FPA:s övriga dataskyddsbeskrivningar

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
020 634 11 www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter

2 Kontakter i ärenden som gäller registret

I ärenden som gäller det elektroniska registret över arbetssökande kan man kontakta FPA:s rekryteringsteam på adressen rekrytointi@kela.fi.

3 Registrets namn och de registrerade

Elektroniskt register över arbetssökande.

Registrerade i det elektroniska registret över arbetssökande är FPA:s interna och externa arbetssökande. Lediga jobb hos FPA tillsätts genom ett ansökningsförfarande som kan vara offentligt, internt eller riktat. Alla lediga jobb läggs ut i FPA:s rekryteringssystem, vilket gör det möjligt att administrera rekryteringsprocessen. Rekryteringssystemet är den huvudsakliga kanalen för att lämna in jobbansökningar.

Den arbetssökande skapar en egen profil i systemet. Den arbetssökande kan när som helst ta bort sin profil och därtill hörande bilagor från rekryteringssystemet. Den arbetssökande kan i rekryteringssystemet också återta sin ansökan medan den fortfarande är under behandling.

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

I samband med rekryteringsprocessen sörjer FPA för de arbetssökandes integritetsskydd och behandlar deras personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att samla in behövliga uppgifter om den arbetssökande för att kunna genomföra rekryteringsprocessen och fatta beslut om vem som ska väljas samt informera om detta. Uppgifter om den arbetssökande används också för att genomföra en responsenkät.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är artikel 6.1 b i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 (nedan dataskyddsförordningen), det vill säga vidtagandet av åtgärder innan ett eventuellt arbetsavtal ingås. Till den del behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvariga ska kunna fullgöra sin rättsliga förpliktelse, är grunden för behandlingen en rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen). Utöver det som konstaterats ovan kan den arbetssökandes personuppgifter i vissa situationer behandlas med stöd av artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen, det vill säga med den registrerades samtycke.

Till den del personuppgifter behandlas med den registrerades samtycke kan den registrerade återkalla sitt samtycke när som helst genom att meddela den personuppgiftsansvariga om detta. Återkallandet påverkar inte lagligheten hos sådan behandling av personuppgifter som skett innan samtycket återkallades.

I samband med rekryteringsprocessen kan FPA be den arbetssökande om samtycke till att en lämplighetsbedömning genomförs. FPA kan låta göra en säkerhetsutredning gällande den som väljs med dennes samtycke. Närmare information om säkerhetsutredningsförfarandet och de rättigheter som den som är föremål för en säkerhetsutredning har finns på skyddspolisens webbplats.

5 Registrets datainnehåll

FPA samlar in sådana uppgifter om den arbetssökande som är nödvändiga för rekryteringsprocessen och enbart i den omfattning som behövs för att rekryteringen ska kunna genomföras.

FPA kan i samband med rekryteringsprocessen behandla bland annat följande personuppgifter som gäller arbetssökande:

• den arbetssökandes identifierings- och kontaktuppgifter (för- och efternamn, tilltalsnamn, e-postadress, gatuadress, postnummer, postanstalt, land, telefonnummer och eventuellt foto)
• uppgifter som den arbetssökande själv har lämnat in om till exempel sin kompetens, utbildning och arbetserfarenhet, sina språkkunskaper samt andra uppgifter som den sökande har lämnat in i samband med ansökan, såsom meritförteckning och ansökningsbrev
• videointervjumaterial och referenser inklusive kontaktuppgifter
• utlåtande om lämplighetsbedömning och resultatet av en säkerhetsutredning

Uppgifterna kan variera beroende på de uppgifter som den sökande själv har lämnat in och den uppgift som söks.

För- och efternamn, gatuadress, postnummer och postanstalt samt telefonnummer för den person som ska anställas överförs från rekryteringssystemet till FPA:s HR-system.

I samband med användningen av webbsidan ura.kela.fi samlas det in kakor som är nödvändiga för tjänstens tekniska funktion och för tillhandahållandet av tjänsten. Kakorna är huvudsakligen sessionskakor som raderas efter sessionens slut, med undantag av en kaka som används för administration av kakbannern på webbplatsen i fråga.

Då en intern arbetssökande använder rekryteringssystemet används nödvändiga kakor som möjliggör inloggning i tjänsten. Kakorna är huvudsakligen sessionskakor, med undantag av kakor som används för att hantera enkel inloggning (SSO).

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna fås i regel av den arbetssökande själv då hen registrerar sig i rekryteringssystemet och skapar en profil och lämnar en ansökan om den lediga uppgiften. En registrerad arbetssökande kan också senare komplettera uppgifterna som gäller hens arbetsansökningar. Om en lämplighetsbedömning och/eller säkerhetsutredning utförs gällande den sökande och med den sökandes samtycke, får FPA också uppgifter av den serviceproducent som utför lämplighetsbedömningen och av skyddspolisen. Om FPA i rekryteringsprocessen använder sig av en serviceproducent som utför headhunting, fås uppgifter även av serviceproducenten i fråga. Dessutom fås uppgifter av eventuella referenser som den sökande har uppgett.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter ur det elektroniska registret över arbetssökande kan lämnas ut endast inom ramen för vad lagstiftningen tillåter och förutsätter. Uppgifter utlämnas till myndigheter som ber om dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Uppgifter ur det elektroniska registret över arbetssökande kan till behövliga delar lämnas ut till en serviceproducent som utför lämplighetsbedömning eller headhunting och som antingen med stöd av ett avtal eller på uppdrag behandlar personuppgifter för FPA:s räkning. Om den sökande kallas till en videointervju, överförs hens namn och e-postadress till den videointervjuapplikation som FPA använder för att skicka kallelsen.

8 Serviceproducenters behandling av personuppgifter

I rekryteringsprocessen utnyttjar FPA utomstående serviceproducenter till exempel i samband med headhunting, lämplighetsbedömning eller videointervju via en app. Serviceproducenten behandlar uppgifterna med stöd av ett avtal eller uppdrag.

9 Överförande av uppgifter utanför EU eller EES

I regel överförs eller utlämnas registeruppgifter inte till länder utanför EU eller EES. Om uppgifter i samband med serviceproducentens behandling av dem behandlas utanför EU- eller EES-området, ser avtalsparterna till att behandlingen av personuppgifter genomförs i enlighet med tillämpliga dataskyddsbestämmelser.

10 Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiden, arkiveringen och förstöringen av uppgifter i anslutning till rekryteringsprocessen fastställs i enlighet med FPA:s plan för informationsstyrning.

Ansökningshandlingar sparas i rekryteringssystemet i två år. När det har gått två år sedan den senaste inloggningen i rekryteringssystemet anonymiseras den sökandes personuppgifter, varefter personen inte längre kan identifieras i rekryteringssystemet. När anonymiseringen har slutförts kan den inte återkallas, det vill säga det går inte längre att återställa uppgifterna i identifierbar form. Basuppgifter om interna sökanden sparas i rekryteringssystemet.

Serviceproducenter som har utfört lämplighetsbedömningar förvarar bedömningsutlåtanden i två år. FPA förstör utlåtandena efter att rekryteringen har avslutats.

11 Automatiskt beslutsfattande och profilering

Uppgifterna används inte för profilering och behandlingen av personuppgifter är inte kopplad till automatiskt beslutsfattande.

12 Principer för skydd av registret

Vid FPA iakttas datasäkerhet och skydd av personuppgifter systematiskt vid all användning och behandling av uppgifter. FPA behandlar alla personuppgifter datasäkert och på det sätt som lagstiftningen förutsätter. Alla som behandlar de personuppgifter FPA har är bundna av tystnadsplikt. Endast de personer som behöver uppgifterna i sitt arbete behandlar uppgifter ur det elektroniska registret över arbetssökande och detta görs i enlighet med respektive persons användarrättigheter.

13 Den registrerades rättigheter

Rätt att få tillgång till uppgifter

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse från den personuppgiftsansvariga på att personuppgifter som rör hen själv behandlas eller att de inte behandlas. Om dessa personuppgifter behandlas har den registrerade rätt att få tillgång till dem. Du kan själv granska uppgifterna i din profil och bilagorna där genom att logga in i rekryteringssystemet. Alternativt kan du begära uppgifterna från FPA.

Rätt att få uppgifter rättade

Den registrerade har rätt att begära att felaktiga och inexakta eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras. Du kan själv korrigera eller komplettera uppgifterna i din profil i rekryteringssystemet. Alternativt kan du begära att FPA rättar eller kompletterar uppgifterna.

Rätt att få uppgifter raderade

Den registrerade har i vissa situationer rätt att kräva att personuppgifter som gäller hen raderas ur registret. Du kan själv ta bort din profil i rekryteringssystemet. Om man tar bort sin profil anonymiseras person- och ansökningsuppgifterna i systemet. Observera att borttagande av profilen under en rekryteringsprocess tolkas som ett återkallande av ansökan. Alternativt kan du också begära att FPA raderar uppgifterna.

Rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter

Den registrerade har rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter i de fall som föreskrivs i lag. Du kan be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter om du till exempel anser att de uppgifter gällande dig som vi behandlar är felaktiga eller om de behandlas på ett lagstridigt sätt. I så fall kan vi behandla dina personuppgifter endast med ditt samtycke eller för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk eller skydda en annan persons rättigheter eller på grund av ett allmänintresse.

Om vi rättar, raderar eller begränsar behandlingen av dina uppgifter på din begäran, är vi skyldiga att i mån av möjlighet informera alla dem till vilka dina uppgifter tidigare har lämnats ut om rättelsen, raderingen eller begränsningen av behandlingen.

Rätt att överföra uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du själv har tillhandahållit den personuppgiftsansvariga i ett allmänt använt format så att du kan överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Utövande av den registrerades rättigheter

Du kan utöva de rättigheter som en registrerad konstateras ha ovan genom att skicka en begäran till kirjaamo@kela.fi.

Du kan kontakta FPA:s dataskyddsombud på adressen tietosuoja@kela.fi.

Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen.

Dataombudsmannens byrå
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja@om.fi

Använd justitieministeriets tjänst för säker e-post (Turvaviesti) om du skickar känsliga eller sekretessbelagda uppgifter. Anvisningar för hur man skickar ett meddelande via Turvaviesti hittar du på dataombudsmannens byrås webbplats på adressen www.tietosuoja.fi.

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 HELSINGFORS eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11,  www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Jarmo Partanen
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Systemet för hantering av administrativa handlingar (före detta systemet för registrering och arkivering av administrativa handlingar)

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Registret används för registrering, hantering och lagring av administrativa ärenden och handlingar samt för elektronisk signering av administrativa handlingar. Behandlingen grundar sig på skötseln av FPA:s lagstadgade uppgifter.

5 Registrets datainnehåll

Registret innehåller uppgifter om anhängiga och avslutade ärenden och därtill hörande handlingar samt kontaktinformation till personer och organisationer som anhängiggjort ärenden och varit involverade i handläggningen av ärenden. Det kan vara fråga om till exempel begäranden om utlåtande, utnämningar till arbetsgrupper, förvaltningsklagan, klagomål, begäranden om utredning, upphandlingsärenden, begäranden om logguppgifter och begäranden om kontroll av registeruppgifter.

Om personer och organisationer som varit involverade i behandlingen av ärenden sparas följande identifieringsuppgifter:

• namn
• adress
• e-postadress
• telefonnummer
• kontaktperson
• organisation
• befattningsbeteckning

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna i registret fås ur handlingar som privatpersoner, sammanslutningar och myndigheter lämnat in, ur administrativa handlingar som gjorts upp vid FPA samt av de registrerade själva. Uppgifter fås i samband med hanteringen av administrativa ärenden, till exempel av riksdagens justitieombudsman, polisen och ministerier samt av FPA:s avtalsparter och serviceproducenter. Uppgifter fås också av privatpersoner, till exempel i samband med att ett administrativt ärende inleds.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Personuppgifter som finns i registret kan på begäran lämnas ut till myndigheter eller andra aktörer, om den som begär uppgifterna har en lagstadgad rätt att få dem.

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna har fastställts i FPA:s plan för datastyrning i enlighet med lagstiftningen och Riksarkivets anvisningar.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör hen själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi  

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör hen raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. 

En registrerad som vill få uppgifter som rör hen raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om hen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Uppgifterna i registret används i det syfte som beskrivs i respektive upphandlingsprocess, t.ex. för att kontrollera uppgifterna i ett anbud.

Dataskyddsbeskrivning för register över upphandlingar

1 Personuppgiftsansvarig

​​​​​​Folkpensionsanstalten (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Hannamaija Haiminen
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Register över uppgifter som anknyter till upphandling.

4 Syftet med och grunden för behandling av personuppgifter

Registret används för att genomföra offentlig upphandling enligt lagen om offentlig upphandling 1397/2016 eller lagen om offentlig försvars- och säkerhetsupphandling 1531/2011. Uppgifterna i registret används i det syfte som beskrivs i respektive upphandlingsprocess, t.ex. för att kontrollera uppgifterna i ett anbud.

Andra behandlingssituationer kan hänföra sig till förfaranden som gäller sökande av ändring i upphandlingsbeslut eller begäran om information om upphandlings-dokument. Grunden för behandlingen av personuppgifter är således den person-uppgiftsansvarigas rättsliga förpliktelse.

FPA har i tillämpliga delar ett behov av att utnyttja datainnehållet i detta register också för upphandlingsprocesser som faller utanför upphandlingslagens tillämpningsområde (små upphandlingar). För att utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse har FPA då en grund för behandling av personuppgifter vid upphandlingen för att kunna utföra sina på lag grundade uppgifter.  

5 Registrets datainnehåll

De personuppgifter som behandlas i samband med FPA:s upphandlingsförfaranden innehåller i regel namn på anbudsgivarnas kontaktpersoner, den organisation som de representerar, positionsuppgifter i den representerade organisationen, telefonnummer, adressuppgifter och e-postadresser.

När det gäller ansvarspersonerna vid anbudsgivarföretagen kan de uppgifter som behandlas utöver de ovan nämnda även bestå av födelsedatum som framgår av fullgöranderapporten eller beställaransvarsrapporten, som upprättas av enheten för utredning av grå ekonomi vid Skatteförvaltningen, och av straffregisteruppgifter om ansvarspersonerna i enlighet med vad som förutsätts i upphandlingslagen.

I en del fall kan även uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet hos anbudsgivarnas personal behandlas (t.ex. vid konkurrensutsättningar där anbudsgivaren redan i anbudsskedet utser t.ex. en konsult och presenterar hans eller hennes utbildning och arbetserfarenhet).

När det gäller referenser som i vissa fall begärs vid anbudsbegäran kan man behandla namnet på kontaktpersonen för referensobjektet, den organisation han eller hon representerar, positionsuppgifter i den representerade organisationen, telefonnummer, adressuppgifter, e-postadresser och uppgifter om referensobjektet.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter fås i samband med upphandling enligt upphandlingslagen av de anbudsgivare eller anbudssökande som deltagit i eller lämnat anbud i FPA:s offentliga upphandlingar. Anbudsgivarna eller de anbudssökande lämnar själva in uppgifterna till FPA. Utdrag ur straffregistret får FPA av anbudsgivarna på begäran.

Uppgifterna i fullgörandeutredningen fås från Skatteförvaltningens enhet för utredning av grå ekonomi med stöd av lagen om Enheten för utredning av grå ekonomi 1207/2010.

FPA får också uppgifter från allmänna källor, inklusive handelsregistret som upprätthålls av Patent- och registerstyrelsen, tjänsten Pålitlig partner som upprätthålls av Vastuu Group Oy (beställaransvarsrapport) samt Suomen Asiakastieto Oy:s och Bisnode Finland Oy:s företagskreditupplysningsregister.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut. Uppgifter kan dock fallspecifikt utlämnas till instanser som ber om dem med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). En myndighets uppgifter och handlingar är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

8 Överförande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Uppgifterna lagras så länge som lagstiftningen kräver.

Lagringstiderna baserar sig på arkiv- och speciallagar samt på verksamhetens behov av att dokumentera och garantera rättssäkerheten för såväl myndigheten som enskilda personer och sammanslutningar.

Upphandlingsdokument (inklusive anbud) lagras i regel i 10 (tio) år, om inte annat bestäms i lagstiftningen eller myndighetsdirektiv.

Med stöd av lagstiftningen kan handlingar förvaras även längre såsom till exempel:

• Det utvalda anbudet jämte bilagor förvaras alltid åtminstone så länge som upphand-lingsavtalet och de förpliktelser som grundar sig på det är i kraft.
• Upphandlingsdokument (inklusive anbud) som gäller besvärsprocesser ska alltid för-varas åtminstone den tid som besvärsprocessen varar och som åtgärderna för att slut-föra besvärsprocessen kräver.

Uppgifter i straffregisterutdrag lagras inte utan återlämnas eller förstörs omedelbart efter det att utdragen kontrollerats.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.
Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.
En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.
I begäran ska uppges

•    vilken uppgift som är felaktig
•    på vilken grund uppgiften är felaktig
•    hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.  
En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Registret innehåller sådana uppgifter om leverantörerna och kunderna som behövs för hantering och arkivering av FPA:s försäljnings- och inköpsfakturor.

Dataskyddsbeskrivning: Leverantörsregistret för inköpsreskontran och kunddataregistret för försäljningsfakturorna

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450
00056 HELSINGFORS eller Nordenskiöldsgatan 12
00250 HELSINGFORS
020 634 11
http://www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Jarkko Malinen
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Leverantörsregistret för inköpsreskontran och kunddataregistret för försäljningsfakturorna

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Registret innehåller sådana uppgifter om leverantörerna och kunderna som behövs för hantering och arkivering av FPA:s försäljnings- och inköpsfakturor. Med hjälp av uppgifterna betalas inköpsfakturor till sammanslutningar och privatpersoner och fakturor som anställda tillställt personalförvaltningen samt faktureras sammanslutningar och privatpersoner. Uppgifterna i registret används vid rapportering av faktureringen.

Behandlingen av uppgifter grundar sig på skötseln av FPA:s lagstadgade uppgifter och på verkställande av avtal.

5 Registrets datainnehåll

Uppgifter om betalningsmottagaren (sammanslutning eller privatperson):

•  namn
•  bankkonto
•  adress för e-faktura
•  FO-nummer
•  kontaktinformation
•  landskod
•  kundkontokategori, leverantörskontokategori
•  förskottsuppbördsregistreringens giltighet
•  betalningsuppgifter

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna om leverantörer hos inköpsreskontran sparas i registret som en kombination av uppgifter som leverantörerna själva lämnat (t.ex. på fakturan) och uppgifter som hämtats ur myndighetsregister (t.ex. https://www.ytj.fi/sv/index.html).

Uppgifterna om FPA:s anställda sparas som uppgifter om leverantörer och vid behov som uppgifter om kunder utifrån personalförvaltningens uppgifter.

Uppgifterna om kunderna hos försäljningsfaktureringen sparas i registret utifrån uppgifter som kunderna själva lämnat.

En del av leverantörsuppgifterna för kund- och inköpsreskontran inom försäljningsfaktureringen sparas i form av uppgifter som hämtas ur FPA:s övriga register.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Inget regelmässigt utlämnande av uppgifter.

8 Överförande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Kunduppgifterna hos leverantörs- och försäljningsfaktureringen inom inköpsreskontran lagras i enlighet med kraven i bokföringslagen.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få åtkomst till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna från FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

•  vilken uppgift som är felaktig
•  på vilken grund uppgiften är felaktig
•  hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.

En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Syftet med behandlingen av uppgifterna är att skicka nyhetsbrev från FPA till dem som prenumererat på nyhetsbrev.

Dataskyddsbeskrivning för FPA:s nyhetsbrev

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 HELSINGFORS eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11
http://www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Heidi Blomqvist
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Adressregister för FPA:s nyhetsbrev

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen är att skicka nyhetsbrev från FPA till dem som har prenumererat på nyhetsbrev. Registret består bl.a. av prenumerationer som inkommit via prenumerationsblanketten för nyhetsbrev (se punkt 6). När en prenumerant prenumererar på ett nyhetsbrev ger prenumeranten sitt samtycke till att uppgifterna behandlas.

För att man ska kunna utveckla nyhetsbreven följer verktyget för nyhetsbrev med hjälp av pixlar hur ett nyhetsbrev och länkarna öppnas:

• vilka ämnen i nyhetsbrevet som har lästs  
• vilka dagar och vid vilka tidpunkter nyhetsbrevet har lästs.

Uppgifterna kan följas på individnivå. Endast de personer som har skrivit nyhetsbreven har i enlighet med sina ansvarsuppgifter rätt att följa statistiken.

Personuppgifterna lämnas inte ut till utomstående och används inte för kommersiella marknadsföringsändamål.

5 Registrets datainnehåll

Registret innehåller uppgifter om kunderna enligt följande indelning: e-postadress och bakgrundsorganisation. Utöver detta utnyttjas IP-adresser vid uppföljningen av när länkar öppnas.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Registret sammanställs utgående från adressuppgifter från FPA:s kommunikationsgrupps samarbetspartner, allmänt tillgängliga källor på nätet och prenumerationer som gjorts med prenumerationsblankett.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut.

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Personuppgifterna sparas så länge som ett visst nyhetsbrev publiceras. Personuppgifterna utplånas om prenumeranten säger upp alla sina prenumerationer på nyhetsbrev. Personuppgifterna utplånas också om e-postadressen inte längre är i användning.

10 Principer för skydd av registret

FPA är omsorgsfull i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter undertecknar en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna från FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.
En prenumerant kan rätta felaktiga uppgifter via en länk i slutet av nyhetsbrevet.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

En prenumerant kan säga upp prenumerationen på ett nyhetsbrev och då utplånas uppgifterna ur registret. Uppgifterna kan också raderas ur registret på prenumerantens begäran och därmed upphör prenumerationen. Begäran om radering av uppgifter ska skickas till adressen vietinta@kela.fi.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Syftet med behandlingen är att skicka nyhetsbrev från FPA till dem som har prenumererat på nyhetsbrev till privatpersoner. Personuppgifter lämnas inte ut till utomstående och används inte för kommersiella marknadsföringsändamål.

Dataskyddsbeskrivning för FPA:s nyhetsbrev till privatpersoner

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA), PB 450, 00056 HELSINGFORS

eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS

020 634 11

www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Siiri Kärkkäinen

Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Adressregister för FPA:s nyhetsbrev till privatpersoner

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen är att skicka nyhetsbrev från FPA till dem som har prenumererat på nyhetsbrev. Registret består av prenumerationer som inkommit via prenumerationssidan för nyhetsbrev på fpa.fi. När en prenumerant prenumererar på ett nyhetsbrev ger hen sitt samtycke till att uppgifterna behandlas.

För att man ska kunna utveckla nyhetsbreven följer verktyget för nyhetsbrev med hjälp av pixlar hur ett nyhetsbrev och länkarna öppnas:

• vilka ämnen i nyhetsbrevet har lästs  
• vilka dagar och vid vilka tidpunkter nyhetsbrevet har lästs.

Uppgifterna kan följas på individnivå. Endast de personer som har skrivit nyhetsbreven har i enlighet med sina ansvarsuppgifter rätt att följa statistiken.

Personuppgifter lämnas inte ut till utomstående och används inte för kommersiella marknadsföringsändamål.

5 Registrets datainnehåll

Registret innehåller följande uppgifter om prenumeranterna: förnamn, efternamn, e-postadress, postnummer och födelseår. Vid uppföljningen av hur länkar öppnas används dessutom IP-adresser.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Registret innehåller de prenumerationer som inkommit via prenumerationssidan för nyhetsbrev på fpa.fi.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut.

8 Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifterna lagras så länge som nyhetsbrevet publiceras och prenumeranten har en gällande prenumeration. Personuppgifterna tas bort om prenumeranten säger upp sin prenumeration eller om e-postadressen inte längre fungerar.

Personuppgifterna kan även tas bort om prenumeranten inte öppnat nyhetsbrevet inom en viss tid (6 månader). Innan uppgifterna raderas skickas prenumeranten en separat förfrågan om huruvida hen önskar fortsätta prenumerera på nyhetsbrevet.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten iakttas.

Alla FPA-anställda som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har en registrerad rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör hen ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi.

Begäran kan också göras per telefon, genom ett besök på något av FPA:s serviceställen eller med ett meddelande i MittFPA.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har en registrerad rätt att få felaktiga uppgifter som rör hen rättade.

En prenumerant kan rätta felaktiga uppgifter via en länk i slutet av nyhetsbrevet.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har en registrerad rätt att få personuppgifter som rör hen raderade ur registret.

Prenumerationen kan när som helst avslutas via länken i nyhetsbrevet, varvid uppgifterna tas bort från registret. Uppgifterna kan också raderas ur registret på prenumerantens begäran och därmed upphör prenumerationen. Begäran om radering av uppgifter ska skickas till adressen viestinta(at)kela.fi.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har en registrerad rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om hen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Syftet med behandlingen av uppgifterna är att skicka meddelanden via tjänsten STT. Personuppgifterna lämnas inte ut till utomstående och används inte för kommersiella marknadsföringsändamål.

Dataskyddsbeskrivning för FPA:s meddelandedistribution

1 Registeransvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)

PB 450, 00056 HELSINGFORS eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS

Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Minna J. Rantala
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Mottagare av FPA:s meddelanden

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av uppgifterna är att skicka meddelanden via tjänsten STT. Personuppgifter lämnas inte ut till utomstående och används inte för kommersiella ändamål.

Grunden för behandlingen av uppgifter är utförande av en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning; 4 § i dataskyddslagen). Ytterligare en grund för behandlingen är att den registrerade har lämnat sitt samtycke till att hans eller hennes personuppgifter behandlas.

5 Registrets datainnehåll

Registret innehåller e-postadresser.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter överlåts inte regelmässigt till utomstående.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut.

8 Överförande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Personuppgifterna sparas så länge som listan för meddelandedistribution används.

Personuppgiften stryks om beställaren annullerar sin beställning av meddelanden. Personuppgiften stryks också om e-postadressen inte längre är giltig.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få åtkomst till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

12 Rätt till rättelse

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

13 Rätt till radering av uppgifter

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. 

En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Dataskyddsbeskrivning som gäller mittiallt.fi

Den här dataskyddsbeskrivningen gäller endast webbplatsen mittiallt.fi. Mittiallt.fi är FPA:s webbmedium för kunder. Mittiallt.fi erbjuder människonära kundberättelser för FPA:s kunder som kompletterar sakinnehållet på fpa.fi.

1 Registeransvarig

Folkpensionsanstalten (FPA)
PB 450, 00056 Helsingfors eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 Helsingfors
Tfn 020 634 11 (växel)
www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Dataskyddsbeskrivning som gäller mittiallt.fi

4 Vilka uppgifter samlas in och hur samlas uppgifterna in?

På webbplatsen Mittiallt.fi används inte kakor. Uppgifter om besökarna samlas in med de kakfria metoder som webbanalysverktyget Matomo erbjuder. Uppgifterna används enbart av FPA och de lämnas inte ut till utomstående.

Bland annat följande uppgifter samlas in om användningen av webbplatsen Mittiallt.fi:

• via vilken kanal besökaren kommer in på Mittiallt.fi
• vilken enhet och webbläsare besökaren använder
• vilka sökord besökaren använder

5. För vilka ändamål samlas uppgifterna in?

FPA använder uppgifter som den samlat in för att säkra att webbplatsen fungerar tekniskt och för att trygga datasäkerheten. 

6. Överförande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

7. Hur skyddas uppgifterna?

Vid FPA beaktas datasäkerheten och skyddet av personuppgifter systematiskt vid all användning och behandling av uppgifter. Datasäkerheten och användbarheten hos personuppgifterna säkras med ändamålsenliga tekniska och administrativa Dataskyddsbeskrivning 4 (5) åtgärder. FPA behandlar alla personuppgifter på ett sätt som beaktar datasäkerheten och följer lagen. Alla som behandlar personuppgifter vid FPA undertecknar en förbindelse om tystnadsplikt. Endast de personer som behöver uppgifterna i sitt arbete använder registret, i enlighet med sina användarrättigheter. Uppgifterna behandlas också av FPA:s utomstående samarbetspartner i enlighet med separata avtal. Då har FPA:s utomstående samarbetspartner rollen av registerförare.

8. Hur länge lagras uppgifterna?

När FPA inte längre behöver de personuppgifter som den samlat in förstörs uppgifterna på ett säkert sätt.

9. Vilka rättigheter har användaren?

Besökaren har rätt att kontrollera de uppgifter som samlats in om honom eller henne och be att felaktiga uppgifter rättas. Besökaren kan kontrollera sina personuppgifter eller be om rättelse genom att skicka en begäran om detta till FPA. I begäran ska man specificera den felaktiga uppgiften, varför den är felaktig och hur den borde rättas. Begäran kan framställas per telefon, med ett meddelande i e-tjänsten, med en skriftlig begäran till FPA:s registratorskontor eller vid ett personligt besök på FPA-byrån. Kontaktinformation finns i punkt 1.

10. Förändringar

FPA kan tidvis ändra den här dataskyddsbeskrivningen utan att separat informera om det

Registret används för registrering, behandling och lagring av handlingar när en begäran om utlåtande gällande ett forskningsprojekt skickats till FPA:s forskningsetiska kommitté för etisk förhandsbedömning.

Dataskyddsbeskrivning för FPA:s forskningsetiska kommitté

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 HELSINGFORS eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
020 634 11,   http://www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Seita Laaksoviita
kela.tutkimuseettinen.tmk@kela.fi
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Register över begäranden om utlåtande av FPA:s forskningsetiska kommitté

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Registret används för registrering, behandling och lagring av handlingar när en begäran om utlåtande gällande ett forskningsprojekt skickats till FPA:s forskningsetiska kommitté för etisk förhandsbedömning. Behandlingen av uppgifter grundar sig på skötseln av FPA:s lagstadgade uppgifter (se lag om Folkpensionsanstalten 2 §).

5 Registrets datainnehåll

Registret innehåller följande personuppgifter:

• den projektansvariga forskarens namn, befattningsbenämning, utbildning, viktigaste arbetsuppgifter, organisation, adressuppgifter, e-postadress och telefonnummer
• uppgifter om övriga forskare som medverkar i projektet: namn, utbildning, befattningsbenämning, organisation och viktigaste arbetsuppgifter.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifterna fås av den direkt av den registrerade själv.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Personuppgifter lämnas inte ut till andra än medlemmar av FPA:s forskningsetiska kommitté.

8 Överförande av uppgifter utanför EU eller EES

Registrets uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Handlingarna gällande begäranden om utlåtande sparas permanent.

10 Principer för skydd av registret

FPA är omsorgsfull i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få åtkomst till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.
I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften bör rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.  

En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

FPA använder ett kameraövervakningssystem för att trygga kundernas och de anställdas liv och hälsa, egendom och information.

Dataskyddsbeskrivning för inspelningar från kameraövervakning

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11,  www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Anssi Suominen
anssi.am.suominen@kela.fi
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Kameraövervakning – inspelningar

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

FPA använder ett kameraövervakningssystem för att trygga kundernas och de anställdas liv och hälsa, egendom och information.

De uppgifter som samlas in genom kameraövervakningen behandlas för att FPA:s anställdas och kunders vitala intressen ska kunna skyddas och det allmänna intresset och utövandet av den offentliga makten ska kunna tillgodoses. Användningen av kameraövervakning grundar sig på 5 kap. 16 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (13.8.2004/759).

5 Registrets datainnehåll

Med kameraövervakningssystemet samlar man in och lagrar videomaterial om alla personer som kommer in i lokaler som övervakas med FPA:s kameraövervakning. De här personerna kan identifieras direkt eller indirekt utifrån sitt utseende. Med hjälp av kameraövervakningen behandlas också uppgifter om personers närvaro och beteende i de övervakade lokalerna.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter samlas in automatiskt med hjälp av övervakningskameror som är kopplade till övervakningssystemet. Uppgifterna sparas med hjälp av rörelsedetektion.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Vid brottsmisstanke kan uppgifter överlåtas till myndigheter i enlighet med finsk lagstiftning. Inom organisationen kan uppgifter överlåtas för utredning av brott och säkerhetsincidenter.

Uppgifter överlåts inte utanför EU eller för direktmarknadsföring.

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

De inspelningar som uppkommer genom kameraövervakningen lagras i 30 dygn. Med längden på lagringstiden försöker man säkerställa att eventuella säkerhetsincidenter som kameraövervakningssystemet spelat in hinner observeras och utredas. Systemet förstör inspelningarna automatiskt när lagringstiden har löpt ut.

Inspelningar som används för utredning av säkerhetsincidenter eller för förundersökning enligt förundersökningslagen lagras så länge utredningsprocessen, förundersökningen och den därpå följande rättsprocessen pågår. Också besvärstiderna ingår i tiden för rättsprocessen.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna. I arbetsenheterna finns det utsedda personer som har rätt att titta på inspelningarna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör hen ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

Begäran kan också göras per telefon eller i samband med ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA på adressen www.fpa.fi/mittfpa.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör hen rättade. Datainnehållet är videoinspelningar, vilka i regel inte innehåller fel eller något som behöver rättas.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör hen rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

• I begäran ska uppges
• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften bör rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

Begäran kan också göras per telefon eller i samband med ett besök på något av FPA:s serviceställen. Begäran kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA på adressen www.fpa.fi/mittfpa.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör hen raderade ur registret.

Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppfyllandet av en rättslig förpliktelse kräver behandling av uppgifterna eller om uppgifterna behandlas för utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller utövandet av den offentliga makt som hör till den personuppgiftsansvariga.

En registrerad som vill få uppgifter som rör hen raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA på adressen www.fpa.fi/mittfpa. Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att begränsa behandling 

Enligt artikel 18 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att i vissa situationer kräva att behandlingen av personuppgifter som rör hen begränsas. Uppgifterna får fortsättningsvis lagras men inte på andra sätt behandlas utan den registrerades samtycke, med undantag för sådana ändamål som separat anges i lagen, såsom fastställande av rättsliga anspråk.

En registrerad som vill begränsa behandlingen av uppgifter som rör hen ska fritt formulerat begära det av FPA. Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

15 Rätt att invända mot behandling

Enligt artikel 21 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att i vissa situationer invända mot behandlingen av personuppgifter som rör hen, såsom när grunden för behandlingen är utförandet av en uppgift av allmänt intresse eller utövningen av den offentliga makt som hör till den personuppgiftsansvariga och när det finns skäl som hänför sig till den registrerades specifika situation. 

Behandlingen ska avslutas såvida den personuppgiftsansvariga inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller att det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

En registrerad som vill invända mot behandlingen av uppgifter som rör hen ska fritt formulerat begära det av FPA. Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

16 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om hen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Hur ansökningar om forskningsfinansiering behandlas.

Dataskyddsbeskrivning för registret för ansökan om forskningsfinansiering enligt FRPL 12 §

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 HELSINGFORS eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11 http://www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Sari Miettinen
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Registret för ansökan om forskningsfinansiering enligt FRPL 12 §

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Hur ansökningar om forskningsfinansiering behandlas. Behandlingen grundar sig på skötseln av FPA:s lagstadgade uppgifter.

5 Registrets datainnehåll

Registret för ansökan om forskningsfinansiering innehåller

• namnet på den som undertecknat forskningsavtalet
• den projektansvariga forskarens namn, uppgiftsbeteckning, utbildning, organisation, adressuppgifter, e-postadress och telefonnummer
• de övriga i ansökan nämnda forskarnas namn, uppgiftsbeteckningar och organisationer samt
• den ansvariga forskarens och eventuellt de övriga forskningsgruppsmedlemmarnas meritförteckningar och publikationsförteckning.   

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifterna fås av de sökande själva.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Personuppgifter lämnas inte ut.

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Handlingarna förvaras antingen varaktigt eller en viss tid i enlighet med arkivbildningsplanen. I arkivbildningsplanen har även förvaringstiderna för personuppgifter fastställts.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.  

En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Registret används för att skicka FPA:s tryckta forskningspublikationer till organisationer och personer som har prenumererat på en tryckt publikation och meddelat sin adress för sändande av publikationen till den kontaktperson som upprätthåller en förteckning över utdelningsadresserna för FPA:s forskningspublikationer.

Dataskyddsbeskrivning för utdelningsadresser för FPA:s forskningspublikationer

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Tarja Hyvärinen
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Utdelningsadresser för forskningspublikationer

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Registret används för att skicka FPA:s tryckta forskningspublikationer till organisationer och personer som har prenumererat på en tryckt publikation och meddelat sin adress för sändande av publikationen till den kontaktperson som upprätthåller en förteckning över utdelningsadresserna för FPA:s forskningspublikationer.

Publikationerna skickas av tryckeriet Punamusta. FPA har ett avtal med tryckeriet Punamusta om att utdelningsadresserna för forskningspublikationerna behandlas på behörigt sätt. Varken Punamusta eller FPA lämnar ut adresser för marknadsföringsändamål. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på samtycke av den registrerade.

5 Registrets datainnehåll

Kundens namn och postadress

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Adresserna i registret har fåtts av kunderna själva.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut.

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Personuppgifterna sparas så länge som publikationsprenumerationen gäller. Uppgifterna raderas när kunden avslutar sin publikationsprenumeration.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till sina egna personuppgifter. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.  

En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Registret används då man skickar FPA:s tryckta forsknings- och statistikpublikationer till de instanser eller personer som beställer publikationer antingen per e-post eller via Helsingfors universitets digitala arkiv Helda.

Dataskyddsbeskrivning för beställningar av FPA:s forsknings- och statistikpublikationer

1 Personuppgiftsansvarig

Folkpensionsanstalten (FPA)
PB 450, 00056 FPA
Tfn 020 634 11 www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Tjänsten för forsknings- och statistikpublikationer, julkaisut@kela.fi
Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Adresser för beställning av FPA:s forsknings- och statistikpublikationer

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Registret används då man skickar FPA:s tryckta forsknings- och statistikpublikationer till de instanser eller personer som beställer publikationer antingen per e-post eller via Helsingfors universitets digitala arkiv Helda. Adressuppgifterna används också för fakturering av avgiftsbelagda publikationer. Adressuppgifterna lämnas inte ut till utomstående och används inte för marknadsföringsändamål.

5 Registrets datainnehåll

Kundens namn, postadress och e-postadress.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Adresserna i registret har fåtts av kunderna själva.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut.

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Uppgifterna förstörs när beställningen har levererats eller prenumerationen avslutats.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör honom eller henne själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.  

En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Syftet med att behandla personuppgifter är att övervaka att den genom lagstiftning reglerade skyldigheten att ordinera det billigaste biologiska läkemedlet eller biosimilaren följs.

Dataskyddsbeskrivning: Registret för tillsyn över ordination av biologiska läkemedel och biosimilarer

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Monika Fuss
laakevalvonta@kela.fi

3 Registrets namn

Registret för tillsyn över ordination av biologiska läkemedel och biosimilarer.

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Syftet med att behandla personuppgifter är att övervaka att den genom lagstiftning reglerade skyldigheten att ordinera det billigaste biologiska läkemedlet eller biosimilaren följs. Denna uppgift has om hand av FPA som övervakar de recept på biologiska läkemedel och biosimilarer som gjorts upp via receptcentret. FPA har rätt att få och behandla uppgifter som lagrats i receptcentret och som är nödvändiga för tillsynen. FPA har rätt att föra in uppgifterna i ett separat register för vilket FPA är personuppgiftsansvarig.
Den personuppgiftsansvarigas rättsliga förpliktelser är grunden för att behandla personuppgifter. Förpliktelserna baserar sig på följande lagrum:

Lag om elektroniska recept 61/2007

• 5 a § Förskrivning av biologiska läkemedel
• 24 b § Styrning och övervakning av förskrivningen av biologiska läkemedel
• 26 a § Påföljder vid försummelse av 5 a §
• 15 § Utlämnande av uppgifter till myndigheter och för vetenskaplig forskning

5 Registrets datainnehåll

Uppgifter som används vid tillsynen:

• uppgifter om elektroniska recept från receptcentret
• uppgifter av läkemedelsförskrivaren, såsom utredningar, meddelanden och kontaktinformation, inklusive de uppgifter om patientens hälsotillstånd eller sjukdom som ingår i journalhandlingarna för den som använder det biologiska läkemedlet eller biosimilaren
• läkemedelsförskrivarens namn, identifikationskod och hemadress från Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården
• uppgifter i anslutning till tillsynsåtgärder enligt 26 a § i lagen om elektroniska recept, såsom hörandebrev, anmärkningar, ålägganden och rättegångshandlingar
• handlingar som hänför sig till att verkställa vite
• uppgifter om läkemedelsförskrivare som är självständiga yrkesutövare och som använder datasystem som inte uppfyller villkoren i 5 b § i lagen om elektroniska recept.

6 Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna i registret kan fås från receptcentret, läkemedelsförskrivarna, Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården och Rättsregistercentralen.

7 Regelmässigt utlämnande av uppgifter

FPA kan lämna ut uppgifter ur registret till den läkemedelsförskrivare som är part i ett tillsynsärende samt till Rättsregistercentralen för verkställighet av vite.

Om det vid FPA:s övervakning kommer fram att en läkemedelsförskrivare som är självständig yrkesutövare använder ett datasystem som inte uppfyller kraven i 5 b § i lagen om elektroniska recept, kan FPA anmäla ärendet till det behöriga regionförvaltningsverket (24 b § i lagen om elektroniska recept).

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9 Lagringstider för personuppgifter

Handlingar som har skickats till och fåtts av läkemedelsförskrivare, besvärshandlingar och handlingar som hänför sig till att verkställa vite förvaras i 70 år från det att handlingen upprättades eller anlände till FPA.

Uppgifter om läkemedelsförskrivare som är självständiga yrkesutövare och som använder datasystem som inte uppfyller villkoren i 5 b § i lagen om elektroniska recept förvaras i ett år från det att uppgiften anmäldes till regionförvaltningsverket.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.
Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen.
En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör honom eller henne ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade.
En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör honom eller henne rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.
I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter.  
En registrerad som vill få uppgifter som rör honom eller henne raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/organisation-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande i e-tjänsten MittFPA.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

Användningen av Teams med samarbetspartner

Microsoft Teams är en kommunikationsapp för teamarbete. Man kan använda den för att hålla möten, skicka snabbmeddelanden och dela filer. Teams ingår i Microsofts molntjänsthelhet. FPA använder Teams för videomöten och för samarbete med sina partnerorganisationer.

De personuppgiftsansvariga är FPA och Microsoft. Vi behandlar personuppgifter för att möjliggöra användningen av tjänsterna samt för att utreda eventuella störnings- och felsituationer. Dessutom använder vi anonymiserade uppgifter om användningen av Teams för att analysera och utveckla våra tjänster. När du använder Teams för samarbete och kommunikation med FPA samtycker du till att dina personuppgifter behandlas i tjänsten.

Mer information om hur Microsoft behandlar personuppgifter finns här: Microsofts sekretesspolicy – Microsofts dataskydd

Personuppgifter

Följande användaruppgifter lagras i tjänsten: namnuppgifter, e-postadress, profilbild, uppgifter om deltagande, organisationsuppgifter, IP-adress och typ av enhet. Dessutom kan också filer som lagras i Teams eller det som användarna skriver i Teams innehålla personuppgifter.

Personuppgifter som lagras i samband med ett möte är videobild, om du har kameran på, och ljud, om du har mikrofonen på. Dessutom kan också den muntliga eller skriftliga diskussion som förs under mötet innehålla personuppgifter. Vi spelar inte in alla möten men den som arrangerar mötet kan spela in mötet om det finns särskilda skäl till det. Mötesarrangören meddelar vid mötets början om mötet kommer att spelas in, varför det spelas in och vad inspelningen ska användas till.

Sådana handlingar som innehåller personuppgifter lagrar vi i Teams i högst sex år.  Som standard lagras mötesinspelningar i 60 dagar. För mötestranskriptioner är standardlagringstiden också 60 dagar.

Personer utanför FPA som arbetar i våra Teams-team måste förnya sina användarrättigheter varje gång tidsfristen på 120 dagar löper ut.

Utlämnande av uppgifter

I normala fall lämnas uppgifter inte ut utanför EU- eller EES-området. I vissa fall kan personuppgifter som gäller användningen av Teams ändå överföras till områden utanför EU- eller EES-området.

Behandling av sekretessbelagda uppgifter i Teams

Behandla sekretessbelagda uppgifter i Teams efter noggrant övervägande. Sekretessbelagda uppgifter är t.ex. uppgifter om FPA:s kunder eller säkerhetsarrangemang. Se till att endast sådana personer som har rätt att se känsliga uppgifter som behandlas under ett möte deltar i mötet. Hantera endast sådana uppgifter som är nödvändiga för skötseln av ett ärende.

Kontroll, rättelse och radering av uppgifter

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi

Mer information om hur Microsoft behandlar personuppgifter finns här: Microsofts sekretesspolicy – Microsofts dataskydd

FPA beställer broschyrer och blanketter för sina samarbetspartner genom sin avtalsleverantörs nätbutik. I samband med beställningarna överförs adressuppgifter till leverantören, och således bildas det ett adressregister hos leverantören. Dessutom förutsätter vissa blankettbeställningar att man kontrollerar samarbetspartnerns läkartillstånd. FPA kontrollerar läkartillståndet och detta dokumenteras inte i registret hos avtalsleverantören av blanketter.

1 Personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)

PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS

Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Maarit Heikkinen

Tfn 020 634 11 (växel)

3 Registrets namn

Adressregister för FPA:s broschyr- och blankettleverantör.

4 Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna används endast för leverans av broschyrer och blanketter. Behandlingen grundar sig på skötseln av FPA:s lagstadgade uppgifter (2 § i lagen om Folkpensionsanstalten).

FPA:s samarbetspartner (i fortsättningen Beställarna) har rätt att beställa FPA-blanketter och FPA-broschyrer i pappersform. FPA förmedlar Beställarnas beställningar till leverantören av FPA:s trycksaker (i fortsättningen Leverantören), som levererar de beställda broschyrerna och blanketterna till Beställarna.

4.1 Behandling av blankettbeställningar

Blankettbeställningarna tas emot av FPA per e-post på adressen lomakevarasto@kela.fi. FPA registrerar Beställarens namn-, adress-, kontakt- och beställningsuppgifter i Leverantörens webbutik. Om en blankettbeställning innehåller blanketter för hälso- och sjukvården förutsätter leveransen av en del av blanketterna att Beställaren har läkartillstånd. FPA kontrollerar vid behov läkartillståndet i FPA:s register över yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården.

4.2 Behandling av broschyrbeställningar

Beställaren beställer broschyrer som är avsedda för FPA:s samarbetspartner med hjälp av en beställningsblankett på webbplatsen kela.fi. Beställaren anger namn-, adress-, kontakt- och beställningsuppgifter på beställningsblanketten för broschyrer, som överförs elektroniskt till Leverantören.

5 Registrets datainnehåll

Följande identifikationsuppgifter finns i registret:

• företagets namn / Beställarens namn
• adress
• telefonnummer (för leveranser).

 I registret finns också andra uppgifter om beställningen:

• blankettkod eller blankettens namn
• antalet blanketter
• broschyrens namn
• antalet broschyrer.

6 Källor som i regel används för registret

Personuppgifterna erhålls från den registrerade.

7 Utlämnande av uppgifter

FPA lämnar ut Beställarens namn-, adress-, kontakt- och beställningsuppgifter till Leverantören på basis av Beställarens samtycke. FPA har fått de uppgifter som lämnas ut från en beställningsblankett som beställaren fyllt i på webbplatsen fpa.fi eller från ett e-postmeddelande som Beställaren skickat till lomakevarasto@kela.fi.

8 Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES..

9 Förvaringstid för personuppgifter

Beställningsuppgifterna förvaras hos FPA i sex (6) år i enlighet med bokföringslagen.

10 Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten iakttas.

Alla FPA-anställda som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11 Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som gäller hen ska begära uppgifterna från FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi.

Begäran kan också göras per telefon, genom att besöka något av FPA:s serviceställen eller genom att skicka ett meddelande i MittFPA.

12 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör hen rättade.

En registrerad som vill få sina felaktiga uppgifter rättade ska begära detta av FPA.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi.

Begäran kan också göras per telefon, genom att besöka något av  FPA:s serviceställen eller genom att skicka ett meddelande i MittFPA.

13 Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör hen raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. 

En registrerad som vill få sina uppgifter raderade ska begära detta av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.fi.

Begäran kan också göras per telefon, genom att besöka något av  FPA:s serviceställen eller genom att skicka ett meddelande i MittFPA.

14 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om hen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

1. Personuppgiftsansvarig

Folkpensionsanstalten (nedan "FPA")
Adress: Nordenskiöldsgatan 12, 00250 Helsingfors
FO-nummer: 0246246-0

Kontaktuppgifter: 
Postadress: PB 450, 00056 FPA
Telefon, växel: 020 634 11

FPA:s dataskyddsombud: tietosuoja@fpa.fi

2. Registrets namn

Registret för FPA:s kundgemenskap.

3. Användning av personuppgifter

De uppgifter som lagras i registret används för undersökningar som genomförs för att utveckla FPA:s tjänster. FPA använder uppgifter från undersökningarna endast för att utveckla sina tjänster och sin kommunikation. Grunden för behandlingen av personuppgifter är utförande av en uppgift av allmänt intresse.

Uppgifterna i registret kopplas inte till uppgifter om en eventuell kundrelation hos FPA, och huruvida medlemmen deltar eller låter bli att delta i kundgemenskapen inverkar inte på något sätt på hens kundrelation hos FPA eller de förmåner eller tjänster som hen får.

Svar/kommentarer från medlemmar i Gemenskapen behandlas konfidentiellt och medlemmarnas kontaktuppgifter lämnas inte ut till tredje part.

4. Personuppgiftskategorier

För varje medlem kan följande uppgifter behandlas:

a) Basuppgifter om kunden
E-postadress (den enda personuppgiften som alltid efterfrågas i samband med anmälningen).
Uppgift om att den som anmält sig till gemenskapen är över 16 år.

b) Uppgifter som samlas in genom undersökningar
Svar och kommentarer som samlas in i samband med undersökningar som medlemmarna i Gemenskapen deltar i.

Beroende på respektive undersöknings syfte och tema kan man vid behov även fråga efter annan information som kan kategoriseras som personuppgifter men som anonymiseras omedelbart när undersökningsmaterialet analyseras. Sådana uppgifter kan vara till exempel ålder och kön. Dessa uppgifter bildar inte ett personregister i egentlig mening, utan de utgör en del av undersökningsdata och lagras inte separat någonstans.

5. Regelmässiga källor till personuppgifter och utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter samlas från medlemmarna i samband med att de ansluter sig till Gemenskapen och deltar i dess verksamhet. Personuppgifter kan lämnas ut till personuppgiftsbiträden som arbetar för FPA:s räkning och enligt anvisningar från FPA. Sådana personuppgiftsbiträden är:

• Pentagon Insight Oy
• Bilendi Oy
• LeanLab

6. Datasäkerhet

Endast anställda som har tillstånd att behandla personuppgifter har åtkomst till system som innehåller personuppgifter. Dessa anställda har tillgång till personuppgifter med sitt personliga användarnamn och lösenord. Medlemmarnas personuppgifter lagras på molnservrar och/eller i databaser, som alla är skyddade med lösenord och brandvägg.

7. Den registrerades rättigheter

Varje medlem har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som gäller hen själv. En medlem kan begära rättelse av sina personuppgifter om det finns fel i uppgifterna.

Varje medlem har rätt att när som helst begära att hens personuppgifter raderas, och FPA är skyldig att radera uppgifterna om det inte längre finns någon rättslig grund för behandlingen av uppgifterna. En medlems uppgifter raderas också alltid i samband med att hen utträder ur Gemenskapen.

Varje medlem i Gemenskapen har rätt att motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter eller begära begränsning av behandlingen av sina personuppgifter samt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet inom dataskydd (t.ex. i Finland dataombudsmannen) i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen.

Begäranden som gäller utövandet av en registrerads rättigheter kan lämnas genom att man skickar in en skriftlig och undertecknad begäran med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 1.

1. Personuppgiftsansvarig

Folkpensionsanstalten (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Tarja Hyvärinen
tutkimusjulkaisut@kela.fi
Tfn 020 634 11 (växel)

3. Registrets namn

Praxis för kollegial granskning vid redaktionsgruppen för FPA:s forskningspublikationer

4. Syftet med och grunden för behandling av personuppgifter

Personuppgifter hanteras i samband med kollegial granskning inom den vetenskapliga publikationsverksamheten samt vid utbetalning av därtill hörande granskningsarvoden.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på skötseln av FPA:s lagstadgade uppgifter (se 2 § i lagen om Folkpensionsanstalten 731/2001), på de krav som Vetenskapliga samfundens delegation ställer på regelbunden dokumentation av den kollegiala granskningsprocessen, samt på den Forskningsetiska delegationens principer för god vetenskaplig praxis.

Uppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

5. Registrets datainnehåll

Såväl i fråga om godkända som underkända kollegialt granskade manuskript sparas mottagningsdatum, beslutets avsändningsdatum, upphovspersonernas förslag till publikation, upphovspersonernas namn och manuskriptets rubrik, granskarnas namn och utlåtanden samt de beslut om publicering som redaktionsgruppen skickat till upphovspersonerna.

För att möjliggöra betalning av granskningsarvode behandlas följande personuppgifter: namn, personbeteckning, bankförbindelseuppgifter och postadress.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna fås direkt av den registrerade själv.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut.

I situationer där man utreder iakttagande av god vetenskaplig praxis lämnar den personuppgiftsansvariga ut de uppgifter som behövs till de personer som ansvarar för GVP-processen (god vetenskaplig praxis) vid organisationen som utreder saken.

8. Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9. Lagringstid för personuppgifter

Handlingar som hänför sig till utbetalning av arvoden förvaras i 11 år. Lagringstiden baserar sig på bokföringslagen (1336/1997).

Övriga lagringstider för personuppgifter har fastställts i Riksarkivets anvisningar och i lagar och förordningar. I enlighet med den arkivbildningsplan som Riksarkivet godkänt förvaras uppgifterna antingen i 2 år, 10 år eller varaktigt.

Efter aktivt bruk arkiveras uppgifterna som omfattas av arkivbildningsplanen för arkivering eller vetenskaplig och historisk forskning som ligger i allmänhetens intresse. För att säkerställa god vetenskaplig praxis kan uppgifter som gäller den kollegiala granskningsprocessen i princip inte raderas.

Uppgifterna som sparas är inte offentliga och de behandlas endast av medlemmar i arbetsutskottet för redaktionsgruppen för FPA:s forskningspublikationer. Dessa medlemmar är anställda hos FPA.

10. Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11. Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör hen själv ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

12. Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör hen rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter som rör hen själv rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

13. Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör hen raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. 

En registrerad som vill få uppgifter som rör hen själv raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor på adressen kirjaamo@kela.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen. Den kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten MittFPA.

14. Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

1. Gemensamt personuppgiftsansvarig

FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar från serviceproducenter inom social- och hälsovården som upphört med sin verksamhettoimintansa.lopettaneet@kela.fi.
Tfn 020 634 11 (växel)

3. Registrets namn

Arkiveringstjänsten för patient- och klienthandlingar från serviceproducenter inom social- och hälsovården som upphört med sin verksamhet.

4. Syftet med och grunden för behandling av personuppgifter

Behandlingen grundar sig på FPA:s lagstadgade skyldigheter.

När en serviceproducent har upphört med sin verksamhet är FPA enligt 16 § i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) (nedan kunduppgiftslagen) tillsammans med det välfärdsområde där serviceproducenten haft sin hemort gemensamt personuppgiftsansvarig för serviceproducentens klienthandlingar. I den här dataskyddsbeskrivningen jämställs Helsingfors stad med ett välfärdsområde. I enlighet med kunduppgiftslagen ansvarar FPA som gemensamt personuppgiftsansvarig för säkerställande av säkerhet i fråga om uppgifterna samt för bevarande och utplåning av uppgifter. Dessutom fungerar Folkpensionsanstalten som sådan kontaktpunkt som avses i artikel 26 i dataskyddsförordningen och till vilken medborgarna kan skicka sina begäranden om uppgifter. Varje välfärdsområde ansvarar för de övriga skyldigheter som den personuppgiftsansvarige har enligt dataskyddsförordningen.

Uppgifterna används också för de ändamål som anges i lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården.

5. Registrets datainnehåll

Registret innehåller uppgifter om serviceproducenter som har upphört med sin verksamhet och som i enlighet med kunduppgiftslagen har lämnat sina kundhandlingar till FPA för bevaring samt uppgifter om serviceproducenternas kunder. Registret innehållerföljande uppgifter om serviceproducenter som har upphört med sin verksamhet:

• namn
• personbeteckning
• FO-nummer
• företagets namn
• avtalets ärendenummer
• kontaktperson för den som överför materialet
• verksamhetsform och servicebransch
• materialets form och mottagningsdag
• rätten att utöva yrke och specialitet
• startår och sista år för materialet
• hemort.

Därutöver bevaras följande uppgifter om serviceproducenter som har upphört med sin verksamhet:

• namn
• personbeteckning
• födelsedatum
• dödsdatum
• social- och hälsovårdsuppgifter
• logguppgifter som uppkommit hos serviceproducenten
• logguppgifter för FPA:s arkiveringstjänst

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter fås från serviceproducenter som har upphört med sin verksamhet i och med att de i enlighet med kunduppgiftslagen har lämnat in sina handlingar till FPA för bevaring. Dessutom fås uppgifter ur följande register för kontroll av förutsättningarna för användningen av tjänsten samt för uppdatering av personuppgifter:

• Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (befolkningsdatasystemet)
• Tillstånds- och tillsynsverket (registren över tjänsteproducenter Soteri och Valveri)
• Institutet för hälsa och välfärd (SOTE-organisationsregistret, registren Terveydenhuollon itsenäiset ammatinharjoittajat och Rekisterinpitovastuun siirrot)

• Patent- och registerstyrelsen och Skatteförvaltningen (Företags- och organisationsdatasystemet, Virre)

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

FPA ansvarar som gemensamt personuppgiftsansvarig i enlighet med 16 § i kunduppgiftslagen för säkerställande av säkerhet i fråga om uppgifterna samt för bevarande och utplåning av uppgifter. I egenskap av sådan kontaktpunkt för den registrerade som avses i 16 § i kunduppgiftslagen utlämnar FPA registeruppgifter endast till det välfärdsområde som i egenskap av gemensamt personuppgiftsansvarig ansvarar för de övriga skyldigheter som den personuppgiftsansvarige har enligt dataskyddsförordningen, såsom utlämnande av uppgifter.

FPA lämnar ut uppgifter direkt till den registrerade endast om det är fråga om logguppgifter som har uppkommit i samband med den egna verksamheten hos FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar från serviceproducenter inom social- och hälsovården som upphört med sin verksamhet.

8. Överförande av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9. Lagringstider för personuppgifter

Social- och hälsovårdsuppgifter lagras under den tid som fastställs i bilagan till kunduppgiftslagen. Därtill tillämpas det som arkivverket och Riksarkivet särskilt har bestämt om arkivering av handlingar.

10. Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används bara av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11. Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör personen själv.

FPA ansvarar i enlighet med kunduppgiftslagen för säkerställande av säkerhet i fråga om uppgifter som uppkommit i samband med serviceproducentens verksamhet samt för bevarande och utplåning av uppgifterna. Varje välfärdsområde ansvarar för de övriga ansvar som den personuppgiftsansvarige har enligt dataskyddsförordningen, såsom rätten att få tillgång till sina personuppgifter. En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör hen själv kan kontakta FPA. Som gemensamt personuppgiftsansvarig fungerar FPA som kontaktpunkt för den registrerade. FPA tar emot begäran om kontroll av uppgifter och förmedlar den till det välfärdsområde där serviceproducenten haft sin hemort.

Om det är fråga om logguppgifter som har uppkommit i samband med verksamheten hos FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar från serviceproducenter inom social- och hälsovården som upphört med sin verksamhet, lämnar FPA ut uppgifterna direkt till den registrerade. Man kan göra en begäran om logguppgifter på en blankett för begäran om logguppgifter.

Blanketter för begäran om uppgifter finns på FPA:s webbplats på adressen www.kela.fi/samarbetspartner-arkiveringstjansten-for-patient-och-klienthandlingar. Begärandena kan skickas till FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar från serviceproducenter inom social- och hälsovården som upphört med sin verksamhet på adressen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

12. Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör hen rättade.

FPA ansvarar i enlighet med kunduppgiftslagen för säkerställande av säkerhet i fråga om de uppgifter som uppkommit i samband med serviceproducentens verksamhet samt för bevarande och utplåning av uppgifter. Varje välfärdsområde svarar för de övriga skyldigheter som den personuppgiftsansvarige har enligt dataskyddsförordningen, såsom rättelsen av uppgifter. En registrerad som vill få uppgifter som rör hen rättade kan kontakta FPA. Som gemensamt personuppgiftsansvarig fungerar FPA som kontaktpunkt för den registrerade. FPA tar emot begäran om rättelse och förmedlar den till det välfärdsområde där serviceproducenten haft sin hemort.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften borde rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s arkiveringstjänst för patient- och klienthandlingar från serviceproducenter inom social- och hälsovården som upphört med sin verksamhet toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

13. Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör hen raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. Patient- och kunduppgifter eller logguppgifter kan inte raderas ur registret, eftersom kunduppgiftslagen innehåller bestämmelser om skyldigheten att bevara patient- och kunduppgifter samt om lagringstiden. Om lagringstiderna baserar sig på tvingande lagstiftning har den registrerade ingen rätt att få de handlingar som rör hen själv, uppgifterna i dessa handlingar eller sina logguppgifter raderade förrän den i lagen föreskrivna lagringstiden löpt ut.

14. Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.

1. Personuppgiftsansvarig
FOLKPENSIONSANSTALTEN (FPA)
PB 450, 00056 FPA eller Nordenskiöldsgatan 12, 00250 HELSINGFORS
Tfn 020 634 11, www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

laakevaihto@kela.fi
Tfn 020 634 11 (växel)

3. Registrets namn

Register över kontaktuppgifter och prisanmälningar i e-tjänsten för läkemedelsföretag 

4. Syftet med och grunden för behandling av personuppgifter

En person som har fått fullmakt av ett läkemedelsföretag kan i e-tjänsten göra prisanmälningar gällande läkemedelspreparat.

Behandlingen av personuppgifterna grundar sig på skötseln av FPA:s lagstadgade uppgifter (1 § i social- och hälsovårdsministeriets förordning om utbyte av läkemedel).

Uppgifterna används inte för kommersiella marknadsföringsändamål.

5. Registrets datainnehåll

Registret innehåller följande uppgifter om den person som har fått fullmakt av läkemedelsföretaget:

• Namn
• E-postadress
• Läkemedelsföretagets adress, telefonnummer och faxnummer

6. Regelmässiga uppgiftskällor

En person som fått fullmakt av läkemedelsföretaget anmäler uppgifter till FPA eller FPA får uppgifter, på basis av ett avtal, av den aktör till vilken en person som fått fullmakt av läkemedelsföretaget har gjort prisanmälningar.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

FPA lämnar ut uppgifter om prisanmälningar (inklusive kontaktpersonens namn och e-postadress) till läkemedelsprisnämnden (6 kap. 20 § i sjukförsäkringslagen). Personuppgifter lämnas ut endast till dem som har rätt att få uppgifterna. 

8. Överförande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES.

9. Lagringstid för personuppgifter

Personuppgifterna i prisanmälningarna lagras i ett (1) års tid efter att anmälan har mottagits.

10. Principer för skydd av registret

FPA handlar omsorgsfullt i all sin verksamhet och ser till att dataskyddet och datasäkerheten iakttas.

Alla anställda hos FPA som behandlar personuppgifter avger en tystnadsförbindelse. Uppgifterna i registret används endast av de personer som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter och som har behörighet att behandla uppgifterna.

11. Rätt att få tillgång till uppgifter

Enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) har den registrerade rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen. Det här innebär att en person som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter som rör hen.

En registrerad som vill kontrollera de uppgifter som rör hen ska begära uppgifterna av FPA.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök vid något av FPA:s serviceställen eller skickas som ett meddelande via e-tjänsten (www.fpa.fi/etjanst).

12. Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få felaktiga personuppgifter som rör hen rättade.

En registrerad som vill få felaktiga uppgifter rättade ska begära att FPA rättar uppgifterna.

I begäran ska uppges

• vilken uppgift som är felaktig
• på vilken grund uppgiften är felaktig
• hur uppgiften bör rättas.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök vid något av FPA:s serviceställen eller skickas som ett meddelande via e-tjänsten (www.fpa.fi/etjanst).

13. Rätt att få uppgifter raderade

Enligt artikel 17 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att få personuppgifter som rör hen raderade ur registret.

Den här rätten gäller inte personuppgifter som FPA behöver för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. 

En registrerad som vill få uppgifter som rör hen raderade ur registret ska begära att FPA raderar uppgifterna.

Begäran kan skickas till FPA:s registratorskontor. Kontaktinformationen för registratorskontoret finns på FPA:s webbplats på adressen www.fpa.fi/forvaltning-kontaktuppgifter.

Begäran kan också skickas som ett meddelande via e-tjänsten (www.fpa.fi/etjanst.) Begäran kan också göras per telefon eller genom ett besök på något av FPA:s serviceställen.

14. Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om personen anser att behandlingen av personuppgifter hos FPA strider mot dataskyddsförordningen.