) ja minkä osan kuntoutuspalvelusta uusi alihankkija toteuttaa.
Sopimuskauden aikaisten muutosten hyväksyminen ja niiden voimaantulo edellyttävät aina Kelan etukäteen tehtyä hyväksyntää.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi Kela on tämän jälkeen yhteydessä sinuun ja ilmoittaa muutoksen hyväksymisestä kirjallisesti.
Ilmoita alihankinnan käyttöönottamisesta vähintään 3 kuukautta ennen muutosta.
Ilmoita seuraavat tiedot:
- mitä sopimusta/sopimuksia alihankinnan muutos koskee
- Yksilöi sopimus/sopimukset toimipisteittäin
- ilmoita alihankkijan tiedot (nimi ja Y-tunnus) ja minkä osan kuntoutuspalvelusta alihankkija toteuttaa.
Sopimuskauden aikaisten muutosten hyväksyminen ja niiden voimaantulo edellyttävät aina Kelan etukäteen tehtyä hyväksyntää.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi Kela on tämän jälkeen yhteydessä sinuun ja ilmoittaa muutoksen hyväksymisestä kirjallisesti.
Ilmoita muutosta uusiin tiloihin vähintään 3 kuukautta ennen muuttoa.
Tee hakemus uuden toimipisteen rekisteröintiä varten toimivaltaiselle rekisteröintiviranomaiselle (Lupa- ja valvontavirasto).
Ilmoita Kelaan seuraavat tiedot:
- mitä sopimusta tai sopimuksia toimitilamuutos koskee
- yksilöi sopimus tai sopimukset toimitiloittain
- vanhan toimitilan osoite ja uuden toimitilan osoite
- muuttopäivä
- täyttävätkö uudet toimitilat palvelukuvauksen tilavaatimukset
- rekisteröintiviranomainen
- rekisteröintipäätöksen päivämäärä
- yhteyshenkilön tiedot.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi.
Kela on tämän jälkeen yhteydessä sinuun ja ilmoittaa muutoksen hyväksymisestä kirjallisesti.
Jos toteutat alueellisesti rekisteröitävää palvelua ja yrityksesi toimitila muuttaa toiselle rekisteröitymisalueelle, irtisano vanhan toimipisteen sopimus rekisteröitymisjärjestelmässä. Irtisanomisaika on 60 päivää. Katso tarkemmin irtisanomisesta kohdasta Sopimuksen irtisanominen.
Rekisteröi uusi toimipiste rekisteröitymisjärjestelmässä ja varmista, että uudet toimitilat täyttävät kaikki rekisteröitymisehdot. Katso tarkemmin: Näin rekisteröidyt.
Ilmoita Kelaan toimitilan remontista vähintään 3 kuukautta ennen remontin alkua.
Ilmoita seuraavat tiedot:
- Mitä sopimusta tai sopimuksia muutos koskee?
- Yksilöi sopimus tai sopimukset toimipisteittäin.
- Milloin korjaus- tai muutostyöt alkavat ja päättyvät?
- Miten remontti vaikuttaa kuntoutuspalvelun toteuttamiseen?
- Täyttävätkö väliaikaiset toimitilat palvelukuvauksen mukaiset tilavaatimukset?
Ilmoita asiakkaille etukäteen sellaisista muutostöistä, jotka vaikuttavat asiakkaiden kuntoutuksen toteuttamiseen.
Sopimuskauden aikaisten muutosten hyväksyminen ja niiden voimaantulo edellyttävät aina Kelan etukäteen tehtyä hyväksyntää.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi. Kela on tämän jälkeen yhteydessä sinuun ja ilmoittaa muutoksen hyväksymisestä kirjallisesti.
Palveluntuottajana vastaat siitä, että kuntoutusta toteuttava henkilöstö on Kelan kuntoutuksen palvelukuvauksen mukainen.
Jos henkilöstössä tapahtuu muutoksia ja henkilöstö ei sen takia ole palvelukuvauksen mukainen, ilmoita asiasta välittömästi Kelaan.
Ilmoita seuraavat tiedot:
- mitä sopimusta tai sopimuksia muutos koskee
- yksilöi sopimus tai sopimukset toimipisteittäin
- selvitys henkilöstömuutoksesta, esim. millaisia muutoksia henkilöstössä tapahtuu ja miltä osin henkilöstö ei enää ole palvelukuvauksen mukainen.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi. Kela on tämän jälkeen sinuun yhteydessä ja sopii kanssasi jatkotoimenpiteistä.
Sopimuksen irtisanominen
Voit irtisanoa sopimuksen rekisteröitymisjärjestelmässä. Irtisanomisaika on 60 päivää.
- Valitse toimipiste, jonka sopimuksen haluat irtisanoa.
- Valitse Sopimukset ja rekisteröitymiset -sivulta se sopimus, jonka haluat irtisanoa. Valitse Irtisano sopimus.
- Anna päivämäärä, josta alkaen irtisanot sopimuksen.
- Valitse Lähetä.
- Saat vahvistuksen irtisanomisesta sähköpostilla, kun Kela on vastaanottanut ilmoituksen.
- Kela pyytää tarvittaessa lisätietoja.
Lähetä tiedot osoitteeseen kuntoutus_sopimushallinta@kela.fi
Laskutus
Laskuta palvelusta aiheutuvat kustannukset sopimuksen mukaisesti ja hintaliitteessä mainituilla hinnoilla.
Palvelu on laskutettava 2 kuukauden kuluessa kuntoutuksen antamisesta. Katso, mihin osoitteeseen voit lähettää kuntoutustilitykset. Jos toimitat laskusi poikkeuksellisesti myöhässä, ilmoita syy myöhästymiselle.
Jos asiakkaan kuntoutukseen on sisältynyt käyntikertoja tai seurantapäiviä, voidaan niiden kustannukset laskuttaa yhdessä tai useammassa erässä viimeistään 2 kuukauden kuluessa viimeisestä käyntikerrasta tai tapaamisesta.
Älä peri kuntoutujalta asiakasmaksua, omavastuuta tai muuta lisämaksua kuntoutuksesta, joka on palvelukuvauksen mukaista.
Kela maksaa laskun viimeistään 30 päivän kuluttua sen vastaanottamisesta. Kela korvaa vain toteutuneesta kuntoutuksesta aiheutuneet kustannukset. Jos kuntoutus keskeytyy, Kela maksaa palveluntuottajalle korvauksen kuntoutuksesta aiheutuneista kustannuksista keskeytymiseen saakka.
Käytä laskutuksessa Kelan lomaketta tilitys kuntoutuskustannuksista KU 206 (pdf) ja asiakaskohtaista lomaketta kuntoutuslasku KU 201 (pdf).
Sopimuksen mukaisia hintoja tarkistetaan kuluttajahintaindeksin ja ansiotasoindeksin muutoksen perusteella sopimuksessa kerrottuna ajankohtana. Kun hinnat muuttuvat indeksitarkistuksen vuoksi, Kela julkaisee uuden hintaliitteen kunkin kuntoutuspalvelun omalla verkkosivulla.
Hinnanmuutokset koskevat kuntoutusta, joka toteutetaan hinnanmuutoksen voimaantulopäivänä ja sen jälkeen.
Asiakkaan tietojen käsittely
Kuntoutuksen hyödyn arvioiminen
Kuntoutuspalvelun palvelukuvauksessa kerrotaan, koskeeko kuntoutuksen hyödyn arviointi ja raportointi kyseistä palvelua. Kelan kuntoutuksen hyödyn arvioinnissa verrataan asiakkaan kuntoutuksen päätösvaiheen mittaustuloksia alkuvaiheen tilanteeseen.
Lue lisää
Kela lähettää asiakkaille kuntoutuksen aikana tai viimeistään sen päättymisen jälkeen palautekyselyn, jolla arvioidaan kuntoutuksen asiakaslähtöisyyttä. Asiakas saa tekstiviestillä linkin verkko-osoitteeseen, jossa hän voi vastata kysymyksiin. Vastaaminen tapahtuu nimettömänä. Asiakas saa kuntoutuspäätöksen liitekirjeessä tiedon mahdollisuudesta antaa palautetta kuntoutuksestaan.
Kannusta asiakasta antamaan palautetta.
Lue lisää palautekyselystä ja tietojen näyttämisestä palveluntuottajahaussa (pdf).
Tulkkaus kuntoutuksessa
Kela järjestää asiakkaille vieraan kielen tulkkausta sekä vammaisten tulkkauspalveluja kuulovammaisille, kuulo-näkövammaisille ja puhevammaisille henkilöille.