Vanliga frågor om arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar
Patienthandlingar som har uppkommit på basis av verksamhet som betalas med servicesedlar eller betalningsförbindelser omfattas inte av tjänsten. Detsamma gäller material som har beställts av kommunala aktörer. Den som ansvarar för förvaringen och arkiveringen av materialet är i dessa fall den aktör som har beställt tjänsten, med andra ord kommunen, samkommunen eller välfärdsområdet.
FPA tar emot patient- och klienthandlingar då ansvaret för att arkivera och förvara dem vilar på den tjänsteproducent som har upphört med sin verksamhet. Sådana är till exempel handlingar som hänför sig till besök som patienten eller klienten själv betalar.
FPA kan ta emot materialet om ni har kommit överens om det här med din kollega. Det är bra om avtalet finns i skriftlig form, och att lämna in det till FPA gör att ärendet löper smidigare. Utan avtal tillhör materialet din kollega, som är personuppgiftsansvarig för materialet. Om din kollega så önskar kan han eller hon själv ingå ett avtal med FPA om att överlämna det. Om en självständig yrkesutövare har avlidit är det dödsboet som ansvarar för materialet.
FPA tar emot material från dödsbon, om den personuppgiftsansvariga har avlidit och om det har avtalats med dödsboet om att materialet ska överlåtas. Material från ett konkursbo eller ett bolag som är i likvidation tas emot, om bolagets verksamhet har upphört och det inte finns någon som tar över affärsverksamheten. Konkursboet ska se till att patient- och klienthandlingarna hör till konkursboets registerföring och inte exempelvis till registerföringen hos en självständig yrkesutövare som har varit verksam i företaget.
Alla handlingar ska lämnas in till arkiveringstjänsten samtidigt. Man kan inte lämna in klient- och patienthandlingar till arkiveringstjänsten till exempel för tillfällig förvaring.
Om ansvaret för de social- och hälsovårdstjänster som ditt företag har ordnat överförs på en annan serviceproducent ska handlingarna överföras till serviceproducentens registerföring. I den anmälan om att verksamheten har upphört som ska skickas till Tillstånds- och tillsynsverket ska man beskriva var materialet förvaras efter försäljningen av företaget.
Vid fusion övergår handlingarna till den som fortsätter verksamheten. Denna ska se till att handlingarna arkiveras.
Det är möjligt att överlämna patient- och klienthandlingar först när serviceproduktionen har upphört, till exempel på grund av att man avslutar företagsverksamheten, byter bransch eller pensioneras. Dessutom ska en anmälan om att verksamheten avslutas göras till Tillstånds- och tillsynsverket. Kontakta FPA per e-post för att göra ett överlåtelseavtal (toimintansa.lopettaneet@kela.fi).
FPA-beslut, rehabiliteringsbeslut, remisser och kopior av andra aktörers material (t.ex. kopior av läkarutlåtanden) ska tas bort från det material som skickas till FPA. Endast patient- och klienthandlingar som kommit till inom den egna verksamheten ska lämnas in till FPA. Kontrollera i anvisningen Förberedelse av patient- och klienthandlingar för transport och arkivering (pdf) vad annat som ska tas bort från materialet.
När patient- eller klientarbetet upphör kan materialet överlämnas till FPA, om du har gjort en anmälan om att verksamheten upphör till Tillstånds- och tillsynsverket.
Arkiveringstjänsten tar emot de elektroniska handlingarna om de inte redan har sparats i Kanta-tjänsterna. Ta kontakt per e-post på adressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi och meddela de uppgifter som behövs för ett överlåtelseavtal.
Om du är ansluten till Kanta-tjänsterna ska du ta kontakt på adressen kanta@kanta.fi per e-post och reda ut i vilken utsträckning de elektroniska handlingarna finns sparade eller kan sparas i Kanta-tjänsterna.
Ansvaret för förvaring och arkivering vilar på dig tills FPA har kvitterat att materialet har tagits emot.
FPA kan inte ta emot patienthandlingarna, eftersom företagets verksamhet fortsätter. Arkiveringstjänsten är endast avsedd för serviceproducenter som har upphört med sin verksamhet.
FPA:s serviceställen eller servicepunkter kan inte ta emot material. De gör inte heller upp avtal eller kommer överens om tidtabeller för överlåtelse av material.
Ta kontakt per e-post på adressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi. Om du inte kan leverera materialet själv kan du anlita ett transportföretag.
Kontrollera vilka av FPA:s verksamhetsställen som tar emot material (pdf).