Behandling av klientuppgifter och dokumentering av klienternas rehabilitering

Klientens personuppgifter får behandlas endast om det finns en lagstadgad grund för behandlingen. I annat fall krävs det att klienten, dvs. den registrerade, ger sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter. Samtycket ska uppfylla de krav som ställs i EU:s allmänna dataskyddsförordning, dvs. det ska vara en frivillig, specifik, informerad och otvetydig viljeyttring genom vilken den registrerade godkänner att personuppgifter som rör hen får behandlas.

Som serviceproducent ansvarar du för att visa att du behandlar personuppgifter på det sätt som förutsätts i lagstiftningen. Om du inhämtar eller lämnar ut uppgifter om en klient och du inte har någon lagstadgad rätt till detta, ska behandlingen av uppgifterna grunda sig på klientens samtycke.

FPA rekommenderar att du ber att få klientens samtycke skriftligen. På så sätt kan du vid behov påvisa att klienten har gett sitt lagenliga samtycke till att hens personuppgifter får behandlas.

FPA lämnar ut handlingar som gäller klienter endast för att användas vid klienternas rehabilitering. Om du har för avsikt att använda en klients personuppgifter för något annat ändamål, ska du begära klientens samtycke till att hens personuppgifter får behandlas. 

Om en klients uppgifter används i forskningssyfte antingen under eller efter rehabiliteringen ska du inhämta ett skriftligt samtycke av klienten. Ansök dessutom om forskningstillstånd av FPA. För att få forskningstillstånd behöver du eventuellt också ett utlåtande av den etiska kommittén. Du ansvarar tillsammans med den som bedriver forskningen (forskare eller forskningsinrättning) för att ett behövligt utlåtande av den etiska kommittén har begärts.

Läs mer om forskningstillstånd som gäller rehabiliteringstjänster.

FPA utför kvalitetsrevisioner av de rehabiliteringstjänster som ordnas av FPA för att säkerställa kvaliteten. Därför måste klienternas uppgifter lagras åtminstone så länge som avtalet mellan FPA och serviceproducenten är i kraft.

Lagringen av personuppgifter regleras också i dataskyddslagstiftningen och speciallagstiftningen om personuppgifter. Det föreskrivs till exempel särskilt om förvaringen av journalhandlingar i patientlagen och kunduppgiftslagen.

När rehabiliteringen dokumenteras hjälper det dig att planera och genomföra rehabiliteringen och att utvärdera och följa upp rehabiliteringens effekter. God dokumentering bidrar till att klienten får rehabilitering av hög kvalitet. 

Med hjälp av dokumentationen kan du visa hur du har genomfört rehabiliteringen. God rehabiliteringspraxis omfattar även dokumentering. Genom dokumentering säkerställer man att klientens och serviceproducentens rättigheter tillgodoses. Tack vare dokumenteringen bevaras uppgifterna också med tanke på en eventuell inspektion eller kvalitetsrevision.

I servicebeskrivningarna för olika rehabiliteringstjänster fastställs närmare hur respektive rehabiliteringstjänst ska dokumenteras. Mer information finns i kapitlet ”Dokumentation” i den allmänna delen av servicebeskrivningen eller i kapitlet ”Dokumentation” i den bilaga till servicebeskrivningen som heter ”Allmänna krav för genomförandet av rehabilitering”.

När du berättar om dokumentation för en klient

• kan hen lita på att du registrerar och behandlar uppgifter om hen på ett lagenligt, omsorgsfullt och tillförlitligt sätt
• förstår hen vilka uppgifter du registrerar om hen och varför du gör det
• blir hen medveten om sin rätt att ta del av de handlingar som upprättats om hen.